Los documentos son activos intelectuales importantes de una empresa. Se refieren a diversas formas de registros originales con valor de conservación producidos durante el funcionamiento general de la empresa, como contratos comerciales, actas de reuniones, manuales de productos y documentos de diseño. , documentos del proyecto, etc. Estos documentos pueden ser de naturaleza procesal o pueden ser publicados oficialmente por la empresa.
Los documentos se dividen a grandes rasgos en dos formatos: documentos en papel y electrónicos. Antes de que se implementara la gestión de la información, la mayoría de las empresas utilizaban documentos en papel. Debido a que los documentos en papel son difíciles de guardar y poco prácticos, deben clasificarse y almacenarse manualmente, lo que hace que la búsqueda sea más problemática. Al mismo tiempo, los documentos en papel son restrictivos y es difícil lograr un intercambio instantáneo debido a factores geográficos y espaciales. barreras. Por lo tanto, con el avance de la informatización, muchas empresas están utilizando gradualmente documentos electrónicos para reemplazar los documentos en papel. En comparación con los documentos en papel, los documentos electrónicos son fáciles de operar, se pueden clasificar y combinar automáticamente, son fáciles de administrar y no hay restricciones de espacio geográfico.
El sistema de gestión de clientes CRM, como uno de los principales métodos de gestión de la información empresarial, no solo puede ayudar a las empresas en la gestión de clientes, sino que también optimiza en gran medida el proceso de gestión interna de la empresa, reduce los costos de gestión empresarial y mejorar la eficiencia empresarial.
A continuación, el sistema de gestión de clientes le mostrará cómo el sistema CRM gestiona los documentos.
En primer lugar podemos crear una nueva carpeta a través del módulo de documentos del sistema de gestión de clientes Rushcrm, lo que nos facilita la clasificación y gestión de documentos, siendo muy cómodas las búsquedas posteriores.
Después de crear la carpeta, podemos crear el documento. Al crear, puede configurar la carpeta a la que pertenece el documento, y también puede cargar archivos adjuntos y configurar el tipo de descarga: archivo externo o archivo interno.
El documento creado mostrará el número de descargas del archivo adjunto. Cuando alguien descarga el archivo adjunto, el sistema CRM acumulará automáticamente el número de descargas. Es posible que algunos documentos solo se vean pero no se descarguen. En este caso, podemos desmarcar la casilla de verificación en la opción de habilitar del documento para que los archivos adjuntos del documento no se puedan descargar.
Además, también podemos utilizar la función de visualización del sistema CRM para crear múltiples vistas de documentos, lo que facilita nuestra recuperación y búsqueda de documentos, y también facilita nuestra gestión más detallada de los documentos.
El alto grado de personalización siempre ha sido una característica importante de Rushcm. Las empresas pueden personalizar los módulos funcionales requeridos de acuerdo con las necesidades reales, establecer procesos de gestión de clientes y de gestión interna que se adapten a sus necesidades y mejorar la eficiencia general de la empresa. empresa, mejorando así el rendimiento empresarial.