¿Qué hace el control de documentos? 01 Programa de control de archivos. Propósito: Controlar todo el proceso de preparación, revisión, aprobación, emisión, almacenamiento, uso, modificación, etiquetado, reciclaje e invalidación de los documentos de la empresa, y garantizar que todos los documentos utilizados en los lugares relevantes sean versiones válidas. 2. El alcance de control aplicable a todos los documentos de la empresa. 3. Responsabilidad 3.1. El Departamento General es responsable de la preparación, uso y modificación de manuales de calidad y medio ambiente, documentos de programas de calidad y medio ambiente y otros documentos a nivel de empresa responsable de la identificación, almacenamiento, distribución, reciclaje y control de caducidad de todos los documentos (incluidos los documentos externos); ). 3.2 Cada departamento es responsable de la preparación, conservación, uso y modificación de los documentos operativos, registros y otros documentos de gestión dentro del alcance de sus responsabilidades relevantes. 3.3 El director general, el representante de la dirección y el subdirector general son responsables de aprobar los manuales de calidad y medio ambiente, los documentos del programa de calidad y medio ambiente, los documentos técnicos de la empresa y otros documentos relacionados, respectivamente. 4. Procedimiento de Gestión 4.1. Documentación: 4.1.1. De acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de calidad y medio ambiente y diversas actividades de calidad, los departamentos responsables pertinentes (ver Apéndice 1) son responsables de organizar los documentos dentro de su ámbito de responsabilidad. 4.1.2 Cuando cada departamento agrega nuevos documentos de acuerdo con las necesidades reales de trabajo, debe completar el "Formulario de aprobación de preparación/modificación de documentos", y solo después de la aprobación del gerente general o representante de la gerencia o el vicepresidente a cargo se puede emitir el documento. se organice la preparación. 4.2. Aprobación de documentos: 4.2.1. Revisión de documentos (incluidos los archivos adjuntos), incluida la revisión del formato de archivo y la revisión del contenido del documento. Para conocer el formato de archivo, consulte las disposiciones pertinentes del formato de archivo ZHHK-ZH/ZD-003. 4.2.2 Una vez completada la preparación del documento, el preparador debe enviar el documento al Departamento General y primero revisar el formato del archivo después de que se apruebe el formato, el Departamento General lo presentará al auditor correspondiente para su aprobación o aprobación; a lo dispuesto en el Anexo 1 (no menos de tres departamentos refrendantes). 4.2.3 Una vez aprobado el documento, se deberá presentar al aprobador correspondiente para su aprobación. 4.3. Distribución de documentos: 4.3.1. Todos los documentos de la empresa se distribuyen a través del Departamento General. 4.3.2 Antes de la emisión de documentos, el aprobador de documentos debe determinar primero el alcance de la emisión de documentos, y el Departamento General es responsable de registrar los registros de emisión y reciclaje de documentos. 4.3.3 Una vez emitido el documento, éste deberá ser firmado por el destinatario. 4.4. Almacenamiento de documentos: 4.4.1. El Departamento General mantiene y completa la "Lista de Documentos Controlados". 4.4.2 Cada departamento que utiliza documentos debe completar la lista de documentos controlados de su propio departamento, incluidos todos los documentos válidos utilizados dentro del alcance de la gestión. 4.4.3 Al tomar prestados documentos relacionados con el sistema de gestión ambiental y de calidad, la "Lista de préstamo y copia de documentos/registros" debe ser completada y aprobada por el Departamento General. El Departamento General debe instar al prestatario a devolver los documentos prestados; tiempo. 4.4.4 Al copiar documentos, se debe completar la "Lista de registros/documentos copiados en préstamo". No se permite ninguna reproducción no autorizada sin la aprobación del aprobador del documento original. 4.4.5 No se podrán prestar documentos de la empresa sin la aprobación del director general; los documentos prestados después de la aprobación serán registrados por el Departamento General y se instará al prestatario a devolverlos a tiempo. 4.4.6 Los documentos deben almacenarse en categorías, conservarse adecuadamente, etiquetarse claramente y ser fáciles de encontrar. Para el archivo de documentos, consulte ZHHK-ZH/ZD-005 para conocer las disposiciones pertinentes sobre el archivo de documentos y registros. 4.5. Objeto del documento: 4.5.1. Antes de utilizar el documento, el departamento que lo utiliza debe publicarlo entre todos los empleados del departamento para garantizar que todos los empleados puedan comprender con precisión las disposiciones del documento y completar y archivar los registros de capacitación cuando sea necesario. 4.5.2 Durante el uso de los documentos, cada departamento deberá informar oportunamente los problemas encontrados al Departamento General. 4.5.3 En diciembre de cada año, el Departamento de Asuntos Generales organiza una inspección y revisión de los documentos existentes del sistema de gestión ambiental y de calidad para garantizar que los documentos utilizados en los lugares relevantes sean versiones válidas y para modificar los documentos inapropiados. 4.6. Cambios de documentos y nueva aprobación: 4.6.1. Cuando sea necesario cambiar un documento, el Departamento General deberá completar el "Formulario de Preparación de Documento/Aprobación de Cambio", el cual será revisado por el representante de la gerencia y aprobado por el gerente general. 4.6.2. Los cambios en los documentos deben realizarse de acuerdo con los procedimientos de preparación, revisión y aprobación de los documentos originales. Es responsabilidad de la persona que realiza cambios en el documento registrar los cambios y revisiones del documento en un "Currículum de revisión". 4.6.3. El Departamento General mantendrá registros de todos los cambios de documentos. 4.6.4 Cuando se produzcan cambios importantes en el entorno interno y externo de la empresa (como ajustes organizativos, accidentes importantes de calidad, cambios en los factores ambientales, cambios en las leyes y reglamentos, etc.) o requisitos de revisión por la dirección, el Departamento General organizará de forma centralizada. revisiones para formar una nueva versión.