Las secretarias deben prestar atención a varias cuestiones al redactar documentos oficiales.
Para el personal de secretaría que a menudo se ocupa de palabras, deben dominar las reglas generales de redacción de artículos y tener la capacidad básica de escribir. En varios estilos de uso común, comprender los detalles específicos de la redacción de documentos oficiales es una cualidad esencial para nosotros. Hablemos brevemente sobre algo de sentido común básico y varias cuestiones que necesitan atención en la redacción de documentos oficiales.
1. Esté preparado
"Es difícil para una mujer inteligente preparar una comida sin arroz". Documentos oficiales rápidamente y escribirlos de una vez. De lo contrario, solo puedes No sé por dónde empezar "Diez pasos y nueve vueltas hacia atrás", escribo, rompo y escribo, no seas incómodo, es difícil. escriba un documento oficial que sea "desde una posición alta y poderoso como un bambú roto". Entonces, ¿qué preparativos se necesitan para redactar documentos oficiales?
Primero, debemos mejorar nuestro cultivo ideológico personal y nuestras reservas de conocimientos. Por un lado, una perspectiva correcta del mundo, una perspectiva política, una perspectiva moral, una perspectiva artística, una perspectiva estética, una perspectiva histórica, una perspectiva ética y una perspectiva cultural son cruciales para el estilo de escritura del autor y la calidad de sus obras. Los antiguos decían: "Aquellos que tienen grandes ambiciones llegarán lejos". Los escritores han establecido ideales correctos y elevados, y sólo entonces podrán "expresar sus aspiraciones" correctamente al escribir y lograr un significado profundo. Por otro lado, "leer miles de volúmenes y escribir es como un dios". Sólo leyendo una amplia gama de libros el autor puede comprender y aplicar de manera integral todos los aspectos del conocimiento. Al mismo tiempo, escribir documentos oficiales requiere un conocimiento amplio y especializado. Si escribes materiales económicos sin la teoría económica como base, o escribes materiales sobre la construcción de partidos sin la teoría de los partidos políticos como base, no podrás escribir bien. materiales. Por lo tanto, normalmente necesitamos fortalecer nuestro ámbito ideológico y mejorar nuestro conocimiento cultural y científico multifacético.
En segundo lugar, debemos dominar las intenciones de liderazgo y el estilo de lenguaje. La llamada "intención de liderazgo" se refiere al propósito y plan del líder al redactar un determinado documento oficial. Si no comprende las intenciones de los líderes antes de redactar el documento oficial, solo podrá tomar sus propias decisiones y escribir a ciegas. Por lo tanto, antes de redactar documentos oficiales, se deben aclarar las intenciones de la dirección. Cuanto más específica sea la comprensión de las intenciones del liderazgo, mejor, y cuanto más exhaustiva, mejor. Por supuesto, a veces es imposible para los líderes hablar sobre las intenciones de liderazgo de una manera tan específica y exhaustiva. Esto depende de la comprensión habitual que tenga el redactor del documento oficial de los temas recientes que le preocupan y de que dé pleno juego a su iniciativa subjetiva. . Con intención de liderazgo, la escritura tendrá la "Espada de Shang Fang" y sabrás qué escribir. El "estilo de lenguaje" se refiere al estilo y hábitos de habla del líder. Si no comprende el estilo lingüístico del líder, no importa qué tan bien esté escrito el discurso, si no habla el mismo idioma que el líder, el líder no lo apreciará. Esto requiere que el autor asista con frecuencia a reuniones, sienta la atmósfera y domine el estilo del lenguaje de liderazgo a través de varios canales.
En tercer lugar, debemos estudiar documentos, periódicos y publicaciones periódicas relevantes, y comprender profundamente el espíritu de las instrucciones del gobierno central y de los comités del partido de alto nivel. El espíritu de las instrucciones de los comités central y superior del Partido es la guía para el trabajo de las organizaciones del Partido y del Gobierno en todos los niveles. Si dominas esta guía, tu trabajo avanzará en la dirección correcta; si la abandonas, te perderás e incluso descenderás por un camino inclinado. Sólo cuando los redactores de documentos oficiales comprendan profundamente el espíritu de las instrucciones del Comité Central y de los comités superiores del Partido podrán reflejar correctamente el espíritu de las instrucciones del Comité Central y de los comités superiores del Partido en los documentos oficiales y podrán garantizar la Implementación local del espíritu de las instrucciones del Comité Central y de los comités superiores del Partido. Por lo tanto, antes de redactar documentos oficiales, debemos comprender a fondo el espíritu de las recientes instrucciones del gobierno central y de los comités del partido de alto nivel mediante el estudio, y mantenernos al tanto del pulso de la era actual. Esto es muy importante.
En cuarto lugar, debemos entender la realidad local. La tarea de los comités del partido en todos los niveles es integrar el espíritu de las instrucciones de los comités del partido central y superior con las realidades locales. Sólo comprendiendo la situación local real podremos combinar este artículo con lo anterior y lo siguiente, y luego podremos plantear y resolver problemas de manera específica. Para comprender la realidad local, necesitamos leer más información, profundizar con frecuencia y realizar algunas investigaciones e investigaciones. Las cosas se desarrollan y cambian constantemente, la modernización cambia cada día y aparecen nuevas situaciones, nuevos problemas y nuevos. Las cosas están surgiendo una tras otra. Esto requiere que comprendamos constantemente la realidad local y captemos cosas nuevas. De lo contrario, es fácil cometer el error de "copiar, copiar y transmitir", y es fácil de hacer. sufren las deficiencias de "hablar sin sustancia y con palabras vacías". Esto es un tabú en la redacción de documentos oficiales. Quinto, debemos hacer planes generales y organizarnos científicamente. Cuando se trata de redactar materiales extensos o cuando los líderes provinciales y municipales van y vienen con prisa y ya es demasiado tarde para que una persona prepare los materiales del informe, es necesario que varias personas trabajen juntas para completarlo al mismo tiempo. El enfoque empírico consiste en adoptar el método de redacción organizacional de "unificación-división-unificación", es decir: investigación unificada del esquema de redacción, redacción separada y, finalmente, una persona unifica el borrador.
Hay tres cuestiones a las que prestar atención con este método:
Primero, la división científica del trabajo en función de sus respectivas fortalezas. Algunos de los participantes están familiarizados con la industria, otros con la agricultura, otros con el comercio exterior, otros con la estabilidad, etc. Cada uno tiene sus propias características y se debe prestar atención a aprovechar al máximo sus puntos fuertes. ¿Está familiarizado con qué aspecto? Qué parte escribir se divide en responsabilidades.
En segundo lugar, el redactor debe escribir de acuerdo con el esquema. Si hay algún cambio importante, debe obtener el consentimiento del redactor principal para evitar salirse del tema;
El tercero es verificar las "cuatro comprobaciones" al redactar el manuscrito, a saber: "verificación política" para ver si está en línea con el espíritu de las instrucciones de los comités central y superior del partido. y si está en línea con la línea, los principios y las políticas del partido; "Prueba real" para ver si se ajusta a la situación local real; "Prueba estructural" para ver si la estructura es razonable y clara; repeticiones y si el estilo es consistente; "Prueba de palabras" para ver si la expresión del texto es precisa y concisa. El ajuste tras el ajuste, la eliminación tras la eliminación, la adición tras la adición. Finalmente, envíelo al líder para su revisión y finalización.
2. Diseño
La calidad del diseño del artículo afecta directamente el efecto de expresión. Por lo tanto, una vez establecido el propósito principal del documento oficial, se debe analizar toda la estructura del documento oficial. organizado en torno al propósito principal Al planificar el diseño del artículo, considere la estructura organizativa del artículo y las conexiones lógicas entre ellos, de modo que "abra y cierre al principio, lo complejo y lo simple, y los extremos".
(1) Requisitos básicos: Primero, completo y coherente, Redondeado de principio a fin. La llamada integridad significa que el diseño estructural del artículo tiene un principio y un final, el principio y el final están redondeados y todo el artículo está integrado, lo que significa que es coherente en todo el artículo. Se requiere que las partes del artículo estén estrechamente conectadas entre sí, entre fragmento y fragmento, y entre el prefacio y el seguimiento, con coherencia y una estructura rigurosa y perfecta. El segundo es la alternancia de escaso y denso, bien proporcionado. Cuando organizamos los niveles y los párrafos, la longitud debe coincidir adecuadamente y la densidad no debe ser igual. Debe ser detallada y escasa de acuerdo con la necesidad de expresar el tema del documento, de modo que el diseño de todo el artículo debe ser. ser denso y denso, y bien proporcionado. En definitiva, es necesario estar bien dirigido y razonablemente organizado para que el documento oficial sea coherente y fluido, dando a la gente una sensación de altibajos y un ritmo sonoro. El tercero son los altibajos y los giros y vueltas. "El artículo parece mirar las montañas y no le gusta la planitud." El diseño del artículo debe favorecer la música y evitar la rectitud. Los altibajos y los giros y vueltas del diseño reflejan las complejidades y el desarrollo de cosas objetivas. Al mismo tiempo, también pueden satisfacer las necesidades estéticas de los lectores y oyentes. Sin embargo, debe cumplir con la ley, debe ser inesperado, pero también debe ser razonable, y debe hacer que la apertura y el cierre, la subida y bajada, la rectitud, la expansión y la contracción, etc., sean perfectos.
(2) Contenido básico La estructura del artículo incluye dos tipos: estructura interna y estructura externa.
1. Estructura interna. La llamada estructura interna de un artículo se refiere a la estructura lógica interna de las ideas del artículo. En el estilo narrativo se le llama "pista"; en el estilo argumentativo y racional, se le llama "contexto". No importa el estilo de escritura, siempre que haya una línea de pensamiento y una lógica coherentes, debe tener un hilo conductor y un contexto. Las ideas son la base de las pistas y el contexto; las pistas y el contexto son las expresiones de las ideas. El tema, los personajes, las cosas, los eventos centrales, los sentimientos, etc. del artículo pueden usarse como pistas. Por ejemplo, "El collar" usa el collar como pista y "Un sueño de mansiones rojas" usa la tragedia del amor. como pista central. Las pistas viajan de forma invisible a través de los personajes y personajes del texto completo. Los eventos y escenas forman un todo artístico riguroso. Como órgano del comité del partido, los documentos oficiales que habitualmente manejamos son principalmente de estilo razonado, que básicamente siguen el patrón de "plantear preguntas - analizar problemas - resolver problemas". Deben ser organizados, coherentes y rigurosos, es decir: Distinguir la secuencia y expresar los pensamientos de manera ordenada; ser lógico y ajustarse a las formas de pensamiento de las personas, haciendo que el contexto ideológico sea fluido y coherente, sin lagunas ni lagunas;
2. Estructura externa. La llamada estructura externa se refiere a la forma de existencia externa del artículo.
Sus contenidos principales incluyen:
Primero, niveles y párrafos. El nivel se refiere al orden en que se expresa el contenido de cada parte del artículo. Se centra en la división del contenido ideológico. Los párrafos son las unidades básicas que se forman naturalmente al escribir y se centran en las necesidades de la expresión escrita.
Los niveles y los párrafos son diferentes y están relacionados: los niveles se centran en la división del contenido ideológico, mientras que los párrafos se centran en la necesidad de expresión del texto. En términos generales, los niveles son mayores que los párrafos, es decir, varios párrafos expresan un nivel, pero a veces la división; de párrafos es perfecto. De acuerdo con la jerarquía, los dos son iguales; los métodos de disposición jerárquica incluyen fracción total, paralelo, progresivo y contrastivo, que se determinan de acuerdo con los pensamientos o pistas del autor. La división de párrafos enfatiza la concentración, la integridad y la simetría.
El segundo es transición y respuesta. La transición y la anáfora son medios estructurales importantes para dar coherencia al contenido del artículo. La transición juega el papel de conectar el anterior y el siguiente en el artículo. Hace que los dos niveles y párrafos relacionados sean coherentes y conectados. Hacer eco se refiere a hacer eco del contenido antes y después del artículo, lo que puede hacer que la estructura sea ajustada y el contexto coherente.
El tercero es el principio y el fin. Como dice un antiguo refrán: "El comienzo de una frase debe ser como un petardo, con un sonido repentino y claro; la conclusión debe ser como el sonido de una campana, con más que un sonido claro. Por lo tanto, "cabeza de tigre y dragón". tail" son la mitad de un buen artículo. Por supuesto, la forma de comenzar y terminar debe basarse en el artículo general. , lo que favorece la expresión del tema y la armonía de todas las partes del texto completo. Al comienzo de los documentos oficiales, a menudo se usa el estilo de oración inicial: vaya directo al grano, comience una oración para expresar la idea y revele directamente la idea principal, como "Vista posterior", "No he visto a mi padre". Durante más de dos años, y lo más importante que no puedo olvidar es su vista trasera "; cada frase es llamativa, el comienzo es atractivo, la frase es hermosa, toca el centro y es encantadora, haciendo que la gente se enamore enamorado a primera vista, como "Afang Palace Fu" de Du Mu, "Seis reyes están terminados y el mundo es uno. Shushan Wu, sale Afang" escribe el título y explica la razón, explica la razón; el autor escribió; dígalo siempre al principio, mencione todo el texto, revele primero el núcleo del artículo y luego explíquelo. Generalmente hay dos formas de finalizar los documentos oficiales, especialmente los discursos de liderazgo: aclarar el propósito principal y concluir el artículo mirando hacia el futuro, alentar el espíritu de lucha, generar esperanzas en la gente, hacer un llamado, señalar la dirección y alentar a la gente a actuar; trabajar duro para lograrlo. ;