Conocimientos y habilidades básicos para el trabajo de secretariado. Existen varias industrias en la sociedad y el trabajo de secretaría es una ocupación muy importante en el lugar de trabajo. Mucha gente siente curiosidad por saber qué conocimientos y habilidades se requieren para el trabajo de secretaría. A continuación, lo llevaré a comprender mejor los conocimientos y habilidades básicos del trabajo de secretaría.
Conocimientos y habilidades básicos de la secretaria 1
1. Conocimientos básicos de secretaría: contenido profesional
Una secretaria competente debe tener capacidad de planificación, capacidad de trabajo, investigación y capacidad de investigación. , capacidad de organización y coordinación, capacidad de comunicación, capacidad de expresión escrita y capacidad de operación de equipos de oficina modernos. Entre ellas, la capacidad de expresar palabras es la más importante y básica, y también es la base para realizar otras habilidades. Se puede decir que la capacidad de expresar palabras es la habilidad básica de las secretarias y es la habilidad de "ama de llaves".
Entonces, ¿cómo podemos mejorar eficazmente las habilidades de escritura de las secretarias? En concreto, debemos prestar atención a los siguientes puntos:
En primer lugar, debemos corregir nuestra actitud, cultivar el interés y aprender conscientemente bien la escritura secretarial.
No importa lo que hagas, debes tener la actitud correcta y un gran interés, para que estés motivado, dispuesto a hacerlo y hagas lo mejor que puedas para hacer bien tu trabajo. Lo mismo ocurre con el aprendizaje de escritura secretarial. Escribir es una producción espiritual compleja y delicada, un trabajo mental creativo muy serio y arduo, y no es nada fácil de lograr de la noche a la mañana. El famoso futurista estadounidense John Naisbitt señaló en su libro "Megatendencias: diez nuevas direcciones que cambian nuestras vidas": "En la transición de la sociedad industrial a la sociedad de la información, hay cinco cosas 'más importantes'. Una de las cosas que hay que recordar es que En esta sociedad donde predomina el texto, necesitamos más que nunca las habilidades más básicas de lectura y escritura.
Lo que aquí se llama "alfabetización", en primer lugar, habilidades de escritura que sean suficientes. para hacer frente al trabajo y la vida diarios, es decir, habilidades de escritura aplicadas "Al mismo tiempo, también debemos cultivar un gran interés en aprender escritura secretarial, pasar de pasivo a activo y pasar de aprender a aprender. Einstein dijo: El amor es el mejor maestro. Tengo un fuerte sentido de responsabilidad e interés por escribir, y mi amor por la escritura ha alcanzado el nivel de "desinterés" y "obsesión". "Mi ropa es cada vez más ancha y nunca me arrepentiré". "Cada vez que sé algo, felizmente me olvidaré de mí mismo". Definitivamente aprende bien y sigue aprendiendo.
En segundo lugar, aprenda los conocimientos básicos de redacción secretarial y aprenda trabajos excelentes.
¿Existen reglas y métodos a seguir por escrito? Nuestra respuesta es sí. Los antiguos decían: "Hay una clave para escribir, no hay ningún secreto", "No hay un estilo fijo, pero debe haber uno", lo cual está en consonancia con la dialéctica. El libro de texto de escritura secretarial que hemos aprendido es un resumen científico de experiencias previas de escritura secretarial. Es una teoría que revela las reglas generales de la escritura secretarial y guía a las personas para dominar los métodos y técnicas de escritura secretarial.
Para mejorar las habilidades de escritura de las secretarias, también debes leer conscientemente algunos ensayos de muestra como referencia. El Sr. Lu Xun dijo una vez: "Todos los grandes escritores que han sido evaluados, sus obras explican 'cómo escribir'. Pero no es fácil para los lectores verlo, por lo que no pueden entender. También debemos darnos cuenta de que leer es leer otros libros de la gente. Escribir es escribir tu propio artículo; la referencia es simplemente extraer nutrientes de él y convertirte en algo tuyo después de la digestión, en lugar de copiar, imitar y plagiar. Practique e insista en practicar más y revisar más.
La escritura es una habilidad, y la mejora de las habilidades depende de la práctica. Basado en escribir más y practicar más, esta es la forma más efectiva de mejorar su escritura. Si te vuelves arrogante, el conocimiento que has aprendido será inútil y tus habilidades de escritura dejarán de mejorar. Dios recompensa la diligencia, y la diligencia puede compensar las debilidades. Sólo estudiando con diligencia y perseverancia podrás llegar a ser perfecto y dominar tus habilidades.
Como secretaria, es importante escribir más y practicar más, pero revisar los propios artículos también es un paso importante para mejorar las habilidades de escritura de la secretaria. Los cambios están en línea con la comprensión que las personas tienen de las cosas objetivas. La regularidad también es un signo de un fuerte sentido de responsabilidad al escribir artículos. Cuando llegue el momento, una revisión más seria le brindará más experiencia en escritura y ganancias más concretas. artículos, escuchar humildemente las opiniones de líderes y camaradas, superar el miedo a ser criticado y considerar y revisar cuidadosamente cada artículo, para que la capacidad de escritura pueda mejorar rápidamente.
2. Habilidades necesarias para el trabajo de secretaría
1. El secretario debe comprender los idiomas de dos o incluso tres o más países y tener ciertas capacidades de procesamiento de idiomas y habilidades informáticas;
2. El secretario debe ser un organizador. Se espera que ella planifique y ejecute los arreglos para diversas reuniones y eventos. Al mismo tiempo, también necesita manejar una gran cantidad de agendas de trabajo, agendas, documentos y archivos electrónicos;
3. La secretaria necesita tratar con jefes, compañeros y clientes, y debe ser buena coordinando las relaciones internas y externas de la empresa;
4. Las secretarias deben aumentar continuamente sus conocimientos y mejorar sus habilidades mediante estudios adicionales, especialmente en tecnología de oficina. Necesita mantenerse al día con los avances en las aplicaciones informáticas.
5. Capacidad de trabajo en equipo. Las secretarias deben participar en muchos proyectos prácticos. Necesita recopilar información y presionar al equipo para que trabaje duro. Por lo tanto, las habilidades de trabajo en equipo también son una parte clave del trabajo de secretaría.
Conocimientos y habilidades básicos para el trabajo de secretaria 2 Con el desarrollo de la sociedad, las empresas y los individuos tienen una demanda cada vez mayor de secretarias, y los requisitos del mercado de talentos en cuanto a la calidad y las habilidades de las secretarias también son diferentes de los tradicionales. Las secretarias senior que satisfacen las necesidades de las empresas modernas se han convertido en las favoritas profesionales muy solicitadas. Bajo la tendencia general de la oficina sin papel y la oficina en línea, más secretarias de alto nivel se convertirán gradualmente en altos directivos de las empresas y desempeñarán un papel decisivo en la empresa. La combinación de conocimientos teóricos, habilidades básicas, conocimientos profesionales y habilidades profesionales necesarias para las secretarias se ha convertido en un requisito común en el mercado de talentos para la calidad y las habilidades de las secretarias. También marca que la industria secretarial de mi país se ha integrado con los estándares internacionales. Los expertos predicen que el grupo profesional más grande del siglo XX serán los contadores y el grupo profesional más grande del siglo XX serán las secretarias.
1. Situación actual de la profesión secretarial
(1) Demanda de secretarias por parte de la sociedad.
La demanda de secretarias de la sociedad actual, según el análisis estadístico de la información del mercado de talentos de los últimos años, se puede dividir aproximadamente en las siguientes cuatro categorías:
1. Secretarias de servicio: como las de empresa. oficinas, personal de servicio de oficina de base, secretarias vitalicias, etc. de instituciones administrativas. Se refiere al personal de secretaría que brinda servicios y asistencia a los líderes en la vida diaria, generalmente especialmente equipado para líderes de nivel superior.
2. Secretario general: como empleados de oficina, empleados de relaciones públicas, administradores de archivos, etc. en empresas e instituciones administrativas de base, bajo el liderazgo del director de la oficina, realizan asuntos administrativos diarios y trabajos de secretaría. Manejar el envío, recepción y urgencia de documentos superiores de manera oportuna; hacer un buen trabajo en el reciclaje, reembolso y destrucción de documentos; hacer un buen trabajo en la recopilación, gestión y confidencialidad de los archivos secretariales. Mantenga todo tipo de actas de reuniones y asuntos de conferencias.
3. Secretaria administrativa: por ejemplo, en empresas e instituciones administrativas de base, son secretarias profesionales responsables de la redacción y el procesamiento de textos. El trabajo principal del secretario es redactar y procesar manuscritos, que es lo que la gente suele llamar "escritor" y "erudito" de una agencia o unidad. Responsable de la redacción, encuadernación y entrega de diversos documentos.
4. Secretarias de dirección: Como asistentes de directores generales, directores de oficina, directores de departamento y otras secretarias con capacidad de gestión en empresas e instituciones. Manejar y gestionar asuntos específicos tales como reclutamiento, capacitación y educación, evaluación del desempeño, ascensos, salarios y beneficios, seguros diversos, informes estadísticos y otros asuntos del personal de la unidad.
En la actualidad, nuestras empresas e instituciones estatales necesitan especialmente secretarios de alto nivel que cumplan con los requisitos internacionales. Crear un equipo de secretaría de alta calidad se ha convertido en un requisito urgente del mercado y también proporcionará mejores perspectivas de empleo para los profesionales de secretaría.
(2) Análisis de las cualidades propias del secretario.
1. Falta de competencias profesionales y competencias profesionales débiles. Esta es la actuación más débil del director hasta el momento. Con el rápido desarrollo de la tecnología de la información y la tendencia a la automatización de oficinas, muchas tareas de secretaría, como la redacción tradicional de documentos, la gestión de documentos y el procesamiento de textos, están siendo reemplazadas gradualmente por sistemas de oficina automatizados. Al mismo tiempo, también se ha mejorado la eficiencia de las oficinas modernas. mejorado mucho. Aunque la mayoría de las secretarias tienen un alto nivel de educación, debido a que no han recibido capacitación profesional en conocimientos comerciales, su eficiencia laboral es baja cuando se incorporan por primera vez al trabajo. No pueden completar las tareas asignadas por los líderes de manera oportuna con alta calidad y cantidad. y no pueden adaptarse al rápido ritmo de la economía de mercado.
2. Baja capacidad de innovación y concienciación. La capacidad y la conciencia de innovación son una prueba de la calidad de una secretaria. Muchas secretarias carecen ahora de la conciencia y la capacidad para innovar, lo que se refleja principalmente en los dos aspectos siguientes: primero, es difícil romper el concepto tradicional de apegarse a las reglas. Todo y el trabajo se realizan según las instrucciones del líder, sin estilo ni personalidad independientes. Pensamiento habitual en el futuro y dependencia excesiva. En segundo lugar, falta iniciativa en el trabajo.
Adoptar métodos de trabajo pasivos en el trabajo diario, contentos de seguir la batuta del líder, sin iniciativa y espíritu pionero. En la actualidad, las empresas e instituciones enfatizan que las secretarias deben tener sentido de los tiempos y de la innovación, ser capaces de proponer nuevas ideas y perspectivas de manera efectiva, ser previsibles y con visión de futuro, realizar trabajos activamente y dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva. .
3. El conocimiento es antiguo y la reserva de conocimiento es insuficiente. Con el advenimiento de la era de la información, las reservas de conocimientos tradicionales ya no pueden satisfacer el desarrollo y las necesidades de los tiempos, y la renovación de los conocimientos es inminente. Hoy en día, algunas secretarias todavía están limitadas a estructuras de conocimiento tradicionales y no son buenas para aceptar y aprender nuevos conocimientos, ni para integrar lo que han aprendido. Algunas secretarias están ocupadas con tareas domésticas todos los días y les resulta difícil dedicar tiempo al autoestudio. Sus conocimientos no se pueden actualizar y sólo pueden masticar libros viejos. También hay algunas secretarias que dependen de secretarias antiguas para recibir orientación, por lo que sus conocimientos y experiencia deben ser limitados y carecen del conocimiento y las capacidades integrales de la gestión moderna.
4. Falta de “generalistas” y “todo terreno”. Hoy en día, los requisitos para la calidad integral de las secretarias son cada vez más altos. Además de conocimientos y habilidades profesionales, también necesitan conocimientos industriales y sociales, así como una gran inteligencia emocional y un alto coeficiente intelectual. Los generalistas y generalistas son realmente difíciles de encontrar.
En segundo lugar, las habilidades y conocimientos que debe tener una secretaria.
(1) Las habilidades que debe tener una secretaria.
1. Habilidades ordinarias. Se refiere principalmente al coeficiente intelectual de las personas, incluida la capacidad de percepción, atención, memoria, pensamiento, comprensión y discriminación, habilidades de comunicación, etc. Las habilidades anteriores son la base de otras habilidades. Las secretarias modernas deben tener perspicacia y adaptabilidad, ser buenas para observar los asuntos y descubrir problemas, fortaleciendo así la iniciativa para ayudar a los líderes y desempeñar verdaderamente el papel de asistentes del personal. La capacidad de pensar es el núcleo de las actividades intelectuales humanas. Cuando una persona pierde su capacidad de pensar, otras habilidades pierden su significado.
2. Habilidad general. Las secretarias modernas deben dominar cuatro habilidades generales: capacidad de expresión, capacidad de investigación, capacidad de gestión y capacidad de transacción. La función principal de una secretaria es utilizar portadores de idiomas para comunicar información y ayudar en las actividades de liderazgo. Por tanto, la capacidad de expresarse es la más crítica. La capacidad de expresión incluye la capacidad de expresión oral y la capacidad de expresión escrita. Las secretarias modernas deben ser buenas escribiendo, precisas, concisas y razonables. La capacidad de investigación del secretario incluye dos aspectos: capacidad de investigación y capacidad de investigación. La fortaleza de la capacidad de investigación del secretario afecta directamente el papel del asistente de personal del secretario. La capacidad de gestión del secretario incluye tres aspectos: capacidad de planificación auxiliar, capacidad de implementación organizativa y capacidad de comunicación y coordinación. Las secretarias modernas deben tener sólidas capacidades de gestión para ayudar a los líderes en sus actividades de gestión y proporcionar servicios inteligentes completos y avanzados para las actividades de liderazgo. El trabajo transaccional de amplio alcance, muchos contenidos y muchas pistas requiere que las secretarias tengan una gran adaptabilidad y flexibilidad, deben estar familiarizadas con los canales y procedimientos para manejar los asuntos, manejar los asuntos con prontitud, precisión y adecuada, y al mismo tiempo tener fuertes relaciones interpersonales; Capacidad de comunicación, bueno para crear un buen ambiente interpersonal y mejorar la eficiencia en el manejo de asuntos mediante el establecimiento de buenas relaciones interpersonales.
3. Habilidades profesionales. Como secretaria moderna, debe tener sólidas habilidades profesionales, como habilidades de comunicación y expresión lingüística, habilidades para escuchar, hablar, leer y escribir en idiomas extranjeros, habilidades para operar computadoras, habilidades de taquigrafía, etc. Una tarea importante de las secretarias es escribir artículos y participar en la redacción y revisión de una gran cantidad de manuscritos. Esto requiere que las secretarias modernas tengan sólidas habilidades de escritura, dominen la gramática, la retórica, el formato y la lógica, y dominen ciertas reglas de escritura para lograrlo. La unidad de contenido y forma significa tanto buena expresión como contenido sustancial. Por lo tanto, las secretarias deben fortalecer la formación en escritura, dominar las características, los requisitos de escritura y las habilidades de expresión lingüística de varios tipos de escritura práctica, prestar atención a la acumulación de información en cualquier momento, mejorar continuamente las habilidades de escritura y cultivar habilidades precisas de escritura y expresión. Después de la adhesión de China a la OMC, las exportaciones de comercio exterior de mi país han representado una proporción considerable del volumen comercial total de muchas empresas. Los idiomas extranjeros se utilizan más o menos en el comercio exterior, lo que objetivamente requiere que las secretarias modernas dominen el idioma extranjero. talento. La capacidad de operar computadoras es otro requisito de habilidad básica que deben poseer las secretarias modernas. Las secretarias deben estar familiarizadas con el uso de software de oficina y redes informáticas, y deben dominar el uso de equipos de oficina de uso común. La taquigrafía es una capacidad de entrada que se ha incluido en la agenda en los últimos años. Cuando el líder hace una presentación oral, el secretario debe registrarla en notas de trabajo o en la computadora lo más rápido posible, reduciendo así en gran medida el tiempo de trabajo y mejorando la eficiencia del trabajo.
4. Capacidad de innovación. Una secretaria también debe tener ciertas habilidades innovadoras. La capacidad de innovación del secretario se refiere a la capacidad del secretario para comprender las intenciones del líder, dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva y brindar creativamente el mejor servicio al líder.
En la era de la economía del conocimiento, todo tipo de información está cambiando rápidamente, lo que requiere que las secretarias tengan el coraje de explorar, reformar e innovar en el trabajo práctico. La llamada innovación significa tener nuevas ideas, nuevos contenidos y nuevos métodos en el contenido y los métodos de trabajo.
Para lograr esto, las secretarias deben prestar atención a su propia educación continua y al cultivo de habilidades integrales, animarse a aumentar los conocimientos teóricos y las habilidades prácticas lo antes posible, y mejorar sus conceptos ideológicos, tendencias de comportamiento, estructuras de conocimiento, reservas de conocimiento y aplicaciones. Haremos grandes esfuerzos en términos de capacidades y otros aspectos para adaptarnos a los requisitos de talentos en la era de la economía del conocimiento.
(2) Conocimientos que debe poseer una secretaria.
Conocimientos básicos. El conocimiento básico es la clave para la estructura de conocimiento de las secretarias. Todos los demás conocimientos son inseparables de la base del conocimiento básico; de lo contrario, será "agua sin fuente, un árbol sin raíz". Los conocimientos básicos que debe poseer una secretaria se pueden dividir en dos categorías:
Por un lado, son conocimientos de ciencias sociales, que equivalen a conocimientos de chino, política, historia, geografía, a nivel de secundaria, etc.;
Por otro lado, es conocimiento de las ciencias naturales, es decir, conocimiento de la física, la química, las matemáticas y la biología. Además, también deberá tener algunos conocimientos económicos, conocimientos jurídicos y conocimientos científicos y tecnológicos, y dominar una lengua extranjera.
1. Conocimientos profesionales. El conocimiento profesional de las secretarias se puede dividir en dos partes: la primera parte es el conocimiento básico de las secretarias y la segunda parte es el conocimiento de la industria de las secretarias. El conocimiento de la industria se refiere a otra parte del conocimiento profesional de secretaría, es decir, el conocimiento de la industria de la industria de secretaría. Esta es la parte central de la estructura de conocimientos secretariales. En términos generales, el conocimiento de la industria se refiere al conocimiento de la industria que una secretaria debe poseer en la industria a la que se dedica. Para las secretarias, es un “conocimiento profesional secundario”. En el estudio de las ciencias secretariales, la gente presta cada vez más atención a la importancia de un segundo conocimiento profesional. En el extranjero, las profesiones secretariales se han clasificado según segundas especialidades, como secretarias jurídicas, secretarias comerciales, secretarias de asuntos exteriores, secretarias técnicas, secretarias médicas, etc.
2. Amplía tus conocimientos. Las secretarias no solo deben comprender y estar familiarizadas con los conocimientos profesionales y algunos conocimientos básicos de la vida, sino también dominar algunos conocimientos marginales relevantes para ampliar mejor su trabajo. Como psicología, etiqueta, relaciones públicas, gestión empresarial, etc. Ampliar sus conocimientos puede hacerlo más eficaz en el trabajo. Las secretarias modernas no sólo deben ser profesionales, sino también generalistas y polifacéticas.