Sistema de gestión de archivos electrónicos Modelo 1: Exploración del establecimiento de un sistema de gestión de archivos de información electrónica [Resumen] El desarrollo de la tecnología informática ha hecho posible que los archivos ya no se pierdan. El uso de información electrónica para administrar archivos y documentos se ha convertido en algo cotidiano para diversas industrias y empresas. El establecimiento de archivos de información marca la finalización de la automatización de oficinas. Sin embargo, también existen ciertas fallas y riesgos en el uso de plataformas electrónicas para administrar archivos. Vale la pena explorar cómo mejorar el establecimiento de un sistema de gestión de archivos de información electrónica y tomar algunas medidas preventivas contra las deficiencias de la gestión de información electrónica.
[Palabras clave] Información electrónica; gestión de archivos
Número de clasificación de biblioteca china: TU855 Código de identificación del documento: A Número de documento: 1009-914x(2015)17-0175-01.
1. Estándares digitales para archivos de información electrónica
Los estándares significan que al usar información, debe seguir las reglas para el uso de información electrónica, comprender la fuente de la información y no leer ni leer. utilizar la información. Supera las especificaciones de gestión. Cumplir estrictamente con las disposiciones pertinentes de las "Especificaciones para el uso de recursos de información de archivos electrónicos", con el objetivo de mejorar la conveniencia de todo el sistema de gestión de información de archivos electrónicos, facilitar la recopilación, integración, almacenamiento, transmisión, utilización y gestión del sistema unificado de Archiva información y facilita la retroalimentación y la recuperación. En todo el sistema de gestión, la precisión, la autenticidad y la inmediatez son las claves a comprender. La precisión y la autenticidad garantizan la autenticidad y confiabilidad de la información de archivo, y la inmediatez garantiza el valor de la información de archivo. En la gestión de esta información, las normas primordiales son la utilización racional de acuerdo con el valor de los archivos, el pleno cumplimiento de las leyes del desarrollo científico y el cumplimiento de las reglamentaciones.
Conformidad e integridad significa que el archivo debe ser completamente consistente con el contenido de información real del archivo y puede presentarse completamente después del procesamiento digital. La coherencia es garantizar que los usuarios tengan la misma experiencia al utilizar archivos electrónicos que cuando utilizan archivos reales. Las fotografías e ilustraciones deben presentarse de forma clara y veraz. La integridad consiste en garantizar que los archivos electrónicos digitalizados tengan una estructura y un contenido completos, garantizar que los documentos relevantes registrados en Internet puedan consultarse y aclarar la información contenida en los archivos para referencia futura.
Cumplir con el disfrute y la seguridad * * * significa mejorar la utilización de los archivos y lograr el disfrute * * * garantizando al mismo tiempo la seguridad de la información de los archivos digitales. * * * Enjoyability tiene como objetivo proporcionar una plataforma para que la información de archivo se utilice plenamente para facilitar la transferencia y el uso eficiente de la información, mientras que la seguridad garantiza el uso normal de esta comodidad. La seguridad no sólo debe comenzar con la información de archivo registrada, sino también prestar atención a la detección y las limitaciones cuando los documentos de archivo se almacenan y escanean.
II.Gestión de riesgos de archivos de información electrónica
(1) Gestión de archivos de información electrónica_ _
Con el continuo desarrollo de la tecnología de redes y la informatización integral se ha avanzado. también trajo ciertas dificultades a la información electrónica. En primer lugar, la protección de los archivos de información electrónica en la "Ley de Secreto" de nuestro país no es perfecta y las normas y reglamentos no son lo suficientemente claros; en segundo lugar, la conciencia de confidencialidad de los administradores de archivos es débil y debe mejorarse aún más; La tecnología de seguridad de la información de la red de mi país está relativamente atrasada y no puede proporcionar archivos de información Brinda protección integral.
En vista de los problemas anteriores, es urgente formular una medida relativamente completa para hacer un buen trabajo en el archivo de información. En primer lugar, desde el punto de vista institucional, se debe mejorar el sistema de gestión de seguridad de los archivos de información electrónica. Sólo con un buen sistema se pueden realizar operaciones y supervisión de acuerdo con el sistema. En términos de sistema, se debe prestar atención a la gestión del registro, verificación de registros, copia y destrucción de archivos de datos. Los administradores con diferentes permisos solo pueden modificar archivos de información dentro de sus propios permisos según el sistema y no pueden ejecutarlos más allá de su autoridad. Para garantizar que no se filtre información confidencial, hacer un buen trabajo en todos los niveles es una garantía importante para la confidencialidad de la información. Sólo siguiendo estrictamente el sistema de confidencialidad del archivo de información se puede implementar este trabajo de gestión. En segundo lugar, desde la perspectiva de la propia información de gestión, es necesario fortalecer el almacenamiento y organización de la información electrónica.
La gestión de la información de archivo no sólo requiere la gestión e integración de la información de archivo en papel, sino que también requiere el cifrado y la protección contra manipulaciones de los discos de información electrónicos, discos ópticos y otros archivos, y se debe prestar atención a evitar entornos dañinos para el cierre de discos y almacenamiento en disco. Además, en la gestión de archivos confidenciales, es necesario establecer una sala de archivos separada de la oficina y la sala de lectura, y establecer un sistema de control de acceso a la sala de archivos para aislar el entorno externo que es perjudicial para la seguridad. de los archivos. Finalmente, para hacer un buen trabajo, el personal debe implementar concienzudamente las reglas de uso relevantes del sistema de consulta y uso de archivos de información electrónica y actualizar rápidamente los conocimientos del sistema de gestión de archivos electrónicos. Seguir el sistema de uso del archivo de información electrónica. Por ejemplo, el préstamo de información de archivo debe autorizarse y aprobarse para evitar que se copie información de archivo electrónico con un registro de alta confidencialidad. Por lo tanto, la prevención de copias y el cifrado deben realizarse bien. Si necesita tomar prestada información de archivos electrónicos en el trabajo, debe fortalecer la supervisión, controlar estrictamente la autoridad del personal confidencial y no debe difundir ilegalmente información confidencial. Al tomar prestado, registre todo el proceso de préstamo. Actualizar oportunamente el conocimiento de la información electrónica, principalmente para el sistema de información electrónica cada vez más desarrollado, para mejorar la calidad profesional de los gerentes. La capacitación en actualización de conocimientos se puede llevar a cabo periódicamente para el personal gerencial, y el personal confidencial también puede educarse y educarse a través de múltiples canales y métodos. Por ejemplo, fortalecer la tecnología de cifrado de contraseñas, tecnología de protección de datos, tecnología de autenticación, etc. Sólo con personal de alta calidad podemos garantizar fundamentalmente la seguridad de la información de los archivos electrónicos.
(2) Control de riesgos de la gestión del archivo electrónico de información
El control de riesgos y _ _ son complementarios entre sí. Además de _ _, como se explicó anteriormente, el control de riesgos también cuenta con las correspondientes medidas para evitarlos. Si _ es integral de antemano, entonces el control de riesgos será más urgente y específico. La introducción activa de las últimas tecnologías de la información y la formulación de una serie de reglas y regulaciones son la base para la eliminación oportuna de riesgos, la prevención de riesgos y la protección de la información electrónica. El control de riesgos puede partir de tres aspectos: mitigación de riesgos, dispersión de riesgos y evaluación de riesgos.
Mitigación del riesgo significa simplemente minimizar el riesgo y minimizar la interferencia de la información externa. En la actualidad, la medida más común para mitigar los riesgos es transferir riesgos, es decir, desarrollar planes de contingencia o reordenamientos para recuperar la información electrónica perturbada y reducir las pérdidas. Es importante recordar que en cualquier momento y bajo cualquier circunstancia, el manejo oportuno de las situaciones de riesgo es lo más importante. La diversificación de riesgos significa distribuir los riesgos cambiando los ajustes de configuración, subcontratando a sucursales, comprando seguros, etc. También puede coordinarse con los proveedores para optimizar el sistema de gestión de información de documentos electrónicos originales para simplificar las cuestiones de riesgo. Por supuesto, existen ciertos riesgos asociados con la subcontratación. Para estos riesgos, las calificaciones del personal subcontratado deben revisarse estrictamente. Por lo tanto, la clave para diversificar los riesgos es cumplir con los estándares correspondientes. La evaluación de riesgos ayuda a prevenir posibles riesgos. El propósito de la evaluación de riesgos es explorar los factores que causan los riesgos de manera más científica y racional, comprender la probabilidad de que ocurran los riesgos y los posibles daños, y formular un plan de prevención razonable. Los riesgos de la información electrónica son objetivos, impredecibles y perjudiciales. Sólo estableciendo un sistema completo de prevención de riesgos se podrán controlar eficazmente los riesgos.
Tercero, conclusión
En resumen, para establecer un sistema completo de gestión de archivos de información electrónica, no solo debemos comenzar con los estándares institucionales y la construcción de infraestructura, sino, lo que es más importante, prestar atención a los sistemas electrónicos. _ _ y labores de prevención de riesgos en el proceso de aplicación del sistema de gestión de archivos de información. _ _No sólo se deben cifrar y proteger los archivos, sino que también se deben actualizar y educar oportunamente las cualidades profesionales del personal confidencial. En el control de riesgos, además de manejar los riesgos de manera oportuna para dispersarlos y mitigarlos, los riesgos también deben evaluarse y prevenirse antes de que ocurran.
Referencia
[1] Zhang Guifen. "Sobre _ _problemas en la gestión de archivos en la era de la información" [J] Management Science 2013 (6): 49-51
[2] Zhao·. Sobre métodos de control de riesgos para la gestión de archivos de información electrónica [J]. Netizen World.
[3]Huang Xiaomei. "Investigación sobre cuestiones técnicas de la gestión de archivos de información electrónica" [J]. Gong* * *Zheng 2014(3): 100-101
Documento del sistema de gestión de archivos electrónicos Modelo 2: Estudio preliminar sobre la gestión de archivos electrónicos. Resumen del sistema: Las fotografías con valor de preservación formadas por personas en su vida diaria y en su trabajo formarán archivos fotográficos electrónicos una vez archivadas.
¿Cómo gestionar estos archivos fotográficos de forma científica y eficiente? Obviamente, esto requiere el uso de una herramienta excelente: un sistema electrónico de gestión de archivos de fotografías. Este artículo analiza el diseño funcional y las prácticas de gestión de este sistema.
Palabras clave: Sistema de gestión documental electrónica
En primer lugar, los principios de automatización, inteligencia y humanización en el diseño de módulos de funciones del sistema.
Los sistemas de gestión de archivos fotográficos electrónicos generalmente incluyen cinco módulos funcionales: recopilación de datos, estadísticas, recuperación, publicación e impresión de catálogos. Un sistema excelente debería reflejar plenamente la automatización, la inteligencia y la humanidad en los módulos funcionales anteriores. Principios de la automatización. El software recopila automáticamente información de atributos e información de archivos, y genera automáticamente números de fotografías y números de películas según las reglas de composición. Lo que requiere operación manual es principalmente información de contenido y algo de información de gestión, alrededor de diez elementos. Para facilitar la grabación de los usuarios, el sistema debe proporcionarles las herramientas de grabación más convenientes y rápidas, como plantillas de grabación de datos Txt, plantillas de grabación de datos Excel, etc. Se puede copiar una gran cantidad de información con el mismo contenido mediante la copia desplegable y se puede importar sin problemas a la base de datos del archivo de fotografías electrónicas. La automatización se refleja más en: siempre que la información registrada sea precisa y estandarizada, se generarán automáticamente varios cuadros estadísticos y varios directorios temáticos adecuados para álbumes de papel; de utilización y edición, tales como catálogo de grupos de fotografías de archivo, catálogo de citas completo, catálogo especial, catálogo de fotógrafos, catálogo anual, catálogo de fotografías institucional interno, etc. Principios inteligentes. Utilizando la función de pivote, los inspectores de calidad de datos pueden observar la precisión y estandarización de los datos desde múltiples ángulos y limpiar, transformar y estandarizar los datos. Por ejemplo, la verificación de duplicación y las reglas de composición de números de fotografías y números de películas, y si la información del contenido, como título, descripción del texto, año, fotógrafo, fecha de toma, etc., son campos que no están vacíos. Los archiveros pueden realizar análisis estadísticos de forma independiente desde múltiples perspectivas, como selección de tema, institución, año, período, número de libro, número de grupo, tipo de fotografía, etc. Utilice la cantidad de fotografías como valor de medición para realizar un análisis estadístico único o un análisis estadístico combinado. El principio de humanidad. La herramienta de interfaz presentada a los usuarios es una "estantería digital", que es a la vez vívida y hermosa, muy parecida a la estantería y al álbum de fotos de la vida. Los usuarios pueden crear varias estanterías y cada estantería puede crear varios álbumes de fotos. Cada álbum de fotos puede contener desde docenas hasta más de 100 fotos, según sea necesario. La portada, el fondo y la página principal del álbum son todos "cambiables", y la música de fondo, los sujetalibros y las contraseñas están diseñados. Lo mejor de esto es su portabilidad. Los administradores pueden transferir fácilmente nuestras fotografías electrónicas, incluidas las descripciones de las fotografías, a otra computadora con una "estantería digital" simplemente copiando y haciendo una copia de seguridad de los archivos de datos. El backend de gestión de fotografías electrónicas utiliza la base de datos Access o SQLServer. Las fotografías electrónicas y la información de descripción de datos en el frontend se pueden transmitir y mostrar en la base de datos del backend con solo hacer clic en un botón. La información de estas bases de datos se puede cargar fácilmente en la plataforma del archivo digital (sala) o convertirse en exquisitas páginas web de exhibición de fotografías y publicarse en el sitio web del archivo digital para que muchas personas las disfruten. La recuperación de fotografías proporciona recuperación difusa y funciones de recuperación avanzadas similares a las de Google.
2. Funciones modernas del sistema de gestión de archivos electrónicos
1. Función de entrada de datos Una tarea importante del departamento de archivos es realizar varios tipos de archivos (como tecnología, documentos, infraestructura, etc.) Archivo. ), incluido el ingreso de información completa del proyecto, información del expediente del caso e información del documento. Una vez que la información del archivo se ingresa en los archivos, otros usuarios pueden navegar y realizar consultas en línea a través del (subsistema de recuperación) y tomar prestados los archivos ingresados a través del (subsistema de préstamo). Además, el (subsistema de entrada de datos) también completará la conexión por lotes de los dibujos electrónicos ingresados y la nueva presentación de los dibujos modificados. A través de este subsistema, los administradores de archivos pueden ingresar y editar varios datos de archivos en la interfaz personalizada y pueden completar la entrada de proyectos, la entrada de archivos, la entrada de archivos, etc. , y los archivos se pueden modificar y volver a archivar.
2. Función de recuperación de datos El subsistema de recuperación está instalado en el terminal y proporciona funciones como recuperar datos y explorar dibujos. Después de iniciar sesión en el sistema, los usuarios primero seleccionan el tipo de archivo que se recuperará y luego utilizan la "recuperación de datos" o la "recuperación de clasificación" para recuperar dichos archivos o información de archivos.
Si desean utilizar el sistema para buscar archivos en su computadora local, pueden usar la configuración del "Explorador de archivos" para establecer diferentes configuraciones en diferentes terminales sin interferir entre sí. Con el permiso del usuario, el texto completo de la información requerida se puede explorar directamente y descargar a la computadora local para que lo utilicen los buscadores. Una vez completada la recuperación, debe utilizar "Salir del sistema" para cerrar el subsistema de recuperación y evitar que otros roben la identidad y el poder del usuario.
3. Función de informe estadístico La función del subsistema de informe estadístico es principalmente seleccionar datos de impresión y formular estilos de informe de acuerdo con los requisitos del usuario. Tales como: directorio de archivos, directorio de archivos, portada de archivos, formulario de referencia, etc.
4. La función de conversión de datos está limitada por la construcción de la red y las capacidades de almacenamiento. En los últimos años, el software de gestión de archivos se utiliza principalmente para gestionar la información de entrada de los archivos. Para convertir datos, primero debe definir la relación de conversión, es decir, especificar la relación correspondiente entre los campos de la base de datos original y los campos de una base de datos de tipo de archivo en este sistema.
En tercer lugar, garantizar la seguridad de los archivos electrónicos
Para garantizar la calidad de los archivos electrónicos, el sistema debe proporcionar una serie de medidas para garantizar la seguridad de los archivos electrónicos en términos de contenido y estructura, como Debería ser posible registrar solicitudes denegadas debido a problemas de seguridad ocultos, garantizando así la autenticidad de los documentos electrónicos. Para garantizar la autenticidad e integridad de los archivos electrónicos, el autor cree que debemos partir de tres aspectos: establecer el nivel de seguridad de los archivos electrónicos, utilizar tecnología de seguridad y realizar copias de seguridad y recuperación del sistema.
1. Tecnología de seguridad. La tecnología de seguridad se utiliza principalmente para garantizar la autenticidad y validez de los documentos electrónicos durante la circulación del sistema. La tecnología de firma electrónica, la tecnología de marca de agua electrónica y la tecnología de sello electrónico son actualmente tecnologías populares contra la falsificación de documentos electrónicos. Además, algunos formatos de archivo adecuados para el almacenamiento a largo plazo de archivos electrónicos también pueden evitar que se modifiquen los archivos electrónicos, como los formatos de archivo PDF.
2. Copia de seguridad y recuperación del sistema. La copia de seguridad y recuperación del sistema se utiliza para la recuperación y copia de seguridad de los sistemas de gestión de registros electrónicos en caso de eventos inesperados. Si esta función se ejecuta bien o no afecta directamente a todas las entidades y funciones de todo el sistema. Solo para usuarios que usan archivos físicos y electrónicos, si hay una interrupción repentina cuando el usuario paga pero no obtiene el archivo electrónico, la copia de seguridad y recuperación del sistema registrará el comportamiento de pago del usuario y enviará el archivo electrónico al usuario en la siguiente. funcionamiento del sistema.
3. Configuración de seguridad de documentos electrónicos. El objetivo principal de establecer el nivel de seguridad de los archivos electrónicos es asociar los permisos del usuario con el nivel correspondiente de los archivos electrónicos. Según la norma nacional DA/T18-1999 de mi país, la clasificación de los archivos se puede dividir en seis niveles: ultrasecreto, secreto, secreto, interno, nacional y público. El autor cree que dado que el sistema de gestión de archivos electrónicos está orientado al público y tiene una amplia gama de servicios, el sistema puede clasificar más archivos electrónicos según los tipos de servicios, y los usuarios accederán a los archivos electrónicos según el tipo de servicios que suscriban. a.
Referencia:
Archivos Nacionales de Estados Unidos. http://www.archives.gov/, 21 de junio de 2006.
【2】Un Xiaomi. Marco teórico para la gestión integrada y servicios integrados de información de documentos y archivos de construcción urbana. Boletín de ciencia de archivos, número 2, 2004.
[3]Hou Weizhen y Yu. Construcción y gestión de sistemas de gobierno electrónico. Prensa de la Universidad China Renmin, 2003.
[4]Fan Xiaoping, Xu Jinlin. Información y flujo de información en flujos de trabajo digitales. "Imprimir hoy", Número 4, 2006.
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