Si no puedes gestionar el tiempo, no puedes gestionar nada. Entonces, ¿cómo gestionas tu tiempo de gestión de proyectos? ¡Echemos un vistazo al artículo a continuación!
1. Introducción a la gestión de proyectos y la gestión del tiempo
"Completar el proyecto a tiempo y con alta calidad" es probablemente lo que todo director de proyecto más desea hacer. Sin embargo, a menudo se producen retrasos en la construcción. Su trabajo principal incluye definir las actividades del proyecto, tareas, secuenciación de actividades, estimar razonablemente la duración de cada actividad, formular un cronograma completo del proyecto, compartir recursos, monitorear el progreso del proyecto, etc.
Antes de comenzar la gestión del tiempo, se debe completar la parte de gestión del alcance de la gestión del proyecto. Si omite este trabajo preliminar solo para ahorrar tiempo, el trabajo posterior inevitablemente tomará desvíos y perderá tiempo. Al comienzo de un proyecto, debe haber objetivos claros del proyecto, un documento de definición del alcance de los entregables y una estructura de desglose del trabajo (WBS) para el proyecto. Debido a que algunas tareas son obvias y necesarias para el proyecto, y otras están ocultas, es necesario enumerar las tareas completas necesarias para completar el proyecto en función de la experiencia, y también debe haber un proceso de aprobación de expertos basado en esto Solo de esta manera. ¿Podemos desarrollar un plan de tiempo viable para el proyecto y llevar a cabo una gestión del tiempo razonable?
Refuerza el concepto de la primera vez
Hacer cualquier cosa requiere tiempo, y el tiempo es el recurso más escaso. Por tanto, debemos reforzar el concepto de completar las tareas lo antes posible. El concepto de "primera vez" debe incluir al menos tres significados: primero, cumplir estrictamente el cronograma y completar la tarea en el "punto de partida" dentro del período de tiempo especificado; segundo, aprovechar al máximo el tiempo y no ocuparlo ni desperdiciarlo; tiempo; en tercer lugar, es utilizar el tiempo de forma eficaz y mejorar la eficiencia del trabajo. El concepto de tiempo es una cuestión de conciencia y un aspecto de responsabilidad laboral. No es tan estandarizado y formal como fichar, pero es más útil que fichar, porque el concepto de tiempo es intrínseco y fundamental para los empleados, y fichar es sólo un medio externo. Por lo tanto, el director del proyecto debe aprovechar todas las oportunidades y ocasiones disponibles y adoptar diversos medios y métodos para fortalecer el concepto de "primera vez" de los miembros del equipo del proyecto, mejorar el sentido de responsabilidad y urgencia de todo el equipo y de todos, y lograr la meta en la primera vez. Sobre esta base, mediante formación, autoestudio, práctica, intercambios de trabajo, etc., mejoraremos el nivel profesional de los miembros del equipo del proyecto y la capacidad de coordinación general del equipo, lograremos la "aceleración general" del proyecto y mejoraremos la Competitividad de todo el equipo.
Crea un registro de tiempo
Crea un "registro de tiempo" para registrar de forma completa y precisa cómo empleas tu tiempo. Este no es sólo el comienzo de la gestión del tiempo, sino también una preparación importante en la gestión del tiempo. Los directores de proyecto no sólo deben hacerlo ellos mismos, sino también instar a los miembros del equipo a que adopten buenos hábitos. Respecto a este problema, no podemos juzgar lo que hemos hecho a través de la memoria, porque "imaginación" y "realidad" suelen ser muy diferentes, a veces incluso completamente diferentes [4]. En términos generales, puede elegir una herramienta de gestión del tiempo que se adapte a sus características personales según sea necesario, o puede registrar manualmente el uso del tiempo cada media hora y analizar los registros cada dos semanas o un mes. De esta manera, descubrirá su uso irrazonable del tiempo y encontrará formas de mejorar su gestión. Se debe prestar atención a tres puntos al registrar: primero, el intervalo de tiempo no debe ser demasiado corto para evitar efectos negativos; segundo, no completar después de un período de tiempo (como un día) para evitar que los resultados de la grabación sean engañosos; En tercer lugar, lleve un "registro de tiempo". No puedes pescar durante tres días y secar tus redes durante dos días.
2. Fase de Gestión de Proyectos y Gestión del Tiempo
Definición de Actividad
Descomponer el trabajo del proyecto en paquetes de trabajo más pequeños y manejables también se denomina actividades o tareas. Estas pequeñas actividades deben ser tareas detalladas que aseguren la entrega del producto. Durante la implementación del proyecto, todas las actividades deben enumerarse en una lista de actividades clara para que cada miembro del equipo del proyecto pueda saber cuánto trabajo debe realizarse. La lista de actividades debe tener la forma de un documento para facilitar el uso y la gestión de otros procesos del proyecto. Por supuesto, a medida que la descomposición de la actividad del proyecto se vuelve más profunda y detallada, es posible que sea necesario modificar la estructura de desglose del trabajo (EDT), lo que también afectará otras partes del proyecto.
Por ejemplo, en la estimación de costos, el costo puede aumentar después de considerar las actividades con más detalle, por lo que después de completar la definición de la actividad, actualice el contenido de la estructura de desglose del trabajo del proyecto.
Secuenciación de actividades
Con base en la descripción del producto y la lista de actividades, es necesario conocer las dependencias entre las actividades del proyecto, así como las dependencias y órdenes de trabajo en áreas especiales. Aquí no solo debemos considerar el orden especial y las relaciones lógicas de prioridad que el equipo desea, sino también considerar las diversas dependencias entre interno y externo, externo y externo, así como algunos trabajos relacionados que se deben realizar para completar el proyecto, como el software en el entorno de hardware final.
Establecer hitos del proyecto es una parte importante de la secuenciación. Los hitos son eventos clave y tiempos objetivo clave en el proyecto, y también son factores importantes para el éxito del proyecto. Los hitos son una parte integral de una serie de actividades para garantizar el cumplimiento de los requisitos del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo, tareas clave como la confirmación final de los requisitos y la entrega del producto pueden considerarse hitos del proyecto.
Los diagramas de prioridad, diagramas de flechas, diagramas de condición y plantillas de red se utilizan generalmente para definir las relaciones entre las actividades del proyecto y, en última instancia, forman un conjunto de diagramas de red del proyecto. Entre ellos, el método más utilizado es el método del diagrama de prioridad, también conocido como método del diagrama de red de código único.
Estimaciones de la duración de las actividades
Las estimaciones de la duración del proyecto son planes que enumeran las duraciones requeridas de las actividades del proyecto según el alcance del proyecto y el estado de los recursos. El período de construcción estimado debe ser realista, efectivo y garantizar la calidad. Por lo tanto, al estimar el período de construcción, se debe considerar plenamente el impacto de la lista de actividades, los requisitos razonables de recursos, los factores de capacidad del personal y los factores ambientales en la duración del proyecto. La estimación del período de construcción de cada actividad debe considerar completamente el impacto de los factores de riesgo en el período de construcción. Una vez completada la estimación de la duración del proyecto, se pueden obtener y documentar datos cuantificados de la estimación de la duración, y se puede mejorar y actualizar la lista de actividades.
De manera general, el plazo de construcción se puede estimar mediante los siguientes métodos:
1) Formulario de revisión pericial. Análisis y evaluación por personal experimentado y competente.
2) Estimación por simulación. Utilice actividades pasadas similares como base para estimar la duración de actividades futuras y calcule la duración estimada.
3) Periodo cuantitativo de construcción de cimentaciones. Cuando un producto se puede calcular utilizando estándares cuantitativos, la unidad de medida sirve como base para la estimación general.
4) Tiempo de retención. Reservar un cierto porcentaje de tiempo durante el período de construcción como tiempo redundante para hacer frente a los riesgos del proyecto. A medida que avanza el proyecto, el exceso de tiempo se puede reducir gradualmente.
Programación
El cronograma del proyecto consiste en definir claramente las fechas de inicio y finalización de las actividades del proyecto. Este es un proceso de confirmación repetida. El cronograma debe determinarse con base en el diagrama de red del proyecto, la duración esperada de la actividad, los requisitos de recursos, el disfrute de los recursos, el calendario de trabajo para la implementación del proyecto, las limitaciones del cronograma, los tiempos más tempranos y más tardíos, el plan de gestión de riesgos y las características de la actividad.
Las restricciones de progreso consideran cómo definir la relación de progreso entre actividades en función de la secuencia de actividades. Generalmente hay dos formas: una es la forma de fecha mejorada, que limita el progreso de una actividad a través de la relación entre actividades, como una actividad no antes del inicio de una actividad o no después del final de una actividad; es la clave En forma de evento o hito importante, el evento definido como hito es el determinante del cronograma requerido y se desarrolla el plan de tiempo correspondiente.
Al formular el cronograma del proyecto, primero calcule la hora de inicio y finalización más temprana y la fecha de inicio y finalización más tardía de cada actividad mediante análisis matemático para obtener el diagrama de red del cronograma y luego compárelo mediante factores de recursos. tiempo de actividad y factores de redundancia. El tiempo de actividad se ajusta para formar en última instancia el mejor cronograma de actividad.
El método de la ruta crítica es un método de gestión del tiempo muy práctico. Su principio de funcionamiento es: calcular la duración de cada unidad de tarea mínima, definir las fechas de inicio y finalización más tempranas y las fechas de inicio y finalización más tardías, formar un diagrama lógico de red secuencial basado en la relación de actividades y descubrir el camino más largo necesario. , es decir, el camino crítico.
La compresión del tiempo se refiere a optimizar la ruta crítica y ajustar todo el plan en función de factores de costo, factores de recursos, factores de tiempo de trabajo y factores de progreso factibles de las actividades hasta que el tiempo dedicado a la ruta crítica ya no se pueda comprimir. Obtenga el mejor horario.
Control de Procesos
El control de progreso consiste principalmente en supervisar la implementación del progreso y descubrir y corregir oportunamente desviaciones y errores. En control, se deben considerar los factores que afectan los cambios en el cronograma del proyecto, los factores que afectan los cambios en el cronograma en otras partes del proyecto y las medidas prácticas que deben tomarse cuando el cronograma cambia. Esto se ha discutido en números anteriores y no se repetirá aquí.
Uso ingenioso de herramientas
Actualmente el software de gestión de proyectos se utiliza ampliamente en la gestión de proyectos, especialmente su método de expresión clara, que hace que la gestión del tiempo del proyecto sea más conveniente, flexible y eficiente. Ingrese la lista de actividades, la duración esperada de la actividad, las relaciones lógicas entre actividades, los recursos humanos y los costos involucrados en la actividad en el software de gestión. El software de gestión de proyectos puede realizar automáticamente cálculos matemáticos, equilibrar la asignación de recursos y los cálculos de costos, resolver rápidamente problemas entre cronogramas e imprimir y mostrar planes de progreso. El software de gestión de proyectos no solo tiene la función de formular cronogramas de proyectos, sino que también tiene la poderosa capacidad de registrar la ejecución del proyecto, realizar un seguimiento de los planes del proyecto y registrar el estado de finalización real, y puede proporcionar análisis de impacto reales y potenciales de manera oportuna.
El libro "El gerente efectivo" de Peter Drucker, el fundador de la administración moderna, menciona que la base de un gerente efectivo es: registrar el tiempo y organizarlo de manera unificada; Por lo tanto, para mejorar el tiempo del cronograma del proyecto, el primer paso es registrar la situación real del consumo de tiempo del proyecto.
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