Resumen del trabajo de la secretariaEl trabajo de secretaria juega un papel importante en el trabajo de archivo. Las unidades/individuos imprimen y distribuyen ▲documentos▲secretaria▲expediente▲uso▲redacción social/individual y archivos de organización como un registro verdadero de las actividades sociales humanas y la escalera del progreso de la civilización humana. Los beneficios que aporta un buen trabajo archivístico a la sociedad son inconmensurables. En el estudio del trabajo de archivo, muchos colegas han enfatizado la importancia del trabajo de archivo, pero la importancia del trabajo de secretaría para el trabajo de archivo no ha atraído suficiente atención. Este artículo pretende hablar de algunas opiniones personales al respecto. 1. Analice brevemente el papel del trabajo secretarial en el trabajo archivístico. Según la Ley de Archivos de la República Popular China, los archivos se refieren a textos y gráficos formados directamente por agencias estatales, grupos sociales e individuos involucrados en actividades políticas, militares, económicas, científicas, tecnológicas, culturales, religiosas y de otro tipo, y tienen derechos de preservación. valor para el país y la sociedad, audio y video y otras formas diversas de registros históricos. Los archivos tienen diversas formas y son ricos en contenido. Entre los muchos archivos, dado que los documentos y archivos provienen en su mayoría de departamentos importantes como agencias gubernamentales, no sólo ocupan una gran proporción de los archivos, sino que también tienen gran importancia, autoridad y capacidad de persuasión. La formación de expedientes administrativos está estrechamente relacionada con el trabajo de secretaría. Consulte el diagrama de flujo de archivo de documentos. El personal de secretaría recopila información, redacta documentos y los imprime (envía) a unidades o personas relevantes como base para la realización de actividades. Al mismo tiempo, los documentos formados y sus materiales derivados sirven como registros vivos y verdaderos y se convierten en materiales originales de los archivos. El personal de secretaría recopila, examina y organiza estos materiales y, finalmente, forma documentos y archivos para referencia o uso público. Se puede observar que el trabajo de secretaría es un eslabón clave en el proceso de formación de documentos y expedientes. Que los documentos y archivos puedan proporcionar o reflejar información de archivo precisa en el futuro depende en gran medida del rigor del personal de secretaría al redactar los documentos; Depende del juicio de valor del personal de secretaría y de los gustos y disgustos de los materiales relevantes en el proceso de organización de documentos y archivos. Por ejemplo, cuando los secretarios levantan actas de las reuniones, es posible que no tengan "clara" la elección del contenido del discurso porque "lo dan por sentado" o porque el secretario no es consciente del valor potencial de un documento al presentarlo; conducir a problemas. Valor de los archivos perdidos. Se puede observar que el trabajo de secretaría es una fuente importante para la formación de documentos y archivos, y el impacto del trabajo de secretaría en el trabajo de archivo es inconmensurable. 2. Problemas causados ​​por el escaso conocimiento de los expedientes por parte del personal de secretaría. En el trabajo real, algunas unidades tienen el problema de la desconexión o la conexión floja entre el trabajo de secretaría y el trabajo de archivo. Hay dos razones: en primer lugar, el propio personal de secretaría no comprende suficientemente las responsabilidades del trabajo de archivo. Muchos funcionarios de secretaría creen que su deber es redactar documentos y, naturalmente, el trabajo de archivo lo realiza personal de archivos a tiempo completo. Por lo tanto, los productos involucrados en el trabajo de archivo no están muy polarizados. Se manifiesta en: no recopilar activamente documentos y materiales, no organizarlos sistemáticamente y no archivarlos oportunamente. En segundo lugar, desde la perspectiva de la presentación de documentos, los requisitos para el trabajo de secretaría no son elevados. Muchas unidades no tienen requisitos claros para el archivo de documentos en tareas de secretaría y no existen indicadores de evaluación. La oficina de archivos y la oficina de secretaría son unidades paralelas. La oficina de archivos sólo proporciona una orientación macro empresarial para el archivo de documentos y no puede imponer requisitos estrictos al personal de secretaría. Por tanto, la presentación de documentos sólo depende de la conciencia del personal de secretaría. Los problemas prácticos que esto plantea son: En primer lugar, la forma de archivar archivos no está estandarizada. Debido a su limitada experiencia en archivos, algunos miembros del personal de secretaría no pueden cumplir con los estándares al escribir y archivar documentos, como estándares de papel irregulares, numeración irregular, registros de versiones incompletas, etc., lo que trae ciertas dificultades para el archivo, encuadernación y almacenamiento de documentos y archivos. . En segundo lugar, el contenido de los documentos y archivos está incompleto. Algunos miembros del personal de secretaría solo prestan atención a la recopilación de documentos pelirrojos al archivar documentos, pero no prestan atención a la recopilación de otros materiales relacionados formados en el proceso de formación y ejecución de documentos. Como resultado, el contenido de los documentos y archivos está incompleto. Algunos manuscritos son desiguales, algunos tienen archivos adjuntos incompletos, algunos solo tienen resúmenes pero no respuestas, y algunos solo tienen solicitudes de instrucciones pero no respuestas. En tercer lugar, se pierde cierta información importante en documentos y archivos. Algunos miembros del personal de secretaría no prestan atención a la custodia de documentos y materiales y no recopilan activamente los materiales relevantes de cada unidad al archivarlos. Solo archivan los materiales que tienen a mano, lo que resulta en la filtración de algunos documentos y materiales que deberían incluirse. los archivos. Una vez, el autor fue a los archivos provinciales para conocer el proceso de cambio de una determinada unidad, pero los archivos solo contenían algunas actas de las reuniones de la unidad y no contenían ninguna información importante sobre el establecimiento y el cambio de nombre de la unidad. Se puede ver que si el personal de secretaría tiene un conocimiento débil de los archivos, no sólo afectará la integridad del sistema del trabajo de archivos, sino que también causará pérdidas irreparables a la sociedad. 3. Aprovechar plenamente el importante papel del trabajo de secretaría en el trabajo de archivo. El archivo de documentos es el final del trabajo de secretaría, pero es el comienzo del trabajo de archivo.