Formato típico de los correos electrónicos de comercio exterior
En primer lugar, utilice papel de carta unificado (fondo del correo electrónico) para que se pueda incluir la marca de la empresa, las principales categorías de imágenes del producto, etc. El software de gestión de comercio exterior se puede configurar, modificar y luego utilizar automáticamente.
En segundo lugar, el formato es correcto y unificado, el asunto del correo electrónico es razonable y la ortografía es correcta. Todos los correos electrónicos enviados a los clientes deben tener un formato coherente. El software de gestión de comercio exterior puede ayudar a establecer el formato y el tema correspondientes.
(1) El asunto del correo electrónico es preferentemente el nombre de la empresa. Por ejemplo, el nombre de la empresa es E_PORT y la industria es plásticos. El contenido de este correo electrónico es para dar una cotización de producto, por lo que el asunto se puede escribir como E_Port Plastic/Item A Quote. La ventaja de esto es que es conveniente para los clientes y para usted mismo encontrar información para los clientes en el futuro. Para los clientes que reciben muchos correos electrónicos, al principio solía pasar mucho tiempo buscando cotizaciones anteriores y otra información, pero ahora puedo conocer fácilmente el contenido general del correo electrónico a través del asunto, lo que ahorra mucho tiempo. .
(2) Alinear ambos extremos del cuerpo del correo electrónico: para correos electrónicos con muchos párrafos, alinear ambos extremos del cuerpo del correo electrónico será más ordenado.
(3) Es mejor escribir Sr. o Sra. XXX en el primer correo electrónico, y el puesto es gerente de ventas, etc. No importa si eres gerente o no, no importa si escribes o no. Un cliente de alto estatus se sentirá cómodo tomándolo en serio.
(4) La firma deberá incluir el logotipo de la empresa y los datos de contacto.
En tercer lugar, la composición tipográfica debe ser ordenada. La fuente y el tamaño del correo electrónico (10-12 es mejor) los establecerá OE en lugar de ser más grande y más pequeño, no sea colorido, especialmente no; No utilice letras mayúsculas en todo el artículo, lo que hará que la lectura sea más difícil y desagradable. A menos que haya algunas áreas que requieran una atención especial por parte de los clientes, puedes utilizar letras mayúsculas, negritas y colores especiales para resaltarlas.
En cuarto lugar, la ortografía es correcta. Antes de enviar cada correo electrónico, debe utilizar el corrector ortográfico para comprobar que toda la ortografía sea correcta.
5. Expresar con precisión, expresar nuestros puntos de vista con precisión, no permitir que los clientes tengan ninguna ambigüedad, tratar de evitar palabras o frases ambiguas, y tratar de evitar el uso de jerga, etc.
6. Detallista, capaz de proporcionar a los clientes información muy detallada, responder a sus preguntas y hacer preguntas que no ha formulado. A veces, las preguntas que haga harán que sus clientes piensen que es atento, confiable y profesional. Por supuesto, ser detallado no significa poner todo en un palé. Debes aprender a hablar de las cosas correctas en el momento adecuado.
7. Sea organizado para que los clientes puedan entender claramente el contenido del correo electrónico. Diga primero una cosa y luego otra. Muchas veces es útil etiquetar lo que quieres decir con 1, 2, 3, 4, etc. , hágale saber al cliente exactamente lo que quiere decir o preguntar.
8. Varios métodos, como descripciones de dibujos, descripciones de fotografías, etc. Muchas veces muchas cosas son difíciles de explicar claramente con palabras, pero si das un dibujo, una imagen o una fotografía, quedará claro de un vistazo. Por ejemplo, cuando hablas de qué tan bueno es tu viento y para qué sirve, ¿no se entiende simplemente usando un PP?
9. Sea oportuno y responda los correos electrónicos el mismo día. Después de recibir el correo electrónico, debe solucionar inmediatamente los problemas técnicos que no pueda resolver usted mismo y comunicarlos al departamento técnico o a los proveedores de forma oportuna. oportunamente y pregúnteles cuándo darán una respuesta detallada. Desarrolla un buen hábito. Después de recibir el correo electrónico por la mañana, ordene las cosas que necesita preguntarle al técnico o proveedor, déles las preguntas y luego responda al correo electrónico al que pueda responder. Si no puede responder el mismo día, explique al cliente por qué no puede responder y prometa una hora clara.
10. Seguimiento oportuno Generalmente, los clientes preguntan a muchos proveedores al mismo tiempo, así que recuérdales a tiempo que los tienes en mente y hazles saber que estás esperando. Por ejemplo, si la empresa tiene alguna mejora tecnológica o desarrollo de nuevos productos, se puede distribuir a muchos clientes. Quizás las oportunidades estén ahí. El software de gestión de comercio exterior recordará al vendedor en forma de notificaciones del sistema en cada etapa cuánto tiempo lleva sin rastrear a un cliente.
XI. Aprenda a mantener relaciones con los clientes.
Este es el punto más difícil y el más importante, y debes experimentarlo tú mismo. Ser honesto con la gente y no engañar, eso es lo básico. Los elogios apropiados también son útiles.
Ejemplo de correo electrónico de comercio exterior 1
El primer paso de la transacción
1. Vender productos a los clientes
Estimado señor:
Hay consultas de todo el mundo sobre nuestro nuevo producto bicicleta de montaña Lupai. Los informes de los usuarios confirman lo que sabíamos antes de que llegara al mercado: es la mejor bicicleta de montaña que existe. Adjunto nuestro folleto.
Atentamente
Consulta
Estimado señor:
Hoy recibimos su carta promocional y su folleto. Creemos que le irá bien en los Estados Unidos. Por favor envíenos más detalles de su precio y condiciones de venta. Le pedimos que haga todo lo posible para cotizar a un precio competitivo para asegurar nuestro negocio. Esperamos tener noticias suyas lo antes posible.
Sinceramente; con precisión
Cita rápida
Estimado señor:
p>Gracias por su consulta sobre las bicicletas de montaña Lupai el 1 de junio. Estaremos encantados de enviarle los datos técnicos de este modelo junto con el catálogo y la lista de precios. Después de estudiar los precios y los términos comerciales, comprenderá por qué hacemos todo lo posible para satisfacer la demanda. Esperamos tener la oportunidad de servirle.
Muestra de correo electrónico de comercio exterior 2
Oportunidades de comercio
4. Cómo negociar
Estimado señor:
Hemos recibido su lista de precios y la hemos estudiado detenidamente. Sin embargo, el nivel de precio en su cotización es demasiado alto para este mercado, si está dispuesto a darnos un descuento del 10% por 200 piezas, aceptaremos su cotización. Debe tener en cuenta que algunas reducciones de precios generan un aumento del negocio. Esperamos tener noticias suyas pronto.
Yo
5-1 estoy de acuerdo con la contraoferta del importador.
Estimados señores:
Gracias por su carta del 8 de junio. Hemos aceptado su oferta según los términos propuestos. Adjunto encontrará una lista de precios especial que creo cumplirá con sus requisitos de precios. Cabe señalar que los recientes avances en las materias primas han afectado negativamente el costo de este producto. Sin embargo, hemos reducido el precio de su pedido.
Atentamente
5-2 Rechazar la contraoferta del importador
Estimados caballeros:
Gracias por la carta del 8 de junio. Lamentablemente no podemos cumplir con sus condiciones. Debemos señalar que la caída del mercado aquí nos dejó casi sin ganancias. Para pedidos futuros, debemos solicitarle que proporcione precios más favorables. Actualmente, el mejor descuento para un pedido de 200 piezas es 5. Nuestra situación actual no nos deja margen para la negociación. Esperamos que reconsidere esta propuesta.
Verdaderamente; sinceramente; con precisión
Realizar el pedido formalmente
Estimado señor:
Hemos discutido su cotización 5 y la aceptamos de acuerdo. a las condiciones citadas. Si puede garantizar la entrega el 20 de septiembre o antes, estamos listos para probar su producto. El pedido adjunto está estrictamente sujeto a esta condición. Nos reservamos el derecho de rechazar la entrega y/o cancelar pedidos después de esta fecha.
Sinceramente; sinceramente; con precisión
7. Confirmar pedido
Estimado señor: 20 de junio de 2006 5438 0 Muchas gracias June Ordenó 200 bicicletas Lushan en el 15to. Haremos todo lo posible para acelerar la entrega. Le notificaremos la fecha de envío. Estamos siempre a su servicio.
Atentamente
8. Solicitud de emisión de carta de crédito
Caballeros:
Gracias por el pedido No. 599. Para su ejecución, por favor abra una carta de crédito irrevocable por la cantidad de USD 50.000 a nuestro favor. La cuenta es válida hasta el 20 de septiembre. Una vez que llegue la carta de crédito, empaquetaremos y enviaremos el pedido según sea necesario.
Atentamente
9. Notificación de que se ha emitido la carta de crédito
Estimado señor:
24 de junio de 2006 Gracias. La carta del 18 de junio contiene detalles de sus términos. De acuerdo con su solicitud de emitir una carta de crédito irrevocable, hemos notificado al Beijing Commercial Bank para que abra una carta de crédito por un monto de 50.000 dólares estadounidenses con usted como beneficiario, que es válida hasta el 20 de septiembre. Una vez ejecutada la orden, notifíquenos por fax.
Atentamente
10. Solicitud de extensión de carta de crédito
Estimado señor:
Lamentamos informar que a pesar de nuestros mejores esfuerzos A pesar de nuestros mejores esfuerzos, todavía no podemos garantizar el envío en la fecha acordada debido a huelgas en las fábricas. Me temo que su carta de crédito caducará antes del envío. Por lo tanto, explique nuestra situación a sus clientes y busque su acuerdo para extender la carta de crédito hasta el 30 de septiembre.
Atentamente
11. Acepta modificar la carta de crédito.
Caballeros:
5 de septiembre de 2006 5438 0 Recibimos su carta hoy y hemos informado a nuestro cliente de su situación. De acuerdo con su solicitud, hemos notificado al Beijing Commercial Bank que extienda la carta de crédito hasta el 30 de septiembre. Por favor manténganos informados de cualquier novedad.
Atentamente
Procedimiento de la transacción
12. Quejas sobre retrasos en la entrega
Estimados señores:
Con respecto a Nuestro pedido nº 599 de 200 bicicletas de montaña, hasta el momento sólo ha enviado 50 unidades. Le informamos que si se confirma una escasez, nos reservamos el derecho de reclamarle una compensación. Hemos asegurado claramente a nuestros clientes que entregaremos la mercancía antes de finales de septiembre. Le pedimos que investigue este asunto urgente.
Atentamente
12a. Manejo de quejas de clientes
Caballeros:
Con respecto a su carta del 25 de septiembre, lamentamos profundamente su queja. Hoy recibimos noticias desde Hong Kong de que las 150 bicicletas restantes sufrieron un fallo en el motor de un barco y tuvieron que llegar a puerto para ser reparadas. El problema no es grave, el barco está en camino. Ella se comunicará con usted mañana o pasado.
De verdad; sinceramente; con precisión
Cancelación de pedido el 14-1
Estimados caballeros:
Lo sentimos, debido a razones completamente fuera de su control, no podrá realizar el envío el 30 de septiembre como estaba previsto. Debido a su incumplimiento del acuerdo, consideramos necesario cancelar el pedido. Desafortunadamente, nuestros compradores no pueden esperar indefinidamente por unidades. Lamentamos haber tenido que tomar medidas tan drásticas.
Atentamente
14-2 Comprenda los motivos del retraso en el envío
Caballeros:
Hemos recibido su debida notificación sobre la maquinaria a bordo. Notificación de envío retrasado por mal funcionamiento. Estamos encantados de que el pedido esté en camino. Gracias por tu aviso. Esperábamos con impaciencia la llegada del barco.
Atentamente
Email de comercio exterior muestra 3
Fin de transacción
Informe de daños en la carga
Estimados señores:
Después de que llegó su mercancía, el agente de la empresa de transporte descubrió que la caja número 5 estaba dañada y nos notificó. Según la factura, la cantidad de artículos en la caja es correcta, pero los siguientes artículos están dañados: (lista de artículos) Como puede ver en el informe de inspección entre nosotros y la empresa de envío, estos artículos están dañados y no se pueden vender. Envíenos un reemplazo del artículo roto; esperamos su respuesta a su debido tiempo.
Atentamente
16-1. Rechazar responsabilidad por daños.
Estimados caballeros:
Gracias por notificarnos los daños en sus mercancías. Dado que las unidades fueron embaladas con cuidado, sólo podemos suponer que las cajas fueron manipuladas con brusquedad. Por lo tanto, le instamos a presentar un reclamo ante su compañía de seguros.
Atentamente
16-2. Asumimos la responsabilidad de la compensación
Caballeros:
Tan pronto como recibamos su carta, nos comunicaremos con usted. Usted contactó al empacador y le pidió que investigara el asunto.
Parece que el problema está en el material de embalaje utilizado. Hemos corregido este error. Pedimos disculpas por el descuido y enviaremos nuevos envíos de inmediato.
Atentamente
17. Cobro de pagos vencidos
Estimados señores:
Hemos notado que su pago tiene un mes de retraso. El producto solicitado le fue entregado el 26 de septiembre y enviado el 30 de septiembre. La fecha de pago es el 30 de octubre. Esperamos ver su transferencia dentro de una semana.
Atentamente
18. Pague los pagos atrasados
Estimados señores:
Hemos investigado el motivo del pago atrasado y lo hemos descubierto. que nuestro departamento de contabilidad fue negligente al enviarle el dinero. Lamentamos las molestias ocasionadas. Le hemos transferido $20,000 y debería recibirlos mañana.
Atentamente
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