Los sistemas de gestión documental generalmente tienen las siguientes siete funciones: 1. Gestión documental, 2. Control de seguridad, 3. Oficina colaborativa, 4. Gestión multiformato multimedia/CAD/papel/PDF, 5. Integración, 6. Gestión de personal, 7. Personalización de módulos.
1. Gestión de documentos
Almacenamiento centralizado: cree una plataforma para el almacenamiento centralizado de documentos masivos para que empresas e instituciones logren un intercambio unificado de documentos.
Estructura de directorios: admite estructura de directorios en árbol y puede crear estructuras ilimitadas de carpetas y subcarpetas. La clasificación de directorios se puede personalizar. Todos los miembros de la organización pueden compartir y ver archivos fácilmente y de forma segura.
Clasificación de documentos: admite la clasificación según el título, tamaño, fecha, cargador y otros atributos del documento.
Modo de visualización: admite la visualización del directorio en modo lista o modo miniatura
Búsqueda de texto completo: la búsqueda de texto completo y los motores de búsqueda avanzada le ayudan a encontrar de forma rápida y precisa los archivos que necesita entre grandes cantidades de información.
2. Control de seguridad
Gestión de permisos: proporciona un mecanismo de control de permisos, que puede llevar a cabo un control de permisos detallado para usuarios, departamentos y puestos, y controlar la gestión y navegación de los usuarios. , lectura y edición, descarga, eliminación, impresión, suscripción y otras operaciones para lograr un intercambio seguro de documentos.
Cifrado de almacenamiento: los archivos se almacenan cifrados para evitar la proliferación de archivos y garantizar completamente la seguridad y confiabilidad de los datos de nivel empresarial.
Restricciones de IP de inicio de sesión: admite restricciones de inicio de sesión de IP. Puede configurar IP de inicio de sesión para los usuarios en la estructura organizativa. Admite múltiples IP y segmentos de IP para garantizar completamente la seguridad de las cuentas de usuario.
3. Oficina colaborativa
Gestión de plantillas: admite la creación de una gran cantidad de archivos de plantillas de Office en el sistema y autoriza su uso por parte de los usuarios. Los usuarios pueden llamar a plantillas autorizadas al crear nuevos documentos. El sistema unifica automáticamente las reglas para nombrar documentos y realiza una gestión estandarizada de los nombres de archivos.
Préstamo de documentos: admite el préstamo y la gestión de documentos públicos y personales, y los derechos de acceso de los usuarios se pueden controlar durante el proceso de préstamo. El usuario prestado recibirá una notificación por mensaje instantáneo enviada por el sistema. El sistema admite el procesamiento automático de recuperación de documentos prestados en función del tiempo.
Comentarios de documentos: El sistema admite comentarios sobre documentos.
4. Gestión multiformato multimedia/CAD/papel/PDF
Visor multimedia: Además de gestionar documentos, también admite el almacenamiento y gestión de activos digitales multimedia. Puede obtener una vista previa de imágenes, reproducir vídeos y audio directamente en el sistema. Los formatos admitidos incluyen: gif, jpg, png, bmp, psd, ai, tif, mp3, wav, wma, flv, mpg, avi, wmv, mp4, etc.
Gestión de dibujos CAD: para satisfacer las necesidades de ingeniería, construcción, bienes raíces y otras industrias, admite vista previa y administración en línea de más de 300 formatos de archivos como AutoCAD, SolidWorks, Pro/E, STL. , etc., reduciendo el tiempo de espera para la vista previa y revisión de los dibujos.
5. Integración
Integración perfecta con Office: la integración perfecta con Office. La operación del sistema es la misma que la operación local. Puede comenzar a usar el sistema rápidamente sin cambiar ningún hábito. las personas pueden editar documentos de forma colaborativa y gestionar múltiples versiones para mejorar la eficiencia del trabajo.
Integración LDAP: realiza autenticación y autorización unificadas de LDAP/AD; admite la importación y actualización por lotes de usuarios LDAP, administra y mantiene de manera conveniente y centralizada la información de la cuenta, reduce el caos de la administración interna de TI de la empresa y mejora enormemente la seguridad interna.
Integración de correo electrónico: integrados con el correo electrónico, los documentos se pueden enviar directamente a direcciones de correo electrónico designadas dentro del sistema.
Integración del escáner: Estrechamente integrado con el escáner para convertir datos en papel en imágenes electrónicas o archivos PDF para su almacenamiento. Reduzca el tiempo dedicado a buscar documentos en papel en archivadores o cajones, y reduzca el riesgo de que los documentos en papel se dañen, se pierdan o sean utilizados por otro usuario y provoquen copias repetidas, lo que genera una gran cantidad de desperdicio de costos de papel.
6. Gestión de personal
Estructura organizativa: en la estructura organizativa, se pueden crear departamentos y personal correspondientes de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. También admite la importación por lotes de usuarios y. posiciones, y puede establecer posiciones para usuarios y roles, etc.
Roles de puesto: Proporciona tres roles: administrador del sistema, administrador de usuarios y administrador de procesos. Los puestos y roles se pueden personalizar para los usuarios en la estructura organizacional de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. posiciones, autorización El usuario realiza las operaciones correspondientes.
7. Personalización del módulo
Personalización del sistema: los usuarios pueden personalizar el LOGO del sistema, limitar el tamaño del espacio de documentos personales, establecer el número máximo de versiones de documentos de acuerdo con las necesidades internas de la empresa. y si habilitar PDF Web Read para que el sistema esté más en línea con las necesidades internas de gestión y aplicaciones de la empresa.
Apariencia del sistema: el sistema ofrece seis estilos diferentes de máscaras para que los usuarios elijan: gris simple, verde vibrante, azul elegante, rojo rosa romántico, violeta elegante y azul clásico, para que todos los usuarios puedan disfrutar de la felicidad. Mientras trabaja, puede cambiar la cara del sistema usted mismo.
Asistente de sincronización: no es necesario iniciar sesión en el sistema para realizar tediosas operaciones manuales, configure el intervalo de tiempo de sincronización usted mismo y extraiga los recursos de archivos internos del sistema a la computadora local en cualquier momento.