En términos generales, la declaración del alcance del proyecto debe ser escrita por el equipo del proyecto y, al escribir la declaración del alcance del proyecto, el equipo del proyecto debe considerar varios factores que limitan o restringen sus acciones en el trabajo real. Por ejemplo, si la acción a tomar puede violar la política establecida de la organización.
Al escribir la declaración del alcance del proyecto, debe haber una declaración de resultados del proyecto como requisito previo para la planificación del alcance. Los llamados resultados se refieren a los resultados que el encargado de la tarea requiere que el equipo del proyecto entregue al final del proyecto o al final de una determinada fase del proyecto. Por ejemplo, para un determinado proyecto de desarrollo de software, el departamento de diseño y planificación debe entregar todos los entregables del desarrollo. Obviamente, debe haber requisitos e instrucciones claras para los resultados que se deben entregar.
Las declaraciones de alcance varían según el tipo de proyecto. Para proyectos grandes y complejos, la declaración del alcance también puede ser muy larga. Los proyectos gubernamentales suelen tener una declaración de alcance llamada declaración de trabajo (SOW). Algunas instrucciones de trabajo pueden tener cientos de páginas, especialmente cuando el producto se describe en detalle. En resumen, la declaración de alcance debe ajustarse adecuadamente según las condiciones reales para satisfacer las necesidades de proyectos diferentes y específicos.