1. Problemas en la gestión de archivos en colegios y universidades.
1. El sistema de gestión de archivos docentes no es perfecto. En los últimos años, con la promulgación de una serie de leyes y reglamentos de archivos como la Ley de Archivos y las Medidas para la Gestión de Archivos en Colegios y Universidades, se ha logrado un gran avance en la construcción de leyes y reglamentos de archivos en colegios y universidades. . Sin embargo, a juzgar por el estado actual de la gestión de archivos en colegios y universidades, todavía existen algunos problemas en el sistema de gestión. Las manifestaciones específicas son: (1) Los documentos docentes, los archivos y la gestión de archivos son independientes entre sí y carecen de una supervisión eficaz. , orientación y coordinación, lo que resulta en una desconexión entre la formación de documentos y el archivo, lo que lleva a una gestión de archivos caótica; faltan algunos registros de archivos de enseñanza de la unidad, pero los líderes escolares no tienen registros de clase, pero allí; no existen actas de reuniones estandarizadas; la oficina de enseñanza e investigación tiene un plan de formación para profesores jóvenes, pero no puede ofrecer una formación decente Planificar y resumir. (2) Los registros de los departamentos funcionales relevantes son inconsistentes. Hay inconsistencias en los registros tales como evaluación de asistencia de los estudiantes, violaciones disciplinarias de los estudiantes, participación de los estudiantes en clases de fiesta y actividades de práctica social, y cambios en el estado de los estudiantes. (3) Desde la perspectiva del establecimiento de archivos, algunas universidades no han establecido un sistema de archivo departamental estandarizado y no han designado personal dedicado para ser responsable de la recopilación y el archivo de materiales documentales. Cada año, cuando se archiva y archiva el caso, contratarán temporalmente personal para realizar ataques sorpresa. (4) Desde la perspectiva del almacenamiento de documentos, existe el problema del almacenamiento laxo. Algunas personas buscan documentos cuando los necesitan; los préstamos nunca se registran para su circulación; algunos préstamos a largo plazo no se reembolsan, lo que provoca la pérdida de documentos importantes.
2. La calidad del personal docente en gestión de archivos no es alta. En la actualidad, la calidad de los archiveros en las universidades, especialmente los de diversos departamentos, es generalmente baja, lo que se refleja en los siguientes aspectos: en primer lugar, la mayoría de los archiveros no han recibido capacitación, carecen de conocimientos sistemáticos sobre la gestión de archivos y carecen de la aplicación de las herramientas de archivo. los documentos y el valor de los archivos. Tener la capacidad de identificar hace que la recopilación y la disposición de los materiales de archivo sean muy arbitrarias; en segundo lugar, el trabajo de archivo de algunos departamentos lo realizan los profesores del departamento y no hay un archivero dedicado. Por un lado, estos trabajadores a tiempo parcial suelen estar ocupados con trabajos regulares como la enseñanza, la investigación científica, el personal y el trabajo de oficina, y no tienen tiempo ni energía extra para sentarse y aprender conocimientos profesionales sobre archivos; Por otro lado, no tienen la oportunidad de recibir formación especializada en el negocio de la gestión de archivos y no pueden lograr una gestión optimizada de los archivos.
3. Desarrollo insuficiente de la información archivística y baja eficiencia de la gestión de archivos. En la actualidad, muchas universidades tienen el problema de un desarrollo insuficiente de la informatización. La gestión de expedientes docentes entre varios departamentos está cerrada entre sí y no pueden aprender ni comunicarse entre sí. Aunque los colegios y universidades han aumentado sus esfuerzos en la reforma de la gestión, en general, los problemas siguen siendo importantes. Muchas unidades tienden a prestar atención sólo a los insumos de instalaciones, equipos y tecnología, pero no a su eficiencia. El siglo XXI es una era de creación de redes e informatización, lo que plantea nuevos desafíos a la gestión de nuestros archivos. Ahora bien, aunque las redes informáticas se han utilizado ampliamente, la gestión de archivos aún no se ha conectado ni informatizado, lo que da lugar a una baja eficiencia de la gestión de archivos.
En segundo lugar, medidas para fortalecer la gestión de archivos en colegios y universidades
1. Combinar la gestión tradicional con la gestión y prestar más atención a la gestión moderna. La gestión moderna mencionada aquí es la gestión informatizada de archivos en la nueva situación. Por un lado, la conservación y la apertura de archivos valiosos a largo plazo deben gestionarse mediante ordenadores y software de soporte. Por otro lado, es necesario utilizar computadoras para clasificar documentos o materiales producidos por varios departamentos de las universidades para formar archivos electrónicos.
Es necesario formar normas y estándares unificados y fortalecer la gestión de la información de los archivos, especialmente los archivos electrónicos. En el proceso de gestión de archivos electrónicos, se debe tener en cuenta el impacto de los factores de calidad de los medios y los factores humanos en la información de archivo, y se deben tomar medidas efectivas para preservarla. Si la calidad es buena, guarde una copia adicional; realice inspecciones aleatorias, censos y pruebas para fortalecer la prevención de virus; transcriba, copie o migre información oportunamente; utilice tecnología de protección de regeneración para fortalecer el sistema de formulación y gestión del trabajo de documentos electrónicos; ; mejorar el nivel de operaciones de la tripulación, los procedimientos operativos estándar, etc. y evitar la pérdida de mensajes de correo electrónico.
2. Combinar gestión con servicio y prestar más atención al servicio. En la era del conocimiento, se debe fortalecer la función de servicio de los archivos universitarios. Con el rápido desarrollo de la tecnología de la información y el surgimiento de los asuntos gubernamentales en línea y la administración remota, cada vez más archivos servirán directamente al desarrollo de las escuelas. La exactitud, riqueza y calidad de la información relacionada con la escuela también están estrechamente relacionadas con el nivel de gestión de archivos. Por lo tanto, los archiveros deberían aprovechar plenamente el papel de "utilizar" los archivos y al mismo tiempo "gestionarlos" bien. Bajo la premisa de garantizar la autenticidad y la confiabilidad, la información valiosa y divulgable relacionada con la escuela se hará pública después de cierto procesamiento para mejorar la apertura del trabajo escolar, mejorar el nivel de servicio de los archivos, cambiar la adquisición pasiva a la adquisición activa y mejorar el valor de los archivos para hacer que desempeñe un papel más importante. Se puede decir que en las escuelas de negocios, utilizar mejor la función de servicio de los archivos es aprovechar plenamente su papel de recursos, credenciales, publicidad y educación. Además, es necesario reforzar la evaluación de la eficacia de la gestión de archivos como forma básica de comprobar la eficacia y eficiencia de la gestión de archivos. A través de la evaluación formal e informal, la evaluación interna y externa, la evaluación previa y posterior, la evaluación cuantitativa y no cuantitativa, podemos lograr el propósito de asignar recursos de manera efectiva y mejorar los niveles de servicio.
3. Combinar el aprendizaje empresarial con la innovación empresarial y prestar más atención a la innovación empresarial. La innovación en la gestión de archivos en colegios y universidades es particularmente importante en la nueva era. Los archiveros deben dominar sistemáticamente la ciencia de los archivos, la gestión y otros conocimientos relacionados, al tiempo que fortalecen el estudio y la aplicación del conocimiento informático, especialmente cómo utilizar las plataformas de red para mejorar las funciones del servicio y ampliar los métodos de publicidad, y esforzarse por convertirse en procesadores de datos integrados e ingenieros electrónicos y oficiales de personal. , especialistas en marketing, programadores informáticos, planificadores estratégicos, archiveros, empleados de datos y expertos en inteligencia son talentos compuestos en la gestión de archivos. En los negocios, para combinar orgánicamente herencia e innovación, debemos adherirnos a las buenas tradiciones y prácticas que hemos desarrollado a lo largo de los años. Al mismo tiempo, frente a los nuevos cambios y situaciones, debemos continuar explorando, creando nuevas experiencias prácticas y haciendo nuevas generalizaciones teóricas, para que las ideas de trabajo, las estrategias de trabajo y los métodos de trabajo de la industria de los archivos puedan evolucionar con los tiempos y la práctica. Se puede decir que Internet ha abierto un nuevo mundo laboral para los archiveros y también ha brindado muchas oportunidades de innovación. Es necesario resumir nuevas experiencias y buenos métodos en el proceso de gestión de archivos, aprender a utilizar las redes informáticas para realizar investigaciones sobre el trabajo archivístico y mejorar los niveles de negocio.