1. Antes de contestar el teléfono:
(1) Prepare lápiz y papel: si no prepara lápiz y papel, cuando el otro La parte debe dejar un mensaje. Debe dejar que la otra parte espere y los invitados esperen. Esto es muy grosero. Entonces, antes de contestar el teléfono. Tenga lápiz y papel listos.
(2) Detén todas las acciones innecesarias: no dejes que la otra parte piense que estás lidiando con cosas que no tienen nada que ver con la llamada telefónica. La otra persona pensará que estás distraído, lo cual también es de mala educación.
⑶ Utilice la postura correcta: Si su postura es incorrecta, el teléfono se deslizará de su mano o caerá accidentalmente al suelo, emitiendo un sonido áspero, que también hará que la otra parte se sienta insatisfecha.
Contesta el teléfono rápidamente y con una sonrisa: deja que la otra persona sienta tu entusiasmo al teléfono.
2. Conteste el teléfono
⑴Conteste el teléfono dentro de tres tonos: este es un requisito obligatorio para que los hoteles con estrellas contesten el teléfono. Además, al contestar el teléfono, preste atención a:
(1) Preste atención al tono del teléfono cuando conteste el teléfono, para que la otra parte sienta que está dispuesto a ayudarlo. y puedes escuchar tu sonrisa en tu voz;
② Presta atención a la velocidad de tu tono
3. Presta atención a las palabras al contestar el teléfono y nunca uses ninguna. lenguaje descortés para hacer que la otra parte no se sienta bienvenida;
(4) Preste atención a que ambas partes contesten el entorno telefónico;
(5) Cuando la línea telefónica falle, asegúrese de hacerlo. confirme la causa con la otra parte;
6. Preste atención a las actitudes de ambas partes por teléfono.
⑦Cuando escuches la conversación de la otra parte durante mucho tiempo, también debes reflejarla, como decir "Sí, puedes" para demostrar que estás escuchando.
(2) Toma la iniciativa de saludar y presentarte al departamento.
(3) Si quieres saber quién es la otra persona, no preguntes “quién; eres” abruptamente, puedes decir “¿Quién eres?” También puedes preguntar cortésmente: “Disculpe, ¿puedo saber cómo llamarlo?”;
(4) Cuando tenga que poner el teléfono en espera o pedirle al huésped que espere cuando debemos darle una explicación y disculparnos. Presta atención a la otra persona cada 20 segundos y pregúntale si quiere esperar.
5. Transferir llamadas rápidamente: Cada empleado debe aprender a solucionar los problemas telefónicos por su cuenta. Si no puede resolverlo por sí mismo, transfiera la llamada a la extensión correcta e informe a la otra parte a quién se transfiere la llamada.
【6】, la otra parte necesita ayuda, debemos hacer nuestro mejor esfuerzo: como empleados del hotel, debemos hacer nuestro mejor esfuerzo para ayudar a los huéspedes. Por cada llamada telefónica, podemos hacer lo siguiente: ①, saludar ②, disculparse ③, dejar un mensaje ④, informar ⑤, ayudar inmediatamente ⑤, transferir la llamada ⑤, responder directamente ⑧, devolver la llamada.
(7) Agradezca a la otra parte por la llamada y finalícela cortésmente: Al final de la llamada, adopte una actitud positiva y agradezca a la otra parte por su nombre.
(8) Siempre llame a la otra persona por su nombre, lo que demuestra respeto por la otra persona.
En segundo lugar, los cinco elementos del mensaje
Destinatario: ¿Para quién es este mensaje?
Remitente: ¿Quién quiere dejar un mensaje?
Fecha: Lo mejor es incluir una hora concreta.
Firma del registrador: ayuda a encontrar pistas o descubrir lo que no entiendes.
En tercer lugar, la etiqueta de contestar el teléfono
1. Cuando suene el teléfono, conteste lo antes posible. Es mejor no dejar que suene cinco veces. Levante el teléfono y anuncie primero: "Hola, soy xx empresa xx departamento" cuando haga preguntas, preste atención a la reacción de la otra parte y pregunte cortésmente en el momento adecuado; Nunca digas "no está aquí", "número equivocado", "no existe tal persona" o "no lo sé" en un tono muy rígido. El lenguaje telefónico debe ser civilizado y cortés, la actitud debe ser entusiasta, humilde y sincera, el tono debe ser tranquilo y el volumen debe ser moderado.
2. Al contestar el teléfono, repita la conversación de la otra parte si es necesario y registre brevemente el contenido importante, como la hora, la ubicación, asuntos de contacto, problemas que deben resolverse, etc.
3. Cuando finaliza una conversación telefónica, debes hacer todo lo posible para que la otra persona finalice la conversación. Si realmente necesitas terminar con esto tú mismo, debes explicarlo y disculparte. Una vez finalizada la llamada, espere a que la otra parte cuelgue el teléfono y luego cuelgue suavemente para mostrar respeto.
Cuarto, algunos consejos sencillos para realizar llamadas telefónicas
1 Si la llamada que recibes es para un superior, no respondas sí o no directamente, sino pregunta el nombre de la otra parte y. descripción general. Intención, y luego ayudarle a encontrarla. Dígale a su superior lo que sabe y déjele decidir si responde o no a la llamada.
2. Al realizar una llamada telefónica, enumere los puntos clave para no perder el tiempo.
3. Antes de realizar una llamada, prepare papel y bolígrafo, no coma, beba ni fume y mantenga una postura correcta.
4. Si la persona que buscas no está disponible, puedes preguntarle a la otra parte cuándo puedes volver a llamar o pedirle que te devuelva la llamada. Al mismo tiempo, debe indicarle a la otra parte su número de teléfono y la hora para devolver la llamada.
5. Cuando llame a otros departamentos, indique primero su departamento y su nombre para evitar perder tiempo cuando la otra parte le pregunte sobre su situación.
6. Despídete después de realizar la llamada y luego cuelga suavemente el teléfono.
7. Elige un momento adecuado. Es mejor evitar las horas fuera de servicio, porque si llama a esta hora, la fábrica auxiliar en Yunnan se apresurará a salir del trabajo y es posible que no obtenga una respuesta satisfactoria. El profesor de etiqueta Tan Xiaofang cree que las llamadas de negocios deben realizarse al trabajo de la otra parte tanto como sea posible. Si realmente necesita llamar a la casa de la otra parte, tenga cuidado de evitar la hora de comer o dormir.
5. Habilidades telefónicas para que el trabajo transcurra sin problemas
Llámese si llega tarde o solicite permiso si sale a trabajar, comuníquese con su unidad en cualquier momento; si sale por negocios, debe informar su destino y número de teléfono si está de visita. Si el tiempo se retrasa, comuníquese con la otra parte con anticipación después de enviar el documento por fax, no se comunique fácilmente con otros sobre la casa de su colega; número de teléfono; tenga cuidado al pedir prestado el número de teléfono de otra empresa, generalmente no más de diez minutos. En circunstancias especiales, si tiene que contestar el teléfono durante mucho tiempo, primero debe obtener el consentimiento y la comprensión de la otra parte.