¡El mayor problema es el coste!
El problema más difícil y costoso de resolver es la transformación del software de modelo de negocio obsoleto, y el software debe transformarse significativamente de forma regular. A partir de las lecciones aprendidas de implementaciones fallidas de proyectos (especialmente en el espacio ERP), las empresas líderes del mercado se han vuelto más precisas en la planificación y ejecución de proyectos tecnológicos durante los proyectos de transformación. Sin embargo, para muchas empresas, especialmente aquellas que carecen de la experiencia y el conocimiento internos para llevar a cabo instalaciones tecnológicas complejas, lograr la perfección en la implementación de proyectos tecnológicos sigue siendo un sueño lejano.
Sin embargo, los métodos necesarios ahora no son fundamentalmente diferentes de los de hace 15 años. Las aplicaciones de software pueden mejorar significativamente la eficiencia y la calidad del servicio al cliente. Sin embargo, el éxito del proyecto depende de una planificación e implementación bien gestionadas y de una gestión eficaz de la respuesta organizacional.
Las siguientes estrategias pueden ayudar a promover la implementación exitosa del software de la cadena de suministro:
Las tecnologías de la cadena de suministro recién adquiridas deben garantizar que respaldan la estrategia de la empresa.
Como tecnología clave, el sistema SCM Deben elegirse cuidadosamente como herramientas estratégicas para respaldar las estrategias y objetivos a largo plazo de la empresa en lugar de resolver problemas a corto plazo. Esto se logra seleccionando la mejor tecnología y comparándola con la de sus oponentes. La tecnología seleccionada debe ser fácil de configurar para adaptarse a diferentes situaciones; debe poder evolucionar continuamente para satisfacer los requisitos cambiantes de la industria y debe ser escalable para adaptarse a las necesidades futuras de desarrollo empresarial; Es especialmente importante que la tecnología elegida respalde la dirección y los objetivos comerciales a largo plazo de la empresa.
Evaluar si las funciones del sistema pueden soportar necesidades comerciales específicas.
Un solo sistema no puede satisfacer las diversas necesidades comerciales de diferentes empresas. Es importante que los ejecutivos de TI realicen un análisis de la brecha de objetivos al considerar qué sistema de cadena de suministro implementar. Sobre esta base, se puede reducir la brecha entre las funciones del sistema y las necesidades comerciales reales. Después de seleccionar varios sistemas que mejor se adaptan a sus objetivos comerciales, no puede elegir basándose únicamente en la lista de características, porque la mayoría de los sistemas de cadena de suministro tecnológicamente avanzados son similares y difíciles de distinguir. En cambio, se debe pedir a los proveedores que demuestren la idoneidad de sus soluciones para necesidades comerciales específicas.
Determine objetivos y plazos específicos para lograr el retorno de la inversión
Al implementar una solución de cadena de suministro, el caso de negocio debe ser sólido y los plazos objetivo deben tener en cuenta la curva de aprendizaje del software. La gerencia debe estudiar proyectos similares, proponer y verificar el tiempo de implementación de los proyectos y realizar evaluaciones basadas en análisis racionales de la demanda. Además, la dirección debe contratar personal cualificado para el proyecto y acordar un calendario para el retorno de la inversión. Después de seleccionar un proveedor de tecnología, la dirección debe identificar las necesidades y objetivos de las distintas partes interesadas y aclarar sus expectativas para el proyecto. Una de las mejores formas de aclarar estas necesidades es realizar un taller de gestión con un coordinador experimentado. El coordinador puede ayudar a aclarar el camino de implementación del proyecto y los objetivos a largo plazo. Sobre esta base, el equipo del proyecto puede desarrollar un proceso de trabajo y un plan de acción detallado basado en los objetivos comerciales.
Desarrollar e implementar mejores prácticas
La forma de lograr rápidamente un retorno de la inversión y mejoras en los procesos es trabajar con el proveedor de software para determinar las mejores prácticas. Los proveedores de calidad pueden asesorar a los usuarios y clientes y ayudarlos a desarrollar estrategias de implementación que tengan en cuenta el tiempo, el costo, la funcionalidad y el riesgo para lograr mejoras en los procesos. De esta manera, se puede proporcionar un sistema de gestión de proyectos razonable para facilitar el análisis del negocio y los canales de distribución de la empresa. Finalmente, el sistema ayuda a identificar los pasos necesarios para mejorar los procesos, promoviendo la eficiencia y el crecimiento empresarial.
Nunca subestimes los recursos de gestión de proyectos
Si no tienes los recursos de gestión de proyectos necesarios, deberías considerar alquilar o comprar los mejores recursos dentro de tus capacidades. Algunas empresas cuentan con personal calificado en gestión de proyectos, mientras que otras empresas obviamente tienen recursos insuficientes. La gestión eficaz de la implementación del proyecto incluye los siguientes niveles: Coordinación de diferentes objetivos para cada equipo del proyecto; como parte integral de la gestión del proyecto, enfoque en la coordinación del trabajo; La clave del éxito del proyecto radica en la capacidad de toma de decisiones, resolución de problemas y coordinación de actividades entre múltiples departamentos y actividades de promoción.
Participación del grupo empresarial
Si bien el software y la tecnología constituyen la principal inversión de la empresa, suele darse el caso de que el personal técnico participe más y los operadores tengan una participación limitada. La implementación exitosa del proyecto mantendrá y, en última instancia, optimizará varios procesos comerciales para lograr un rendimiento óptimo de la cadena de suministro. Sin embargo, también es fundamental que los operadores participen en las pruebas, la formación y el cambio. Una situación poco común que debe evitarse es que el equipo del proyecto esté compuesto principalmente por personal operativo y obviamente haya una escasez de personal de TI.
Participación temprana de los proveedores
Si la solución SCM se basa en la cooperación o colaboración con los proveedores, sus responsabilidades en la implementación del sistema SCM deben estar claramente definidas. Siempre hay algunas empresas que dudan ante el cambio, y también hay algunos proveedores que son "los primeros en actuar". Estos proveedores han adquirido información sobre las mejoras estructurales y de procesos generadas por el nuevo sistema, lo que puede ayudar a aumentar la eficiencia.
Pruebas del sistema
Las pruebas en realidad incluyen tres fases: pruebas del sistema, pruebas de integración y aceptación del usuario. El propósito de las pruebas del sistema es garantizar que el sistema esté configurado correctamente y pueda soportar procesos comerciales específicos. Las pruebas de integración se llevan a cabo cuando el sistema está conectado a los sistemas existentes de la empresa y a los sistemas externos del proveedor o del cliente para garantizar que los sistemas funcionen en estrecha colaboración. La aceptación del usuario implica "superusuarios" u operadores, que actúan como usuarios principales del sistema y son responsables de determinar si el sistema está integrado con el uso previsto. En cada etapa, las empresas deben utilizar datos reales y usuarios reales en el entorno empresarial real y cumplir estrictamente los procesos empresariales predeterminados. Esta es una parte importante de la fase crítica y los directores de proyecto no deben subestimar la importancia de las pruebas masivas.
Capacitación de usuarios
Los usuarios no capacitados tardan 6 veces más en completar la misma tarea que los usuarios capacitados. Al subcontratar la capacitación, un aumento en la productividad de 2 puede generar un retorno de la inversión de 100. Los proveedores de soluciones líderes en el mercado cuentan con metodologías de soporte comprobadas para la implementación de software, la mejora de procesos, las operaciones comerciales diarias y la gestión de contingencias para facilitar la implementación del sistema en toda la empresa. Por lo tanto, la dirección debería considerar confiar en proveedores de soluciones para las necesidades de formación inicial. Al mismo tiempo, la gerencia también debe garantizar que los usuarios se den cuenta de la importancia de implementar especificaciones operativas (SOP) y documentar las especificaciones operativas a través de capturas de pantalla para que los usuarios puedan comprender claramente los procesos no relacionados con el sistema que deben seguirse. “Capacitar al capacitador” reducirá la dependencia a largo plazo de los proveedores y satisfará las necesidades futuras de capacitación impartiendo a los usuarios las habilidades de capacitación requeridas por los usuarios del sistema.
Comunicarse de manera efectiva y lograr resultados rápidos
Se deben desarrollar procedimientos de comunicación estructurados antes y durante la implementación del sistema para garantizar que el equipo del proyecto pueda celebrar reuniones periódicas, compartir problemas, intercambiar opiniones y revisar. Costos e informes relacionados con el proceso y el desempeño. Para proyectos de implementación de tecnología de cadena de suministro grandes y complejos, las empresas deben buscar retornos rápidos. En este mundo empresarial que se centra en los resultados, los proveedores de tecnología de la cadena de suministro deben asegurarse de ofrecer al menos un resultado importante en los primeros 12 meses mediante una planificación razonable para demostrar rápidamente el valor para el negocio. Los retornos significativos de la inversión no se sentirán hasta más tarde, pero los resultados a corto plazo pueden ayudar a ganarse a la gerencia, satisfacer sus aspiraciones y demostrar el progreso del proyecto.
Evaluar los riesgos a largo plazo y planificar soluciones
Asegúrese de que el plan de implementación tenga en cuenta el tiempo necesario para implementar con éxito la solución, teniendo en cuenta también los plazos a largo plazo. Cuando el equipo del proyecto se disuelve parcialmente o cuando miembros clave del equipo del proyecto abandonan el equipo del proyecto, los negocios futuros se vuelven aún más críticos. Los profesionales deben estar disponibles en todo momento para resolver problemas urgentes que puedan amenazar el negocio. En el largo plazo, es necesario constituir un grupo empresarial compuesto por personas relacionadas con el proyecto y otras áreas funcionales. Juntos deberían ser responsables de realizar evaluaciones periódicas de los riesgos y probabilidades de tales situaciones a fin de prepararse para eventos de alto riesgo.
Desde una perspectiva de corto, medio y largo plazo, la clave para una implementación exitosa es contar con suficiente personal calificado, a través de una comunicación interna efectiva y con proveedores y clientes en todas las etapas antes y después de la implementación. Se comunica externamente y se trabaja. para garantizar que los proyectos se completen a tiempo.
Todas las estrategias anteriores demuestran la importancia de la preselección y reflejan el papel de la ejecución empresarial para ayudar a las tecnologías y aplicaciones de software a aprovechar sus ventajas.
Cuando los cambios en las operaciones comerciales y los procesos de la cadena de suministro funcionan juntos, el software avanzado se puede utilizar de manera eficaz a largo plazo. Cuando los administradores de programas experimentados se centran en una implementación cuidadosa, un monitoreo continuo de riesgos y una implementación impulsada, las organizaciones pueden lograr resultados comerciales superiores y lograr un retorno de la inversión mensurable.