Ensayo sobre la alfabetización secretarial moderna
Estructura completa del conocimiento
Con la mejora gradual de la economía de mercado socialista, los requisitos para las secretarias modernas son cada vez mayores. Las secretarias deben desarrollar talentos compuestos y su estructura de conocimientos debe ser sistemática y completa.
1. Sólidos conocimientos básicos y teóricos.
Estudiar y practicar seriamente la Perspectiva Científica sobre el Desarrollo, prestar atención a integrar la teoría con la práctica y progresar continuamente en la práctica. Al mismo tiempo, los estudiantes deben tener excelentes conocimientos básicos, sólidas habilidades para escuchar, hablar, leer y escribir, sólidas habilidades de escritura, ser capaces de redactar con habilidad diversos documentos oficiales y dominar uno o varios idiomas extranjeros.
2. Ser competente en conocimientos y habilidades profesionales.
Las secretarias modernas deben estar familiarizadas con los negocios de la organización, dominar las actividades comerciales y las estrategias de desarrollo de la organización, recopilar y procesar información relacionada con la unidad de manera oportuna y estar familiarizadas con diversas leyes y regulaciones, y deben No excederse en su autoridad ni descuidar sus deberes.
3. Amplia estructura de conocimientos
La naturaleza del trabajo secretarial moderno determina que involucra una amplia gama de aspectos y contactos, lo que requiere que las secretarias tengan un amplio rango de conocimientos, incluido el social. Ciencias y ciencias naturales. Debemos esforzarnos por dominar la política internacional, las finanzas, el ejército, las relaciones públicas, la literatura y el arte.
En segundo lugar, nuevas habilidades laborales
1. Tener una gran capacidad de investigación y capacidad de innovación.
En condiciones de economía de mercado, las secretarias deben realizar un trabajo extenso en torno al trabajo central de la organización. La investigación y la investigación son un trabajo altamente político, basado en políticas y técnico, el personal de secretaría debe tener una actitud seria y responsable, un estilo de trabajo diligente y pragmático, paciente y meticuloso, y adoptar métodos y métodos correctos para completar mejor la tarea. En el trabajo de investigación, primero debemos centrarnos en los puntos clave y las dificultades del trabajo organizativo, realizar un trabajo de investigación en profundidad y redactar un informe de investigación escrito como referencia para la toma de decisiones científicas de la agencia líder.
2. Fuertes habilidades de análisis y coordinación integral.
Para mejorar la capacidad de observar cosas objetivas y analizar problemas específicos, las secretarias deben guiarse por una perspectiva sistemática, partir del principio de integridad, conectar muchos factores internos que puedan reflejar el todo, y refinar los argumentos de la esencia de la espiritualidad holística. La coordinación integral es la función básica de una secretaria moderna, y una fuerte capacidad de coordinación es un requisito práctico para que una secretaria complete las tareas laborales de manera eficiente. Esta capacidad de coordinación se manifiesta en: centrarse en el método, arte, efecto y eficiencia de la coordinación. Ya sea coordinación de relaciones externas, coordinación de trabajo entre superiores y subordinados, o coordinación entre departamentos, debe basarse en la igualdad, ser bueno en el uso de métodos simples y esforzarse por manejar varios conflictos en un corto período de tiempo para lograr el doble. el resultado con la mitad de esfuerzo.
3. Tener capacidad para recopilar y aplicar información moderna.
El personal de secretaría recopila información sobre las actividades de gestión, producción, operación y servicio de su unidad y departamento y procede de acuerdo con esta tabla.
Para comprender la situación real de la ubicación, utilizamos diferentes métodos para recopilar de manera integral diversa información de múltiples canales. El alcance de la información recopilada por las secretarias es muy amplio y el contenido de la información recopilada por diferentes unidades y departamentos también es diferente. Generalmente incluye: información de séptimo nivel, información de pares, información interna, información social e información internacional. El personal de secretaría puede recopilar información a través de observación, cuestionarios, consultas, creación de redes y comunicación. Con el desarrollo de la automatización de oficinas moderna, los sistemas de soporte de decisiones basados en sistemas de información de gestión informática han mejorado efectivamente las capacidades de toma de decisiones de los líderes. El uso de estos equipos de oficina modernos ha cambiado efectivamente el modo de trabajo manual de las secretarias que copian y escriben a mano, y ha mejorado considerablemente la eficiencia de la oficina y el nivel de gestión.
En tercer lugar, tener buenas habilidades de comunicación con los líderes.
Las secretarias son miembros del personal que ayudan a los líderes en la toma de decisiones y se encargan de los asuntos diarios. Es especialmente importante tener buenas habilidades de comunicación con los líderes. Entonces, ¿qué habilidades deberían tener?
1. No pongas excusas y comuníquese con varias partes.
Como secretaria, las tareas asignadas por el líder deben completarse a tiempo. No importa lo que hagas, una secretaria debe recordar sus responsabilidades laborales. Para las tareas asignadas por el líder, no se deben utilizar palabras como: imposible, imposible, no lo haré.
Debes utilizar palabras como "Déjame hacerlo, seré responsable, no hay problema" y tratar de hacer bien las cosas asignadas para reflejar la capacidad de trabajo de la secretaria. Por lo tanto, si el líder está dispuesto a traspasar la carga al secretario, el secretario puede hacerlo.
Existen muchas formas para que las secretarias se comuniquen con los líderes, las cuales pueden ser escritas, orales o electrónicas. Todas las comunicaciones deben ser precisas, humildes y educadas. En particular, el tono debe ser tranquilo y la voz moderada.
2. Capte los puntos clave y proporcione comentarios oportunos.
Las secretarias tienen que lidiar con muchas cartas y responder muchas llamadas telefónicas todos los días, por lo que almacenan mucha información, lo que requiere que la secretaria proporcione información importante al líder de manera oportuna. Como secretaria, al reportar trabajo o información de retroalimentación al líder, debes priorizar.
Manténgase concentrado, vaya al grano y no lea demasiado material.
3. Sugerencias y elogios adecuados
El secretario es el asistente y asesor del líder. Si hay alguna mejora, debemos hacer más sugerencias a los líderes, ser sinceros al hacer sugerencias razonables y tratar de utilizar un tono de consulta y discusión. Debemos responder seriamente a todo tipo de preguntas planteadas por los líderes, sin vacilaciones ni respuestas superficiales. También deberíamos señalar con tacto qué están haciendo mal los líderes. Como secretario, debes brindar más información y hacer buenas sugerencias al ayudar a los líderes a tomar decisiones. Cuando descubren que hay un error en la toma de decisiones o en la opinión del líder, deben partir de la situación general y presentar opiniones y sugerencias de manera oportuna para que el líder pueda adoptarlas. Por un lado, el contenido de las sugerencias debe ser justo y correcto; por otro, el secretario debe prestar especial atención al uso de métodos de "sugerencias" adecuados;
Al hacer sugerencias, no olvide elogiar adecuadamente. Esta es también una de las mejores formas para que las secretarias se comuniquen con los líderes. No exageres ni elogies demasiado al líder, de lo contrario el líder pensará que eres halagador y el efecto será contraproducente. Secretario
Sea oportuno, sincero y específico al elogiar a los líderes.
En definitiva, como secretario, la naturaleza de su trabajo determina su importante posición en la organización. Para promover el desarrollo de las unidades madereras e incluso del trabajo social en su conjunto, las secretarias deben mantenerse al día y esforzarse por mejorar su propia calidad.
Materiales de referencia:
[1] Lu Congmin. Vida diplomática[M]. Beijing: CITIC Press, 2008
Binghuo. Manténgase al día y logre un mayor éxito[M]. 58660.68868688661
[3] Discurso y elocuencia de Li Yuanshou (Segunda edición)[M]. Wuhan: Prensa de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Huazhong, 2008
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