El equilibrio de recursos debería ser una habilidad esencial para todo director de proyecto. Al optimizar y equilibrar los recursos a lo largo del tiempo, puede evitar expectativas poco realistas y determinar la fecha más temprana para la finalización del proyecto.
¿Qué es el equilibrio de recursos?
Según las directrices del PMBOK, la nivelación de recursos es una técnica que le ayuda a adaptarse mejor a las limitaciones de recursos ajustando las fechas de inicio y finalización de un proyecto. De esta manera, puede establecer una fecha límite realista para el proyecto sin sobrecargar al equipo ni aumentar el costo general del proyecto.
Ejemplo de equilibrio de recursos
Expliquemos el equilibrio de recursos utilizando el proyecto A con cinco tareas diferentes. Cada una de estas tareas puede ser completada por un solo miembro del equipo en 8 horas, de modo que todo el proyecto se puede completar en 40 horas.
El proyecto A tiene cinco tareas, cada una de las cuales requiere ocho horas de trabajo. La imagen de arriba muestra el flujo de trabajo del proyecto.
En el proceso de asignación de recursos, estas cinco tareas se asignarán a dos miembros del equipo: Sally y John. Divida las 40 horas laborales de los dos miembros del equipo en la siguiente imagen en tres días hábiles.
Durante y antes de la asignación de recursos, las tareas se asignan al miembro del equipo Sally y al miembro del equipo John, como se muestra en la figura anterior.
Pero si desglosamos el diagrama a continuación, es imposible que Sally complete la Tarea 1 y la Tarea 2 el primer día a menos que trabaje 16 horas por día laboral. John no puede comenzar a trabajar en la tarea 3 hasta el día siguiente, porque la tarea 3 depende de la tarea 1 y la tarea 1 requiere toda la jornada laboral de 8 horas. En este caso, el proyecto no se puede entregar en tres días a menos que Sally tenga exceso de trabajo.
Durante el proceso de asignación de recursos, es posible que descubras suposiciones incorrectas sobre cómo asignar tareas a dos miembros del equipo.
Al utilizar la tecnología de equilibrio de recursos, puede ver que el proyecto A se puede completar en cuatro días como máximo y nadie se sobrecargará. Aplique esta técnica a sus propios proyectos para descubrir suposiciones erróneas y convencer a todas las partes interesadas del proyecto para que extiendan los plazos.
Después de que el equilibrio de recursos le ayude a determinar que 3 días no es realista, puede ampliar el plazo para evitar que los miembros del equipo trabajen demasiado.
El equilibrio de recursos permite que todos tengan una verdadera visión general del proyecto y puede ayudar al equipo a determinar plazos factibles y asignar tareas de manera razonable.
¿Cómo puede el equilibrio de recursos ayudar a mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral de los miembros del equipo?
En última instancia, el equilibrio de recursos ayuda a sentar las bases para un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal de su equipo. El equilibrio entre la vida personal y laboral es el atributo organizacional más importante para los empleados de todo el mundo. Además, los empleados que creen que tienen un equilibrio entre el trabajo y la vida personal trabajarán más duro.
En el ejemplo original del Proyecto A, a Sally se le exigiría trabajar al menos 6 horas más el primer día del proyecto, mucho más que la típica jornada laboral de 8 horas.
Sally y John ahora también tienen un día de reserva de proyectos. Los días de reserva de proyectos garantizan la entrega oportuna de los proyectos porque ayudan a los equipos a adaptarse al trabajo que excede el tiempo presupuestado.
Cuando tienes varias tareas como el Proyecto A, normalmente es mejor dividirlas en subtareas más pequeñas y distribuirlas de manera más uniforme entre todos los miembros del equipo. Esta práctica también se denomina suavización de recursos.
Los días de reserva también se pueden distribuir uniformemente entre todos los días laborables. Debido a que las reservas diarias permiten tiempo adicional para abordar cualquier problema inesperado o exceso de trabajo imprevisto, pueden reducir significativamente las horas extras y el estrés. El equilibrio y el flujo de recursos brindan a los equipos una jornada laboral fija y una carga de trabajo diaria dispersa, los cuales contribuyen a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
¿Cómo funcionan juntos la asignación de recursos, el equilibrio de recursos y la suavización de recursos?
Asignación de recursos, cooperación equilibrada y fluida, y gestión optimizada de recursos a través de un proceso de tres pasos.
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1. La asignación de recursos asigna a los miembros del grupo de trabajo tareas para garantizar que el trabajo se complete sin afectar a los miembros individuales del grupo de trabajo. ?
2. El equilibrio de recursos puede garantizar que la carga de trabajo no exceda el límite de recursos, de modo que nadie trabaje más allá del tiempo especificado. ?
3. La suavización de recursos puede ayudarle a utilizar suficientes buffers diarios para distribuir uniformemente la carga de trabajo. ?
Durante la etapa de planificación, la asignación de recursos puede ayudarle a comprender qué miembros del equipo son los más adecuados para asumir cada tarea específica. La asignación eficaz de recursos considerará el costo del proyecto, la disponibilidad de recursos, las habilidades requeridas y los resultados del proyecto.
Sin embargo, mientras tu proyecto está en marcha, pueden suceder cosas inesperadas, como retrasos o déficit presupuestario. Aquí es donde resulta útil el equilibrio de recursos. Puede ayudarle a evitar dichos conflictos o gestionar las limitaciones de recursos resultantes con expectativas más realistas.
Después del equilibrio de recursos, el suavizado de recursos puede ayudarle a equilibrar las cargas de trabajo altas y bajas asignadas a cada miembro del equipo. En otras palabras, ayuda a mantener sus recursos dentro de límites predefinidos. Por ejemplo, en el Proyecto A, el recurso distribuye la carga de trabajo de Sally y John sin problemas, manteniéndolos dentro de un límite predefinido de seis horas por día.
Cómo elegir estrategias de equilibrio de recursos en el mundo real
El mundo real es demasiado impredecible y es posible que los proyectos no necesariamente avancen perfectamente según lo planeado. Sin embargo, puede evitar retrasos inesperados y la ampliación del alcance del proyecto mediante la nivelación de recursos. La estrategia adecuada de equilibrio de recursos puede ayudarle a ampliar la duración del proyecto, obtener más recursos, optimizar los recursos disponibles y reducir el alcance del proyecto.
La duración del proyecto y los recursos disponibles suelen ser las dos variables más importantes en cualquier proyecto, por lo que las trazamos en la siguiente cuadrícula para mostrar cuatro escenarios diferentes. El contenido de cada fila de la tabla representa diferentes opciones de fecha límite (extendidas e iguales), y el contenido de cada columna de la tabla muestra diferentes planes de asignación de recursos. ?
Escenario 1: Añadir más recursos y ampliar el plazo.
Con más recursos y tiempo, tienes más posibilidades de entregar un proyecto de alta calidad. Pero es necesario ayudar a las partes interesadas a comprender por qué las suposiciones originales del proyecto estaban equivocadas. Vuelva a examinar su plan de asignación de recursos para acomodar de manera eficiente recursos adicionales.
Escenario 2: Agregar más recursos para cumplir el mismo plazo
Para proyectos enfocados, se pueden obtener más recursos sin extender el plazo. Utilice una estrategia de "intensidad" para incorporar nuevos miembros al equipo que se encarguen de la carga de trabajo adicional. Sin embargo, cuando los miembros superiores del equipo capacitan a nuevos empleados, los resultados de su trabajo pueden verse afectados por el tiempo de capacitación más que por los resultados obtenidos. Es por eso que solo debes asignar a los nuevos miembros tareas que requieran un trabajo adicional mínimo.
Escenario 3: Utilizar los mismos recursos y ampliar el plazo.
Pide a tus accionistas que aprueben la ampliación lo antes posible. La extensión no requiere capacitación ni gestión de nuevos miembros del equipo. El proyecto A muestra cómo el escalado puede resolver el problema de la sobrecarga de la carga de trabajo.
Escenario 4: Usar los mismos recursos para cumplir el mismo plazo
Al reducir el alcance del proyecto, puede abordar la sobrecarga de la carga de trabajo incluso sin recursos adicionales o plazos extendidos. Gran pregunta. La clave es eliminar sin piedad todas las tareas de bajo valor y limitar el alcance del proyecto a las tareas más críticas. Es posible que también necesites acelerar el proyecto realizando tantas tareas como sea posible simultáneamente, lo que significa que necesitarás que varios miembros del equipo trabajen al mismo tiempo.
Cuando las cuatro estrategias anteriores se aplican a las actividades del proyecto más críticas y que consumen más tiempo, pueden ayudarle a resolver conflictos de recursos.
Herramientas para ayudar con la gestión de recursos
Las herramientas modernas de gestión de proyectos como Jira pueden ayudarle a actualizar sus procesos de gestión de recursos. Las aplicaciones de Atlassian Marketplace, como cronogramas de actividades, cronogramas y proyectos, gestión de recursos y costos, se pueden utilizar con Jira para ayudarlo a planificar, rastrear y administrar recursos de manera más eficiente.
Si estás buscando una herramienta que te ayude a asignar recursos, considera utilizar un cronograma de actividades. Esta aplicación te ayuda a elegir a la persona adecuada para cada tarea según sus habilidades.
La aplicación también puede estimar las fechas de finalización de las tareas en función de varios factores. Puede mostrarle un calendario de la carga de trabajo de los miembros de su equipo para ayudarlo a identificar empleados con exceso de trabajo.
¿Quiere tener una visión general del progreso, la carga de trabajo y la utilización de recursos de su proyecto? ProScheduler proporciona una poderosa vista de diagrama de Gantt unificada que le permite administrar problemas de Jira en múltiples proyectos directamente desde una vista de lista tabular similar a una hoja de cálculo. Dependiendo de las limitaciones de recursos, le permite encontrar fechas ideales de inicio y finalización del proyecto en minutos.
Si necesita soporte en diferentes etapas del proceso de gestión de recursos del proyecto, pruebe la aplicación Gestión de proyectos, recursos y costos. Tiene un algoritmo inteligente que tiene en cuenta las habilidades técnicas y sociales de todos tus empleados, ayudándote a encontrar los mejores recursos para un proyecto específico con solo un clic.
Existen más de 40 aplicaciones de este tipo en el mercado de Atlassian que pueden ayudarle a optimizar sus procesos de gestión de recursos.
La gestión de recursos basada en software puede ayudar a que su empresa crezca.
Un estudio de McKinsey encontró que los gerentes de proyectos y las empresas que aplican tecnología de toma de decisiones de software a la planificación de recursos tienen más probabilidades de superar a sus competidores36.
¿Integrar Zira con cronogramas de actividades, listas y proyectos, gestión de costos? Combinado con la aplicación Atlassian Marketplace, puede ayudarle a tomar decisiones de planificación de recursos más informadas.
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