La siguiente información se reproduce como referencia
Contenido del trabajo de gestión del proyecto
1. Realizar una investigación preliminar del proyecto, recopilar y organizar información relevante y formular un plan. estudio preliminar de viabilidad del proyecto Los informes proporcionan recomendaciones a los responsables de la toma de decisiones. Colaborar para formular y presentar materiales de informes de proyectos.
2. Analizar el proyecto y planificar los requisitos.
3. Realizar un diseño completo del sistema de los componentes o módulos del proyecto.
4. Desarrollar los objetivos del proyecto, el plan del proyecto y el cronograma del proyecto.
5. Desarrollar un plan básico de ejecución y control del proyecto.
6. Establecer un sistema de información para la gestión de proyectos.
7. Controlar el proceso del proyecto y cooperar con la alta dirección para controlar bien el proyecto.
8. Seguimiento y análisis de costes.
9. Registrar y comunicar la información del proyecto a la alta dirección.
10. Gestionar problemas, riesgos y cambios en el proyecto.
11. Creación de equipos de proyectos.
12. Coordinar entre varios departamentos y equipos de proyecto y organizar la formación del proyecto.
13. Evaluación del proyecto y del director de proyecto.
14. Comprender e implementar las directrices y políticas de largo y corto plazo de la empresa para guiar el desarrollo de todos los proyectos de la empresa.
Aplicación de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es un conjunto de técnicas o métodos basados en principios de gestión aceptados para planificar, evaluar y controlar las actividades laborales para lograr resultados finales ideales de acuerdo con el tiempo y el tiempo. al presupuesto y especificaciones.
Contenido de la gestión del proyecto:
1. Gestión del alcance del proyecto
Es un proceso de gestión que controla el contenido del trabajo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto. . Incluye definición del alcance, planificación del alcance, ajuste del alcance, etc.
2. Gestión del tiempo del proyecto
Es una serie de procesos de gestión para garantizar que el proyecto finalmente se complete a tiempo. Incluye la definición de actividades específicas, secuenciación de actividades, estimación de tiempos, organización de horarios y control de tiempos. Muchas personas han introducido la gestión del tiempo GTD para mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo.
3. Gestión de costos del proyecto
Es un proceso de gestión para garantizar que los costos y gastos reales de completar el proyecto no excedan los costos y gastos presupuestados. Incluye asignación de recursos, presupuestación de costos y gastos y control de gastos.
4. Gestión de la calidad del proyecto
Es una serie de procesos de gestión implementados para asegurar que el proyecto cumple con los requisitos de calidad especificados por el cliente. Incluye planificación de calidad, control de calidad y aseguramiento de la calidad, etc.
5. Gestión de recursos humanos
Es una serie de medidas de gestión que se toman para garantizar que las habilidades y el entusiasmo de todas las partes interesadas en el proyecto se aprovechen y se utilicen de la manera más efectiva. Incluye una serie de tareas como planificación organizacional, formación de equipos, selección de personal y formación de equipos de proyectos.
6. Gestión de la comunicación del proyecto
Es una serie de medidas que deben implementarse para garantizar la recopilación y transmisión razonable de la información del proyecto. Incluye la planificación de la comunicación, la transmisión de la información y el progreso. informes.
7. Gestión de riesgos del proyecto
Los proyectos involucrados pueden encontrar varios factores inciertos. Incluye identificación de riesgos, cuantificación de riesgos, formulación de contramedidas y control de riesgos, etc.
8. Gestión de adquisiciones del proyecto
Es una serie de medidas de gestión tomadas para obtener los recursos o servicios requeridos desde fuera de la organización de implementación del proyecto. Incluye trabajo de proyectos como planificación de adquisiciones, adquisiciones y adquisiciones, selección de recursos y gestión de contratos.
9. Gestión de integración de proyectos
Se refiere al trabajo y proceso integral y general de gestión de proyectos para garantizar que todo el trabajo del proyecto pueda coordinarse y coordinarse orgánicamente. Incluye la formulación del plan de integración del proyecto, la implementación del plan de integración del proyecto, el control general de los cambios del proyecto, etc.
El proceso operativo de la gestión de proyectos
Siempre que el proceso esté claramente definido, el director del proyecto puede garantizar que la dirección de desarrollo del proyecto sea coherente con el objetivo final. En términos generales, para controlar el desarrollo de varios tipos de proyectos, existen diez procesos clave en los que centrarse primero.
1. Ciclo de vida y metodología
El ciclo de vida y la metodología del proyecto son la disciplina del proyecto y trazan límites claros para garantizar el progreso del proyecto. El ciclo de vida se trata principalmente de coordinar proyectos relacionados, mientras que la metodología proporciona una forma sostenible y estable para el proceso del proyecto.
Un ciclo de vida generalmente consta de fases del proyecto (que incluyen: inicio, planificación, ejecución/control, finalización) o ciclos recurrentes de trabajo. Los detalles del ciclo de vida del proyecto generalmente cambian con los requisitos específicos del negocio, del proyecto y del cliente. Entonces, incluso dentro del mismo proyecto, hay muchas variaciones posibles del ciclo. Los requisitos de meticulosidad en el trabajo, gestión de documentos, entrega de proyectos y comunicación de proyectos se reflejan en todos los aspectos de las normas y evaluaciones del ciclo de vida. Los proyectos grandes generalmente tienen más etapas y más largas, mientras que los proyectos pequeños tienen menos etapas y menos puntos de evaluación.
Al igual que el ciclo de vida, la metodología del proyecto también cambia de un proyecto a otro, con un alto grado de atención al detalle. El enfoque de un proyecto de desarrollo de productos a menudo implica qué herramientas o sistemas utilizar y cómo utilizarlos. Las metodologías de proyectos de tecnología de la información incluyen estándares de control de versiones, gestión de documentos técnicos y todos los aspectos del desarrollo de sistemas.
Los métodos del proyecto a menudo no los determina el propio equipo del proyecto, sino que los establece la empresa para todos los proyectos. De hecho, el equipo del proyecto no tiene muchas opciones entre adoptarlo o no. El método establecido por la propia dirección de la empresa representa autoridad y también es una forma para que usted, como líder del proyecto, obtenga el control del mismo. Al considerar el papel de un aspecto de la metodología del proyecto, siempre considere su efectividad en la gestión del personal del proyecto, es decir, esforzarse por lograr efectos positivos donde puedan surgir problemas.
2. Definición del proyecto
Una descripción clara del proyecto determina su capacidad de control del proyecto, porque todo el trabajo posterior está dentro del alcance de la descripción. No importa cómo y por qué lo describas, debes definir tu proyecto por escrito para que todas las partes y el equipo del proyecto puedan consultarlo en cualquier momento.
Las definiciones de proyecto vienen en varias formas y nombres, que incluyen: estatuto del proyecto, propuesta, hoja de datos del proyecto, informe de trabajo y detalles del proyecto. Lo más común de estos nombres es que los directores de proyecto y otras partes relevantes comunican sus expectativas para el proyecto de arriba hacia abajo. Una definición clara del proyecto también incluye los siguientes aspectos:
·Declaración de objetivos del proyecto (un breve párrafo de texto que proporciona una descripción de alto nivel de los entregables del proyecto, la duración, los costos esperados o la mano de obra)
· Retorno del proyecto (incluido el retorno del caso de negocio o análisis de inversión)
·Información en uso o necesidades del cliente
·Definición del alcance del proyecto y lista de todos los resultados esperados del proyecto
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·Objetivos de presupuesto de costos y tiempo
·Dificultades y suposiciones significativas
·Describe la dependencia del proyecto de otros proyectos
·Alto riesgo, nuevas tecnologías requeridas y problemas importantes en el proyecto
Esforzarse por incluir la mayor cantidad de información específica posible en la descripción o el estatuto del proyecto, y hacerla reconocida por el director del proyecto y las partes relevantes. y luego entrar en vigor.
3. Gestión de contratos y adquisiciones
No importa cuánta influencia y poder tenga dentro de su organización, su influencia sobre los miembros del proyecto empleados por otras empresas será relativamente pequeña. Si bien no necesariamente es de aplicación universal, una técnica que puede utilizar para aumentar el control de su proyecto es tratar de no subcontratar el trabajo del proyecto.
Vuelva a examinar el proceso general de adquisiciones antes de considerar el uso de contratistas o consultores externos. Encuentre a alguien que tenga experiencia en la redacción de contratos de servicios y pueda ayudarle.
Construir una relación de subcontratación exitosa requiere tiempo y esfuerzo, y este trabajo debe iniciarse temprano. Para no incumplir la fecha límite del proyecto, debe asegurarse de que todos los detalles estén en su lugar y que todos los contratos se firmen de manera oportuna. Qué parte de los entregables del proyecto planea subcontratar y el refinamiento de esta parte del trabajo es el punto de partida para implementar el control del proyecto. Documente estos detalles, los criterios de evaluación y aceptación, todos los requisitos relevantes y los plazos necesarios.
La información de definición del proyecto debe incluirse en el contrato y las responsabilidades relevantes deben determinarse tempranamente. Discuta estos requisitos con todos los proveedores que esté considerando para que las expectativas de su proyecto queden claras para todas las partes.
4. Planificación, ejecución y seguimiento de proyectos
Como líder de proyecto, puede establecer las bases para el control del proyecto formulando procesos sólidos de planificación, seguimiento y ejecución. Esforzarse por obtener apoyo desde todos los aspectos y luego promoverlo de manera integral dentro del proyecto.
Involucrar a los miembros del equipo del proyecto en la planificación y el seguimiento de las actividades puede generar aceptación y aumentar la motivación. Los líderes de proyectos inteligentes a menudo alientan la participación a gran escala y reúnen los esfuerzos de todos a lo largo del proceso. Cuando todos ven que sus esfuerzos y contribuciones al proyecto son reconocidos, el proyecto rápidamente cambia de "su proyecto" a "nuestro proyecto". Cuando los miembros del proyecto consideren el trabajo del proyecto como su propia responsabilidad, el control del proyecto será mucho más sencillo. La gestión de proyectos en este punto tiene mayores posibilidades de éxito que un equipo indiferente. El uso de un proceso de gestión de proyectos también fomentará la cooperación entre los miembros del proyecto, lo que también facilitará el trabajo de control del proyecto.
5. Gestión del Cambio
El problema más concentrado en los proyectos técnicos es la falta de control de gestión sobre cambios específicos. Para resolver este problema, es necesario habilitar procesos eficaces de gestión de cambios en todos los aspectos del proyecto.
La solución puede ser simple, como un diagrama de flujo reconocido por el equipo del proyecto, el patrocinador del proyecto y las partes relevantes. Esto recuerda al personal del proyecto que los cambios serán examinados cuidadosamente antes de su aceptación y eleva el nivel de las propuestas de cambio.
Al revisar una propuesta de cambio, preste atención a si la propuesta tiene una descripción clara y exhaustiva del cambio. Si la motivación de una propuesta de cambio no se describe claramente, la propuesta será rechazada y se requerirá una evaluación cuantitativa de los beneficios del cambio. Para aquellas propuestas de cambio que se limitan a soluciones técnicas, haga algunas preguntas más porque es posible que el proponente no pueda juzgar completamente el problema. Si la propuesta de cambio se centra demasiado en la resolución de problemas y no en cuestiones reales, retroceda y pida atención a la situación empresarial específica.
Finalmente, si no aceptas una determinada propuesta de cambio, debes estar justificado. Además, haga estimaciones razonables del impacto en el tiempo, el costo, la energía y otros factores relacionados del proyecto.
6. Gestión de riesgos
El proceso de gestión de riesgos le permite desarrollar un plan integral, identificar problemas potenciales, acordar soluciones a los problemas de riesgo y erradicar problemas graves.
Para conseguir el doble de resultado con la mitad de esfuerzo, la gestión de riesgos debe realizarse simultáneamente con la planificación del proyecto. Al descomponer y organizar el trabajo del proyecto, preste atención a una comprensión inadecuada de las actividades del proyecto; al asignar tareas del proyecto y realizar evaluaciones, busque riesgos cuando los consultores senior de FiberHome crean que los recursos son escasos o insuficientes, o que el trabajo del proyecto depende de un determinado; persona, Sea consciente de los riesgos. Analice las dificultades que se encontrarán en el trabajo del proyecto y anime a todos los involucrados en la planificación a imaginar los peores escenarios y las posibles dificultades durante el proceso de planificación.
7. Gestión de la calidad
La gestión de la calidad proporciona otro conjunto de procesos para construir una estructura de proyecto para garantizar que se implementen todos los requisitos de trabajo propuestos por el líder del proyecto. Los estándares de calidad del proyecto se dividen en dos categorías: estándares de calidad globales implementados en la industria y estándares de calidad exclusivos de la empresa o proyecto.
Si su empresa implementa o acepta un estándar de calidad, tenga en cuenta lo que el estándar requiere de usted y su equipo. En concreto, estas normas incluirían las normas ISO 9000 o Six Sigma. Luego determine la lista de verificación de inspección de calidad, el proceso de control de calidad y los requisitos relacionados, e intégrelos con su plan de proyecto. Los procedimientos escritos, informes y evaluaciones que se deben seguir para el proyecto son un fuerte incentivo para que los miembros del equipo mantengan a todos en sintonía. Los estándares son más efectivos que sus requisitos ad hoc.
Los procesos de gestión de calidad también conectan los requisitos del proyecto con la voz del cliente. No importa lo que digas, siempre que transmita los requisitos del cliente o usuario, debes enfatizarlo. La investigación de mercado, la evaluación comparativa y las entrevistas con clientes son excelentes herramientas para evaluar y documentar las necesidades de los usuarios y determinar el valor de los requisitos del proyecto.
8. Gestión de Problemas
Los problemas son inevitables durante el proceso de desarrollo del proyecto.
Al principio del proyecto, establezca un proceso para la gestión de problemas del proyecto en términos de recursos, cronogramas, prioridades y otros aspectos. Esfuércese por lograr que el equipo apoye el proceso de descubrimiento, seguimiento y resolución de problemas de manera oportuna. Establecer un proceso de seguimiento para registrar los problemas actuales. La información del registro de problemas incluye: descripción del problema, características del problema o desempeño (para la comunicación), hora de inicio, persona responsable, estado actual y hora de finalización prevista.
El proceso para manejar problemas no resueltos es muy simple, incluido el proceso de enumerar nuevos problemas, revisar periódicamente los problemas a resolver y los métodos para lidiar con problemas antiguos. Para los líderes de proyectos que no tienen mucho control organizacional, el poder del proceso de seguimiento de problemas radica en brindarles información en tiempo real sobre el estado y el progreso del problema. Una vez que la persona responsable del problema se comprometa con un plazo para resolver el problema, puede anunciar cualquier variable en el proceso de resolución del problema. Independientemente de si el responsable del problema es miembro de este proyecto o de otro proyecto o departamento, nadie está dispuesto a poner su nombre en el foco de atención en ningún momento. Hacer pública la lista de cuestiones le da a la persona a cargo de la lista cierta influencia y control.
9. Toma de decisiones
La gestión de proyectos implica decisiones de vez en cuando, y las decisiones rápidas y adecuadas son cruciales para el control del proyecto. Incluso si el líder del proyecto tiene el control, un proceso sólido de toma de decisiones colectivas sigue siendo beneficioso, porque la toma de decisiones colectiva puede obtener más apoyo interno y los resultados, naturalmente, serán mejores.
La toma de decisiones en el trabajo de un proyecto nunca es fácil y la variedad de puntos de vista dentro del equipo del proyecto hace que la toma de decisiones sea aún más difícil. Un proceso de resolución de problemas acordado por todas las partes del proyecto puede simplificar el proceso de toma de decisiones y adaptarse a los requisitos de todas las partes.
Establezca un proceso de toma de decisiones con su equipo de proyecto lo antes posible, adopte un proceso existente o realice las modificaciones apropiadas al proceso existente. Un buen proceso de toma de decisiones puede brindar un fuerte apoyo para el control de su proyecto. El proceso debe incluir los siguientes pasos:
·Declarar claramente el problema que se debe resolver.
·Involucrar en el proceso de toma de decisiones a todos los miembros que necesitan participar en la decisión o que se verán afectados por la decisión, para obtener el apoyo del equipo.
·Revise la declaración del proyecto con el equipo del proyecto y haga correcciones si es necesario para que todos los miembros puedan obtener una comprensión consistente.
·Realizar lluvias de ideas o debates basados en criterios de toma de decisiones (como coste, tiempo, eficacia, exhaustividad, viabilidad). Seleccione criterios que sean relevantes para los objetivos del programa, viables y que puedan ser referenciados por todas las partes involucradas en el proyecto para fines de toma de decisiones.
·Trabajar con el equipo del proyecto para determinar el peso de cada criterio (la suma de los pesos de todos los criterios es 100 puntos porcentuales).
·Fijar un límite de tiempo para la toma de decisiones y especificar el tiempo de investigación, análisis, discusión y toma de decisión final.
·Realizar una lluvia de ideas para generar el mayor número posible de ideas de toma de decisiones en el tiempo especificado. Desarrollar ideas de múltiples fuentes que sean aceptables para todo el equipo del proyecto.
·Caminando a través de la votación colectiva e identificando como máximo seis consideraciones para un análisis detallado. Analizar su ajuste con los criterios de decisión.
·Abordar razonablemente las objeciones que surjan durante las discusiones. Si es necesario, se pueden agregar criterios de decisión.
·Clasifica las opciones según criterios de evaluación y ponderación.
·Considera las consecuencias de tomar la primera opción. Si no hay objeciones, finalice la discusión y comience a implementar la decisión.
·Escribir decisiones en documentos y comunicar los resultados de las decisiones con los miembros del equipo y las partes relacionadas con el proyecto.
10. Gestión de la información
La información del proyecto es un recurso muy crítico y cómo gestionarlo merece una cuidadosa consideración. Algunos proyectos utilizan sitios web y servidores de red, o sistemas de gestión de información para almacenar información importante del proyecto. Algunos proyectos utilizan software colaborativo para mantener archivos de proyecto y proporcionar servicios como el correo electrónico.
No importa cómo almacene los datos del proyecto, asegúrese de que todos los miembros del proyecto tengan acceso a la información que necesitan en cualquier momento. Guarde los archivos del proyecto más recientes en una ubicación fácil de encontrar, etiquételos claramente y elimine la información obsoleta rápidamente.
Método de gestión de proyectos por pasos
En términos generales, hoy en día existen dos métodos de gestión de proyectos: El método tradicional requiere identificar una serie de pasos que deben completarse.
A diferencia de los métodos ágiles de desarrollo de software, los proyectos se consideran tareas relativamente pequeñas en lugar de un proceso completo. El propósito del desarrollo ágil de software es minimizar la sobrecarga de establecer estándares, revisiones, documentación, informes, reuniones y licencias.
En el método tradicional de gestión de proyectos, el desarrollo del proyecto se divide en 5 etapas:
1. Iniciación del proyecto: iniciar el proyecto, incluido iniciar el proyecto, autorizar la puesta en marcha del proyecto, y nombrar al director del proyecto, formar un equipo de proyecto e identificar a las partes interesadas del proyecto.
2. Planificación del proyecto: incluida la formulación de planes del proyecto, la determinación del alcance del proyecto, la asignación de recursos humanos del proyecto, la formulación de planes de gestión de riesgos del proyecto, la preparación de hojas de presupuesto del proyecto, la determinación de hojas de presupuesto del proyecto, la formulación de planes de garantía de calidad del proyecto y la determinación. proyectos Comunicar planes y desarrollar planes de compras.
3. Ejecución del proyecto: Cuando se cumplan las condiciones preliminares requeridas en el inicio y planificación del proyecto, el proyecto comenzará su ejecución.
4. Seguimiento de proyectos: Implementación, seguimiento y control de proyectos, incluida la implementación de proyectos, el seguimiento de proyectos y el control de proyectos.
5. Finalización del proyecto: también llamado cierre del proyecto, que incluye revisión de la entrega del proyecto, cierre del contrato del proyecto y cierre administrativo del proyecto.
No todos los proyectos deben pasar por cada una de las etapas anteriores, ya que algunos proyectos pueden detenerse antes de llegar a su finalización. Algunos proyectos no requieren planificación ni seguimiento. Algunos proyectos necesitan repetir las etapas 2, 3 y 4 varias veces.
Muchas industrias también utilizan variaciones de estas etapas. Por ejemplo, en el diseño de estructuras de ladrillo-hormigón, el proyecto suele incluir los siguientes pasos: planificación previa, diseño conceptual, diseño preliminar, diseño detallado, planos de ingeniería (o texto del contrato) y dirección de construcción. Aunque las etapas tienen diferentes nombres en diferentes industrias, las etapas reales suelen ser algunos de los pasos básicos de la resolución de problemas: definir el problema, sopesar opciones, elegir un camino, implementación y evaluación.
La gestión de proyectos intenta controlar cinco variables:
Tiempo Coste Calidad Alcance Riesgo
Hay tres variables que pueden ser proporcionadas por clientes internos o externos. Las variables restantes las establece el director del proyecto, idealmente basándose en alguna técnica de estimación fiable. Los valores finales de estas variables aún deben determinarse durante el proceso de negociación entre el personal de gestión del proyecto y el cliente. Normalmente, el tiempo, el coste, la calidad y el alcance se fijarán contractualmente.
Mantener el control desde el inicio del proyecto hasta su conclusión natural. Los directores de proyectos necesitan utilizar una variedad de técnicas diferentes: como planificación de proyectos, gestión del patrimonio neto, gestión de riesgos, planificación de cronogramas y mejora de procesos, etc.
Un desarrollo adicional del concepto de control de proyectos es la incorporación de la gestión basada en procesos. Este campo ha evolucionado mediante el uso de modelos de madurez como CMM (Capability Maturity Model) e ISO/IEC 15504 (SPICE - Software Process Improvement and Capability Determination). Ambos modelos han sido utilizados con éxito por organizaciones de todo el mundo para gestionar mejor los proyectos. Para mejorar la escasez estimada, reducir costos y prevenir defectos, CMMI es ampliamente utilizado por las industrias de defensa de Estados Unidos y Australia y sus subcontratistas, y el uso de SPICE está creciendo en el sector privado de Europa. Herramientas y métodos modernos de gestión de proyectos El modelo de gestión de proyectos incluye función, estructura, modelo de comunicación y control, modelo de proceso y operación del proyecto, modelo de gestión de recursos, modelo de alianza dinámica externa y modelo de índice de evaluación. La correspondiente herramienta de gestión de proyectos y el sistema de métodos reflejan la integración de conocimientos y habilidades multidisciplinares. Incluye principalmente método de estratificación de factores, método de comparación de programas, valor temporal de los fondos, sistema de índice de evaluación, evaluación financiera de proyectos, método de evaluación económica nacional, análisis de incertidumbre, evaluación de impacto ambiental, financiamiento de proyectos, tecnología de simulación, plan de hitos, estructura de desglose del trabajo, matriz de responsabilidad. , tecnología de planificación de redes, diagrama de Gantt, curva de costo de recursos, documentos técnicos de calidad, ingeniería concurrente, estadística matemática, método de análisis de desviación, árbol de decisión, diagrama de espina de pescado, histograma, costo del ciclo de vida y otras herramientas y métodos, con la computadora Con el desarrollo continuo En el ámbito de la tecnología, la tecnología del software de gestión de proyectos ha avanzado rápidamente y el sistema de métodos y herramientas de gestión de proyectos se refleja más directamente en el software de gestión de proyectos específico.