WBS tiene cuatro propósitos principales: WBS es una herramienta de planificación y diseño para describir ideas. Ayuda a los directores de proyectos y a los equipos de proyectos a identificar y gestionar eficazmente el trabajo del proyecto.
N WBS es una herramienta de diseño estructural que muestra claramente las interrelaciones entre proyectos.
N La WBS es una herramienta de planificación que presenta una imagen completa del proyecto y detalla todo el trabajo que se debe realizar para completar el proyecto.
N WBS define eventos de hitos que informan la finalización del proyecto a la alta dirección y a los clientes como una herramienta de informes para el estado del proyecto.
La WBS es un conjunto de elementos del proyecto orientados a los entregables del proyecto. Define y organiza el alcance general del trabajo del proyecto. El trabajo no incluido en la WBS no pertenece al alcance del proyecto. Cada paso hacia abajo en la WBS representa una definición y descripción más detallada del trabajo del proyecto. La razón por la que los entregables del proyecto deben descomponerse aún más en una EDT durante el proceso de definición del alcance del proyecto es que una mejor descomposición del trabajo puede: Evitar que falten entregables del proyecto.
nAyude a los gerentes de proyectos a centrarse en los objetivos del proyecto y aclarar las responsabilidades.
Cree entregables visuales del proyecto para estimar el esfuerzo y asignar el trabajo.
n Ayuda a mejorar la precisión de las estimaciones de tiempo, costos y recursos.
nAyude a formar el equipo del proyecto y obtenga el compromiso del personal del proyecto.
Definir líneas base para la medición del desempeño y control de proyectos.
Ayudar en la comunicación y aclarar las responsabilidades laborales.
Establecer un marco para otros planes de proyecto.
Ayuda a analizar los riesgos iniciales del proyecto.
El entregable del proyecto de nivel más bajo de WBS se llama WorkPackage, que tiene las siguientes características: nLos paquetes de trabajo se pueden asignar a otro gerente de proyecto para su planificación y ejecución.
nLos paquetes de trabajo se pueden descomponer aún más en la WBS del subproyecto. nAl desarrollar el cronograma de un proyecto, los paquetes de trabajo se pueden dividir en actividades.
nUn paquete de trabajo solo puede ser manejado por un departamento o contratista. Cuando se utiliza para subcontratar fuera de la organización, se denomina paquete de compromiso.
nLa definición de paquetes de trabajo debe tener en cuenta la regla de las 80 horas o la regla de las dos semanas, es decir, el tiempo de finalización de cualquier paquete de trabajo no debe exceder las 80 horas. Al final de cada 80 horas o menos, informe únicamente si el paquete de trabajo está completo. Mediante este método de inspección periódica se pueden controlar los cambios en el proyecto.
1. Método de creación de la EDT La creación de la EDT se refiere a dividir un proyecto complejo en una serie de tareas del proyecto claramente definidas y servir como documento guía para las actividades de planificación posteriores. Hay varias formas de crear una EDT:
nGuía de uso. Algunas organizaciones, como el Departamento de Defensa de EE. UU. (DOD), brindan orientación para crear WBS, como MIL-STD. Analogías del proyecto. EDT. Un enfoque de arriba hacia abajo para crear nuevos proyectos basado en la estructura de desglose del trabajo de proyectos similares. Comience con los objetivos del proyecto y desglose el trabajo del proyecto paso a paso hasta que los participantes estén satisfechos de que el trabajo del proyecto se ha definido completamente. Este enfoque permite definir el trabajo del proyecto con el nivel apropiado de detalle y estimar con mayor precisión la duración, los costos y los requisitos de recursos del proyecto.
Enfoque de abajo hacia arriba. Comenzando con las tareas detalladas, las tareas del proyecto identificadas y aprobadas se clasifican jerárquicamente en niveles superiores hasta que se logran los objetivos del proyecto. El principal riesgo de este enfoque es que no todas las tareas puedan identificarse completamente o que las tareas identificadas puedan ser demasiado toscas o triviales.
2. Requisitos básicos para crear una WBS Se deben cumplir los siguientes requisitos básicos al crear una WBS: n tareas deben estar en una ubicación en la WBS y solo deben aparecer en una ubicación en la WBS.
n El contenido de una tarea en WBS es la suma de todos los elementos de WBS que contiene.
nUn proyecto WBS sólo puede ser responsable de una persona. Incluso si puede haber muchas personas trabajando en él, sólo una persona puede ser responsable y los demás sólo pueden ser participantes.
N WBS debe ser coherente con el método de implementación en el trabajo real.
Los miembros del equipo del proyecto deben participar activamente en la creación de la EDT para garantizar su coherencia.
nCada proyecto WBS debe documentarse para garantizar una comprensión precisa del alcance del trabajo incluido y excluido.
N WBS no solo debe estandarizar el contenido del trabajo de los proyectos de mantenimiento normal según el alcance, sino también adaptarse a los cambios inevitables.
3. Representación de WBS WBS se puede representar mediante un diagrama de estructura jerárquica en forma de árbol o una tabla con líneas sangradas.
En aplicaciones prácticas, el formulario WBS se utiliza ampliamente, especialmente en software de gestión de proyectos.
4. Métodos de descomposición de la WBS Hay muchas formas de descomponer la WBS, entre ellas: Según la estructura física del producto.
nSegún la función del producto o proyecto.
nDescomponer según el proceso de implementación.
nBasado en la distribución geográfica del proyecto.
Descomponer según los objetivos del proyecto.
nDesglosado por departamento.
nSegmentado por función.