En cuanto a la dirección, primero asegúrese de que haya un nombre de contacto en la información de contacto en el sitio web de la escuela. Si es así, se recomienda encarecidamente utilizar el nombre de la persona de contacto, como Estimado Sr. Barbrook, en lugar del genérico Estimado Sr. o Señora. Por supuesto, si la escuela no lo proporciona, es mejor recurrir al Estimado señor o señora mencionados anteriormente, o a alguien que pueda estar involucrado. Aquí hay otro truco. Generalmente, los empleados y profesores de la universidad tienen sus propias direcciones de correo electrónico, la mayoría de las cuales están relacionadas con sus apellidos, como parte de su nombre y apellido. Entonces, cuando vea un correo electrónico con el nombre de alguien, probablemente sea el correo electrónico del trabajo de esa persona.
El siguiente paso es el texto, que debe ser conciso y directo. Porque la gente de la oficina de admisiones tiene que leer muchas cartas como ésta todos los días, y son demasiado largas y engorrosas para que la gente se sienta incómoda instintivamente. Una carta clara y concisa permitirá inconscientemente que la otra parte revele más y más información en el proceso de respuesta.
La atención se centra en una lógica clara y coherente. Esto no es fácil de hacer. Porque normalmente sólo necesitamos comunicarnos con la escuela cuando hay una "situación", y muchas veces esta situación nos pone muy ansiosos y queremos resolver todo de una vez. Pero cuanto más lo piensas, más confuso se vuelve.
Antes de escribir un correo electrónico, debes ordenar las cosas que tienes en mente. Es mejor saltar y mirar el problema desde la perspectiva de un espectador. Piensa claramente en las causas y consecuencias. ¿Por qué hay un problema? ¿Qué causa esto? Asegúrese de proporcionar contexto; resultará confuso si se formula como una pregunta. Pero no te vayas al otro extremo: mucha gente habla de muchas cosas a toda prisa y las termina sin preguntar nada. De esta manera, los líderes escolares no sabrán qué hacer y la calidad del asesoramiento brindado se verá gravemente comprometida. Así que recuerde, después de decir las cosas claramente, enumere las preguntas claramente y deje que otros las respondan una por una, entonces se podrá lograr el propósito del correo electrónico.
A la hora de enumerar los problemas, lo mejor es no ponerlo todo encima de la mesa a la vez. Una docena de preguntas asustaron a la otra parte a la vez. La mejor estrategia es comenzar con las preguntas más urgentes, preferiblemente no más de tres preguntas en un correo electrónico. El resumen de preguntas debe estar organizado y evitar repeticiones. Recuerda ser específico y no demasiado general. Las respuestas obtenidas de esta forma son las más efectivas.
En general, las universidades británicas todavía responden rápidamente a los correos electrónicos y algunas encuestas muestran que las universidades emergentes son particularmente destacadas en este sentido. Después de recibir una respuesta, sea útil o no, lo mejor es volver a escribir para expresar tu agradecimiento.
Además, si no ha quedado claro antes, puedes seguir comentándolo en profundidad. Es mejor hacer clic en el botón "Responder" directamente para responder, de modo que el texto original se cite a continuación para informar a la otra parte que ha recibido la respuesta. Es más, dado que la escuela maneja una gran cantidad de estas cartas todos los días, citar el texto original a continuación puede ayudarlo a "recordar" su caso. Por supuesto, no lo ignores simplemente si la primera respuesta logra su propósito. Recuerde siempre las virtudes tradicionales de nuestra "tierra de etiqueta" y responda a los demás para expresar su gratitud.
Recuerda escribir mi mejor calle en las últimas líneas. Si te encuentras con días festivos o fines de semana, no olvides agregar algunas palabras Feliz año nuevo o Que tengas un buen fin de semana para que la gente se sienta feliz.
Fuente: Nuevo Futuro Oriental en el Exterior