Recibir y despedir a los huéspedes es la forma más básica y el vínculo más importante en los intercambios sociales y las actividades de hospitalidad. Es un aspecto importante para expresar la amistad del anfitrión y encarnar la cortesía. Lo que les he traído a continuación, espero que les guste.
Etiqueta de recepción de negocios y asuntos exteriores 1: preparación de la recepción
Para completar con éxito la tarea de recepción, asuntos exteriores Las unidades de recepción generalmente necesitan especializarse en recepción. El equipo es totalmente responsable de todos los asuntos de recepción.
El primer paso en el trabajo de recepción es comprender la situación básica del visitante y aclarar el país, nombre, lista de miembros, propósito de la visita, etc. de la delegación. Si necesita reservar un hotel o un billete de avión de regreso según la solicitud del huésped, también debe obtener una fotocopia y un fax del pasaporte del huésped. Después de dominar la situación anterior, elabore un cronograma de recepción minucioso por escrito en chino y en idiomas extranjeros, incluyendo detalles como bienvenida y despedida, reuniones, charlas, ceremonia de firma, banquetes, visitas guiadas, transporte, comidas y horarios de acostarse, acompañantes, etc. El horario debe concertarse con la opinión de los invitados con la mayor antelación posible, y también se deben tener en cuenta las costumbres, hábitos y creencias religiosas de los invitados. Una vez que el horario esté correctamente impreso, tenga una copia lista para los invitados a su llegada.
Etiqueta de recepción de negocios y asuntos exteriores 2: Bienvenida y despedida
Determinar las especificaciones de bienvenida y despedida en función de la identidad del visitante. Según la práctica internacional, el saludador principal y la persona de despedida suelen tener el mismo estatus que los invitados. Salir a saludar y despedir, organizar la ceremonia de bienvenida y despedida, decoración del lugar, presentación de flores, fotografía, rodajes de televisión, organización de escenas masivas, etc., como horarios de llegada y salida de aviones y barcos, selección de presentadores de flores. , preparación de ramos de flores y guirnaldas, presentación de invitados y anfitriones entre sí. El método de conducción, la disposición de los vehículos, la disposición de los asientos, el izado de la bandera nacional, etc., deben implementarse uno por uno.
Al dar la bienvenida a invitados extranjeros, después de que los invitados extranjeros bajen del avión, automóvil o barco, el conserje debe tomar la iniciativa de presentar los nombres y posiciones de los saludadores a los invitados uno por uno. Estreche inmediatamente la mano de los invitados para expresarles la bienvenida. Si un huésped extranjero toma la iniciativa de abrazar a nuestro personal, puedo responder en consecuencia y no retroceder ni forzar el abrazo. Si necesita regalar flores, debe hacerlo después de que el líder principal de saludo le dé la mano a los invitados. No utilice crisantemos, azaleas, claveles o flores amarillas como flores.
Al tomar un autobús, los huéspedes deben subir primero al autobús por el lado derecho, acompañar al anfitrión y luego subir al autobús por el lado izquierdo. Una vez que todos los invitados extranjeros y sus acompañantes hayan subido al coche, diríjase al hotel. En el camino, el acompañante debe elegir una oportunidad para presentar cosas que contribuyan a promover Yichang al mundo exterior, como lemas de bienvenida, paisajes culturales, etc., que se vean a lo largo del camino.
Cuando vienen de visita invitados extranjeros importantes y grupos grandes, se deben organizar personas y automóviles especiales para recoger el equipaje y entregarlo en la habitación del huésped de manera oportuna. Una vez que los huéspedes extranjeros lleguen a la residencia, no es recomendable organizar actividades de inmediato, deberán descansar un poco y darles tiempo para cambiarse de ropa.
Etiqueta de recepción de negocios y asuntos exteriores tres: reunión
Cuando una persona de alto estatus se encuentra con una persona de bajo estatus, o cuando un anfitrión se encuentra con un invitado, se llama entrevista o citación. Por el contrario, cuando una persona de bajo estatus se encuentra con una persona de alto estatus, o un huésped se encuentra con un anfitrión, se llama visita o visita. La visita de regreso después de la recepción y la visita se llama visita de regreso.
La persona que organiza la reunión con una de las partes debe tomar la iniciativa de informar a la otra parte de la hora, el lugar, los asistentes a la reunión, otros arreglos específicos y las precauciones pertinentes. Si hay una foto de grupo, la foto de grupo debe compilarse con anticipación. Generalmente, el anfitrión está en el medio, y la mano derecha del anfitrión está arriba. El personal está a los lados en ambos extremos.
Antes de la reunión, el anfitrión deberá recibir a los invitados en la puerta, ya sea en la entrada principal del edificio o en el salón. Si el propietario no llega a la puerta del edificio para recibirlo, el personal deberá recibirlo en la puerta del edificio y conducirlo al salón. Al final de la reunión, el anfitrión debe enviar al invitado al automóvil o despedirse en la puerta y observar al invitado salir.
Para las reuniones entre líderes, excepto el acompañante y los traductores y encargados de registros necesarios, todo el resto del personal debe salir después de que se hayan hecho los arreglos. Durante la conversación, otros no deben entrar ni salir a voluntad.
Al organizar los asientos del invitado y del anfitrión, el invitado de honor debe sentarse al lado derecho del anfitrión, y el traductor y el registrador deben sentarse detrás del anfitrión y del invitado de honor. Otros invitados extranjeros deben sentarse al lado del invitado de honor de acuerdo con el orden del protocolo, y los acompañantes del anfitrión deben sentarse al lado del anfitrión si no hay suficientes asientos, se pueden agregar asientos adicionales en la última fila.
Etiqueta de recepción de negocios y asuntos exteriores 4: Negociaciones
Las reuniones se refieren al intercambio de puntos de vista entre las dos partes sobre ciertos temas políticos, económicos, culturales importantes y otros de interés mutuo. El contenido de las conversaciones fue relativamente formal y altamente político o profesional.
En primer lugar, se debe formar un equipo especial para determinar el negociador principal. La posición de nuestro negociador debe ser igual o similar a la del negociador de la otra parte.
El número de personas reunidas fue aproximadamente igual. El segundo paso es preparar el esquema de las conversaciones. Si ambas partes necesitan firmar el "Acta de Conversaciones" o la "Carta de Acuerdo" al final de las conversaciones, el texto debe redactarse con antelación.
Las conversaciones están presididas por el negociador jefe y el resto del personal no puede expresar opiniones sin el permiso del negociador jefe. Si tienen puntos de vista diferentes, puede escribir una nota y entregársela al negociador como referencia. Si el hablante principal invita a todos a hacer comentarios complementarios, otras personas pueden hacer complementos apropiados de acuerdo con el calibre conversacional del hablante principal, pero no pueden presentar opiniones contrarias a las opiniones del hablante principal.
Para las charlas se suele utilizar una mesa rectangular, ovalada o redonda. Los invitados y anfitriones se sientan uno frente al otro como lo indican sus placas, con el anfitrión ocupando la parte de atrás y los invitados extranjeros mirando hacia la puerta de entrada. . El orador principal está sentado en el medio.
Etiqueta de recepción de negocios y asuntos exteriores 5: Ceremonia de firma
En la ceremonia de firma participan básicamente todo el personal de ambas partes que participan en las conversaciones. Para mostrar la importancia del acuerdo firmado, ambas partes suelen hacer que líderes superiores asistan a la ceremonia de firma.
Generalmente se instala una mesa rectangular en la sala de firmas como mesa de firmas. El tablero se cubre con tela oscura. Se colocan dos sillas una al lado de la otra para uso de los firmantes de ambos. fiestas, con la izquierda principal y la derecha invitada. Los textos almacenados por cada partido se colocan frente a los asientos, el material de firma se coloca en la parte superior y en el medio se coloca un pedestal para colgar las banderas nacionales de ambos partidos firmantes.
El personal que participa en la ceremonia de firma de ambas partes ingresa a la sala de firma, el firmante toma asiento, los asistentes de firma se ubican fuera del firmante y el resto del personal se divide en anfitrión e invitado y se ubican detrás de los respectivos los escaños del firmante por orden de identidad. Al firmar, el asistente de firma ayudará a voltear el texto y especificar el lugar de la firma. Después de firmar el texto almacenado por una parte, el asistente de firma se pasará el texto entre sí y luego firmará el texto almacenado por la otra parte. Una vez completada la firma, los firmantes de ambas partes intercambiaron palabras y apretones de manos. A veces se sirve champán y, tras firmar, todos brindan para celebrarlo.