1. Principio de seguridad: La gestión de archivos electrónicos debe garantizar la integridad, confidencialidad, disponibilidad y no manipulabilidad de los archivos electrónicos, y garantizar la seguridad de los archivos electrónicos mediante cifrado, copias de seguridad y otros medios técnicos.
2. Principio de aceptabilidad: La gestión de archivos electrónicos debe considerar las necesidades y capacidades de los usuarios, proporcionar sistemas y servicios simples, fáciles de usar y comprensibles, y dar amplia publicidad a los estándares y procesos de gestión de archivos.
3. Principio económico: La gestión de archivos electrónicos debe mejorar la eficiencia y la calidad, ahorrando recursos y reduciendo los costes de gestión de archivos mediante la adopción de tecnología y modelos de gestión adecuados.
4. Principio de legalidad: la gestión de archivos electrónicos debe cumplir con las leyes, reglamentos, estándares y normas pertinentes para garantizar el cumplimiento legal de los archivos y reducir los riesgos innecesarios causados por una gestión de archivos no estándar.
5. Principio de transparencia: la gestión de archivos electrónicos debe establecer un sistema que pueda rastrear el historial de operaciones y hacer públicos el proceso y los estándares de gestión de archivos para fortalecer la confianza mutua y la interacción entre administradores y usuarios y garantizar la transparencia. gestión. .
6. Principio de accesibilidad: La gestión de archivos electrónicos debe garantizar la preservación y accesibilidad a largo plazo de los archivos, al tiempo que protege plenamente la privacidad y confidencialidad de los archivos.
7. Principios ecológicos: La gestión de archivos electrónicos debe realizarse bajo la premisa de proteger el medio ambiente, siguiendo el principio de desarrollo sostenible, y minimizando la contaminación y los residuos ambientales.
Beneficios de la administración de archivos electrónicos
1. Mejore la eficiencia: a través de la administración de archivos electrónicos, la recuperación, búsqueda y disfrute de archivos se vuelven más convenientes y rápidos, lo que mejora en gran medida la eficiencia del trabajo.
2. Mejorar la precisión: los archivos electrónicos pueden registrar con mayor precisión el contenido y el historial del archivo, y se pueden almacenar y realizar copias de seguridad en cualquier momento, manteniendo así la integridad y precisión de los datos.
3. Reducir costes: La gestión de documentos electrónicos puede reducir en gran medida el coste de impresión, copia, almacenamiento y gestión de documentos en papel, y también reduce el riesgo de mal funcionamiento y pérdida.
4. Mejorar la seguridad: la gestión de archivos electrónicos puede tomar medidas como contraseñas y tecnologías de cifrado para proteger la seguridad del contenido del archivo y la información privada, y mejorar la confidencialidad y seguridad de los archivos.
5. Mejorar la calidad del servicio: la gestión de documentos electrónicos puede admitir consultas, descargas y cargas en línea en cualquier momento, lo que permite que varias personas accedan al mismo documento al mismo tiempo, mejorando así la calidad y la eficiencia del servicio.
6. Protección del medio ambiente: La gestión de documentos electrónicos puede reducir el uso de impresión y papel, y también puede reducir la contaminación ambiental y el consumo de energía.
7. Almacenamiento a largo plazo: se puede realizar una copia de seguridad de los archivos electrónicos de forma remota y almacenarlos durante un período prolongado para evitar la manipulación de los datos y garantizar el almacenamiento y la trazabilidad de los datos a largo plazo.
La gestión de archivos electrónicos ha supuesto un método de gestión de archivos más eficiente, más preciso y más seguro, y también ha aportado enormes beneficios en términos de ahorro de costes, mejora de la calidad del servicio y reducción de la contaminación ambiental.