2. El sistema de gestión de archivos electrónicos estandariza toda la gestión de archivos electrónicos mediante el establecimiento de estándares unificados, incluida la gestión de archivos electrónicos de cada sistema empresarial, y crea una plataforma completa de servicios de intercambio de información sobre recursos de archivos electrónicos para respaldar todos los aspectos; Gestión de archivos. Procesamiento de información, incluyendo: recopilación, transferencia, recepción, archivo, gestión de almacenamiento, préstamo y utilización, desarrollo y distribución, etc. Al mismo tiempo, el modelo de gestión empresarial se transforma gradualmente en un modelo de gestión de servicios, con el modelo de servicio como base para la gestión empresarial y la plataforma del sistema orientado a servicios como base para el flujo de negocios y el flujo de datos.
3. El sistema de gestión de archivos electrónicos se refiere al sistema de software informático que las instituciones de archivos utilizan la tecnología de la información para recibir, organizar, preservar y proporcionar archivos electrónicos. El sistema de gestión de archivos electrónicos se refiere a un sistema de red informática que gestiona todo el proceso de archivos electrónicos. Tiene funciones tales como recibir y archivar archivos electrónicos, clasificar y componer archivos electrónicos, procesar cambios de archivos electrónicos, compilar catálogos de recuperación de archivos electrónicos y. lectura de archivos electrónicos.
Descripción de la función del sistema de gestión de documentos electrónicos
1. El sistema debe tener la función de recibir documentos electrónicos, admitir la recepción y el procesamiento de lotes en línea y fuera de línea, y guardar el procesamiento de entrega y recepción. archivos. El sistema debería tener la función de verificar la cantidad, calidad, integridad y estandarización de los expedientes electrónicos y marcar los no calificados.
2. El sistema debe tener la función de registrar archivos electrónicos elegibles, respaldar el conteo de archivos electrónicos, verificar la validez del contenido y los metadatos y asignar identificadores únicos a los archivos electrónicos. El sistema debería tener la función de gestionar los documentos recopilados.
Base Legal
Disposiciones Funcionales Básicas del Sistema de Gestión de Archivos Electrónicos
Capítulo 3 Recepción de Archivos
Artículo 12 El sistema debe ser capaz de recepción La función de archivos electrónicos admite la recepción y el procesamiento de lotes en línea y fuera de línea, y mantiene registros de procesamiento y recepción de entrega.
Artículo 13 El sistema deberá tener como función verificar la cantidad, calidad, integridad y estandarización de los expedientes electrónicos, y marcar los no calificados.
Artículo 14 El sistema tendrá las funciones de registrar archivos electrónicos calificados, sustentar estadísticas sobre el número de archivos electrónicos, verificar la validez del contenido y metadatos y asignar identificadores únicos a los archivos electrónicos.
Artículo 15 El sistema deberá tener la función de gestionar los expedientes recopilados.
Capítulo 4 Organización de Archivos
Artículo 16 El sistema deberá tener la función de clasificación y organización automática de documentos electrónicos y apoyar el ajuste de clasificación y organización.
Artículo 17 El sistema tendrá la función de describir e indexar archivos electrónicos, formar un directorio de archivos electrónicos y asociarlos a archivos electrónicos.
Artículo 18 El sistema debe tener la función de conversión de formato por lotes de archivos electrónicos y generar archivos electrónicos que cumplan con los estándares nacionales e industriales pertinentes para la conservación y utilización a largo plazo.
Artículo 19 El sistema tendrá la función de mantener la relación entre los distintos componentes de los archivos electrónicos y la información de datos relacionada, y entre los archivos electrónicos y los archivos electrónicos.
Artículo 20 El sistema deberá tener la función de almacenamiento de expedientes electrónicos y guardar registros del proceso de almacenamiento.
Capítulo 5 Preservación de Archivos
Artículo 21 El sistema debe tener la capacidad de realizar copias de seguridad y restaurar archivos electrónicos y sus bases de datos de catálogo, establecer estrategias de copia de seguridad y restauración, crear copias de seguridad de datos, registrar , Funciones para detectar y administrar datos y medios de copia de seguridad, utilizar datos de copia de seguridad para la recuperación y registrar información del proceso de recuperación y copia de seguridad.
Artículo 22 El sistema tendrá funciones de alerta temprana y monitoreo del estado del almacenamiento de archivos electrónicos, y proporcionará alerta temprana y seguimiento de la inestabilidad de los medios de almacenamiento, espacio de almacenamiento insuficiente, acceso no autorizado a archivos electrónicos, respuesta de tiempo de espera del sistema, etc. Registrar el proceso de manejo de asuntos de alerta temprana.
Artículo 23 El sistema tendrá la función de verificar la autenticidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los documentos electrónicos.
Artículo 24 El sistema debe tener la función de proteger los archivos electrónicos, garantizar que los archivos electrónicos no se modifiquen o eliminen sin autorización y registrar la información de cambio durante el almacenamiento a largo plazo.
Capítulo 6 Utilización de archivos
Artículo 25 El sistema debe tener la función de generar una base de datos de utilización de archivos electrónicos basada en los requisitos de utilización, apoyar la recuperación, selección y salida de archivos electrónicos, y Proporcionar archivos electrónicos a los usuarios de acuerdo con los formatos estándar nacionales.
Artículo 26 El sistema debe tener funciones de recuperación difusa de múltiples condiciones, recuperación precisa y recuperación de texto completo para archivos electrónicos, admitir recuperación entre familias, entre categorías y progresiva, y los resultados de búsqueda se pueden explorar localmente. y salida selectiva.
Artículo 27 El sistema tendrá la función de servicio de préstamo en línea de archivos electrónicos, soporte de solicitud en línea, aprobación en línea, lectura en línea, descarga e impresión autorizadas, y registrará las opiniones y efectos del uso de archivos electrónicos por parte de los usuarios. archivo.
Artículo 28 El sistema deberá tener la función de compilación e investigación archivística, y gestionar los resultados de la compilación e investigación archivística.
Artículo 29 El sistema debe tener la función de registrar el uso de archivos electrónicos, guardar la información de los usuarios de los archivos y tomar medidas técnicas para garantizar que los archivos electrónicos no sean manipulados ilegalmente durante su uso.
Capítulo 7 Identificación y Tratamiento de Archivos
Artículo 30 El sistema deberá tener como función definir, configurar y gestionar la identificación y disposición de los documentos electrónicos, y deberá establecerse y configurarse de acuerdo a las reglas de eliminación de documentos electrónicos Identifique y maneje condiciones, políticas y procesos, y admita funciones de recordatorio automático, como el reconocimiento de vencimiento de la vida útil.
Artículo 31 El sistema deberá tener las funciones de identificación y procesamiento de documentos electrónicos y soportar la identificación y procesamiento de clasificación, valor y apertura.
Artículo 32 El sistema deberá guardar la información del proceso de identificación y eliminación, y registrar el personal responsable, opiniones y tiempo de identificación y eliminación.
Artículo 33 El sistema debe tener la función de gestión de destrucción de archivos electrónicos, destruir completamente los archivos electrónicos destruidos y conservar la información del directorio y los registros de los archivos electrónicos destruidos.
Capítulo 8 Estadísticas de Archivos
Artículo 34 El sistema deberá tener la función de contabilizar el número y capacidad de los archivos electrónicos, la cual podrá basarse en la categoría, formato del archivo, apertura y antigüedad. de las estadísticas.
Artículo 35 El sistema debe tener la función de recopilar estadísticas sobre procesos comerciales clave, como la recepción, clasificación, conservación, identificación y utilización de documentos electrónicos dentro de un período de tiempo determinado.
Artículo 36 El sistema deberá tener incorporadas tablas de estadísticas de trabajo de archivos electrónicos de uso común.
Artículo 37 El sistema deberá proporcionar herramientas de producción de informes y soportar informes estadísticos definidos por el usuario.
Capítulo 9 Gestión del Sistema
Artículo 38 El sistema deberá tener como función definir y configurar la base de datos del archivo electrónico y su estructura de almacenamiento.
Artículo 39 El sistema deberá tener la función de definir y mantener esquemas de clasificación de archivos electrónicos, y apoyar el establecimiento y modificación, bloqueo y desbloqueo, importación y exportación de estructuras de categorías de archivos electrónicos. El sistema debe tener esquemas de clasificación incorporados para documentos, tecnología, audio y video y otros archivos de uso común; el sistema debe admitir la configuración de sistemas especiales de clasificación de archivos, como los de contabilidad y negocios;
Artículo 40 El sistema debe tener la función de definir y mantener metadatos de archivos electrónicos y datos de directorio, y tener incorporados tipos de esquemas de metadatos de archivos electrónicos de uso común.
Artículo 41 El sistema debe tener funciones de gestión de la información del usuario, soportar las funciones de control de seguridad del administrador del sistema, administrador de seguridad del sistema y auditor de seguridad del sistema, y soportar la agrupación y gestión de usuarios de archivos electrónicos. y autorización por función y datos.
Artículo 42 El sistema deberá contar con funciones de gestión de registros y clasificaciones para registrar el comportamiento y la información de los usuarios que consultan, acceden y utilizan archivos electrónicos.
Artículo 43 El sistema debe tener la función de auditar y rastrear los procesos comerciales clave de los archivos electrónicos, los comportamientos operativos de la gestión de archivos y el acceso no autorizado al sistema, y registrar los problemas descubiertos.