2. El papel de los archivos tiene dos aspectos: uno es el papel de comprobante; el otro es la función de referencia.
Para una unidad o individuo específico, el papel de los archivos se refleja en los siguientes aspectos: Los archivos son un reflejo fiel y completo de la historia de una unidad o individuo. Los archivos son una herramienta importante para que unidades o individuos protejan sus propios derechos e intereses. Los archivos son la base para una gestión estandarizada de la unidad. Los archivos son un medio importante para que acumulemos y difundamos conocimientos. Los archivos son materiales importantes para la construcción de una cultura unitaria, especialmente para que las empresas establezcan una cultura corporativa. Los archivos son la herramienta más poderosa para que una unidad o un individuo establezca crédito, establezca y utilice un sistema de crédito en actividades, producción y operaciones sociales, y logre el desarrollo. Los archivos también son un medio importante para que nuestro país y nuestra cultura nacional establezcan la memoria histórica y hereden la civilización. Son materiales importantes para que "esta generación pueda conocer el pasado y las generaciones futuras puedan conocer el presente".