Los archivos docentes en colegios y universidades se refieren principalmente a textos, imágenes y materiales audiovisuales con valor de preservación formados en las actividades de gestión docente y práctica docente de los colegios. y universidades. Es uno de los estándares importantes para medir el nivel de gestión docente y la calidad de la enseñanza de una universidad. Para lograr el objetivo de un desarrollo fluido de diversas actividades docentes en colegios y universidades, la colección de archivos docentes se ha convertido en una de las tareas importantes del personal de gestión de archivos en colegios y universidades.
1. Problemas en la recopilación de archivos docentes en colegios y universidades.
1. Falta de comprensión de la recopilación y gestión de archivos docentes. En la actualidad, algunos líderes y departamentos universitarios tienen una comprensión limitada del trabajo de archivos y creen que este trabajo no es más que gestionar archivos, recopilar y organizar documentos y examinarlos cuando sea necesario. Debido a este entendimiento, no hay mucha gente trabajando en la gestión de archivos. Ante una gran cantidad de archivos de diversas categorías, es probable que varios miembros del personal se sientan abrumados, lo que afecta la recopilación y disposición de los archivos.
2. Es necesario seguir mejorando la calidad profesional del personal docente de gestión de archivos. Algunos problemas son bastante importantes ahora y se manifiestan principalmente en lo siguiente: por un lado, un gran número de personal de gestión de archivos universitarios carece de conocimientos profesionales relevantes, algunos ni siquiera tienen experiencia laboral en este campo y no son conscientes de la importancia de los archivos. gestión. Por otro lado, algunos archiveros carecen del debido sentido de responsabilidad en el proceso de recopilación de documentos y materiales a nivel de base. La división del trabajo no es clara y no pueden actualizar los archivos de manera oportuna. Los archivos de primera mano recopilados son imperfectos. , lo que hace que los problemas se acumulen y cree problemas para las generaciones futuras. Encontrar y ahorrar es un inconveniente.
3. Problemas en la transferencia de gestión de archivos docentes. En el trabajo de los colegios y universidades, algunos gerentes ocupan múltiples puestos, sin una división clara del trabajo, y tienen frecuentes transferencias de trabajo. Esta situación es un problema que no se puede ignorar para la gestión de archivos de colecciones. Esto sucede a menudo. Muchos archiveros son transferidos de un departamento a otro y los archivos recién recopilados aún no se han organizado ni estandarizado. Debido a transferencias de trabajos, los archivos básicos quedaron en espera y hubo que empezar de nuevo. Debido a esto, muchos archivos no se sabe si son útiles o no. Están amontonados en montañas, desorganizados, sin una recopilación y gestión oportuna, sistemática y científica, y son muy imperfectos.
4. No existe un mecanismo sistemático y científico para la recopilación y gestión de archivos docentes en colegios y universidades.
(1) La tasa de utilización de archivos didácticos en colegios y universidades es baja. Debido a la gestión no sistemática de archivos en colegios y universidades, algunos archivos valiosos quedarán desconocidos y no podrán recopilarse de manera oportuna y precisa. Recopilar archivos nuevamente cuando es necesario requiere mucho tiempo y es laborioso, y también existe la posibilidad de que los archivos originales de primera mano se pierdan y nunca más se vuelvan a encontrar.
(2) Las medidas para preservar los archivos docentes en colegios y universidades son imperfectas. La recopilación de archivos de enseñanza es particularmente importante en la gestión de archivos, como transiciones de semestres de estudiantes, actualizaciones de desempeño de estudiantes, violaciones de estudiantes y revisión de títulos de posgrado. La recopilación y conservación de documentos originales es muy importante porque estos documentos tradicionales en papel son un retrato fiel de los años universitarios de una persona. Si no se recopila y guarda a tiempo, será una gran pérdida y traerá peligros ocultos para la graduación de los futuros estudiantes e incluso para sus vidas.
(3) Los archivos de enseñanza universitaria se compilan y actualizan periódicamente. La gestión de archivos es una tarea compleja y de largo plazo. Debido a que los archivos guardados no se organizan ni actualizan de manera oportuna, los archivos de gestión docente de muchas universidades solo se almacenan y mantienen sin reglas, lo que causa problemas en búsquedas futuras, una pérdida de tiempo de trabajo y reduce la eficiencia del trabajo.
(4) El entorno de gestión de archivos de las universidades tiene ciertas limitaciones. Por ejemplo, hay 10 millones de documentos, como trabajos de estudiantes, informes experimentales y diseños de cursos, en stock. Debido a requisitos como evaluación, verificación profesional y nueva evaluación profesional, deben guardarse durante 5 años antes de poder procesarse. La enorme cantidad ejerce cierta presión sobre el almacenamiento. No hay salas de archivos especiales en los colegios y universidades, y las aulas antiguas a menudo se renuevan. El ambiente es pobre, el área es pequeña, el equipo y las instalaciones no están completos y los archivos solo se pueden apilar. Parecen colecciones, pero no existe una conservación y manejo estandarizados. Es fácil provocar humedad, moho. e infestación de insectos, lo que traerá grandes inconvenientes para futuras búsquedas y usos.
(5) Los métodos de gestión de archivos de enseñanza en colegios y universidades están algo atrasados, carecen de la conciencia del uso de alta tecnología para la gestión, carecen de contacto horizontal y comunicación entre departamentos, departamentos y escuelas, y no mantienen El ritmo también facilita la pérdida y el daño de archivos.
2. Métodos y medidas para mejorar y fortalecer la recopilación de archivos docentes en colegios y universidades.
1. Incrementar razonablemente el número de personal de gestión de archivos docentes. En los últimos años, con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología en nuestro país, la demanda de información de la gente está aumentando y también está aumentando la presión sobre la gestión de archivos universitarios. Un aumento razonable del número de personal de gestión de archivos garantizará que el personal de gestión de archivos no se desconecte debido a transferencias de trabajo y otras razones, de modo que la gestión de los archivos docentes universitarios continúe desarrollándose, lo que será de gran beneficio para la docencia y la gestión universitaria. .
2. Mejorar la calidad profesional del personal docente de gestión de archivos. La gestión de archivos universitarios requiere un fuerte sentido de responsabilidad y paciencia. En vista de esto, los colegios y universidades deben capacitar periódicamente al personal de gestión de archivos en métodos de gestión y conocimientos de gestión profesional, fortalecer el cultivo personal y lograr una gestión de archivos de alto nivel. Al mismo tiempo, los líderes de unidad y el personal de gestión de archivos deben darse cuenta de la importancia y necesidad de la gestión de archivos y prestar atención al valor de los archivos para fortalecer aún más la colección y gestión de archivos.
3. Establecer y mejorar las normas y reglamentos para la gestión de archivos docentes. En las condiciones actuales, es necesario formular normas y reglamentos para la gestión de archivos docentes en colegios y universidades de acuerdo con. la Ley de Archivos y el Reglamento de Gestión de Archivos. "No hay reglas, ni reglas, ni reglas". Los colegios y universidades deben implementar reglas, regulaciones y responsabilidades laborales relevantes para la enseñanza de la gestión de archivos, y exigir que el personal correspondiente las respete y las implemente. Preste atención a la recogida, clasificación, resumen, encuadernación, clasificación, numeración y archivo periódicos de los expedientes. Los líderes de unidad deben verificar periódicamente la clasificación y actualización de los archivos para estar al tanto de ellos, asegurarse de que los archivos didácticos recopilados sean completos, precisos y auténticos, y hacer un buen trabajo para mantener los archivos recopilados seguros y confidenciales. De esta forma se creará un buen ambiente para la futura gestión de expedientes docentes.
4. Para crear un espacio de gestión de archivos de enseñanza estandarizado y crear un buen entorno de almacenamiento, es mejor no realizar trabajos de gestión de archivos. Sólo si los archivos se recopilan y conservan adecuadamente podrán utilizarse plenamente en trabajos futuros. En base a esto, es sumamente necesario establecer un sitio de archivos completo. Se deben realizar una serie de requisitos profesionales como recolección, ordenación, encuadernación, clasificación, catalogación, estantería y almacenamiento de archivos en estricto cumplimiento de los procedimientos.
5. Aprovechar al máximo las ventajas de las universidades y utilizar los archivos para la gestión científica y de la información. Para varios archivos de enseñanza, se deben adoptar conceptos avanzados para una gestión unificada. Porque una vez que la gestión de archivos se quede atrás, afectará el desarrollo de la enseñanza. Por lo tanto, los colegios y universidades deben aprovechar al máximo sus ventajas y utilizar medios de alta tecnología, como archivos electrónicos, para gestionar los archivos de enseñanza. Esto puede evitar daños y pérdidas de enseñanza. archivos y facilitar la clasificación y actualización de los archivos docentes. Se recomienda combinar archivos de enseñanza en papel con archivos electrónicos modernos para aprender de los puntos fuertes de cada uno y aprovechar al máximo los archivos de enseñanza universitaria.
Tercero, conclusión
En resumen, mejorar el nivel de enseñanza de la gestión de archivos en colegios y universidades requiere los esfuerzos conjuntos de los administradores de archivos y los líderes de unidad. Los líderes relevantes deben prestar atención a la gestión de archivos, cambiar el antiguo concepto, considerar los archivos como la "base de datos de información" de la unidad y comprender plenamente que sólo la recopilación de los archivos didácticos más originales es el material de referencia más poderoso para el desarrollo futuro de la colegios y universidades. Al mismo tiempo, los archiveros universitarios deben hacer bien su trabajo, fortalecer continuamente sus capacidades profesionales, mejorar las cualidades personales, abordar los asuntos relacionados con los archivos con una actitud seria y responsable y explorar activamente el modelo de gestión de los archivos docentes en la colección de enseñanza universitaria. archivos en el futuro para promover un desarrollo saludable para este trabajo.
Materiales de referencia:
[1] Le Lizhen. Sobre la situación actual y contramedidas de la gestión de archivos en las instituciones públicas [J El viento de la ciencia y la tecnología, 2008(24).
[2]Cheng Qiaoling. Un breve análisis de los problemas y contramedidas en la gestión de archivos de las instituciones públicas [J Science and Technology Innovation Herald, 2011(2).
[3]Wang Dongmei. Sobre la situación actual y contramedidas de la gestión de archivos en las instituciones públicas [J] Visión Ciencia y Tecnología, 2014(3).
[4]Su Hong. Problemas y contramedidas en la construcción de informatización de la gestión de archivos en instituciones públicas [J] Observación teórica, 2014(6).
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