Las funciones principales del sistema de administración de archivos: la función de recopilación de canales de archivos permite que varias personas y varios clientes escaneen y recopilen varios archivos al mismo tiempo, y realiza la división del trabajo y la gestión de autoridad según los roles operativos. . A continuación he ordenado las funciones del sistema de archivos electrónicos. ¡Espero que le resulte útil!
1. Gestión del tipo de archivos:
El tipo de gestión y la estructura de los archivos se pueden definir libremente y cumplir con los estándares nacionales.
2. Gestión de atributos de archivos:
Los atributos se dividen en atributos estándar del sistema y atributos adicionales definidos por el usuario, que se pueden clasificar y heredar. Los atributos de visualización de la lista de coincidencias gratuitas se pueden ajustar. para satisfacer los requisitos del cliente para diferentes tipos de requisitos de gestión de atributos para archivos (como archivos físicos y archivos de fotografías).
3. Recopilación de información de archivos:
Proporciona múltiples funciones de entrada de archivos, como creación de atributos, creación de escaneos, creación de páginas web y creación por lotes. Admite la importación de tablas de Excel, conformando la función de carga de archivos por lotes, catálogos en volúmenes y archivos digitales en base a la información correspondiente como títulos, números de archivo, números de serie, etc.
4. Función de edición de archivos:
Funciones de archivado y edición de archivos, incluida la entrada de archivos, la importación de archivos escaneados en papel, la importación de archivos electrónicos, la entrada por lotes, la modificación por lotes y la impresión completa de formularios de archivos. esperar. , todo el proceso de archivo a archivo se puede realizar en una sola interfaz.
Diferentes usuarios pueden organizar archivos en diferentes categorías de administración de archivos según los permisos otorgados. También pueden usar la función de edición de archivos para organizar archivos centralizados, o incluso usar un modo mixto para organizar archivos según las necesidades de administración. ., mejorando enormemente la eficiencia del trabajo y la flexibilidad de gestión del personal de gestión de archivos.
5. Gestión de permisos:
Según los diferentes objetos de gestión (como diferentes archivos electrónicos), se pueden utilizar diferentes controles de permisos para proporcionar permisos bidimensionales para permisos de uso y secretos de acceso. permisos.
6. Gestión de números:
El registro de archivos puede generar automáticamente números de archivo, contar el número de archivos y páginas y completar el archivado de archivos.
7. Solicitud de préstamo de archivos:
Cuando solo tienes permiso para leer la entrada, pero necesitas ver el contenido de la información, puedes solicitar el préstamo del documento electrónico al administrador. de la información.
8. Estadísticas de utilización de archivos:
Los usuarios con permiso pueden contar eventos personalizados, prestatarios, uso de documentos, detalles de uso, clasificaciones de uso y otra información en cualquier momento. No solo puede comprender el uso de documentos, sino que también puede contar el uso de documentos.
9. Recuperación de archivos:
Buscar por palabra clave, buscar por combinación de atributos limitados y búsqueda de texto completo.
10. Gestión de archivos caducados:
De acuerdo con las leyes, regulaciones y normas de la industria nacionales, los archivos tienen un período de retención y los archivos que excedan el período de retención pueden destruirse. En el caso de los archivos electrónicos, cuando expire el período de retención, se puede cerrar la sesión o eliminarlos, pero si el espacio de almacenamiento lo permite, es mejor cerrar la sesión o transferirlos para su almacenamiento.
Sistema de gestión de almacenamiento de archivos electrónicos
Capítulo 1 Principios generales
El artículo 1 tiene como objetivo fortalecer la gestión del almacenamiento de archivos electrónicos y garantizar la custodia segura de los archivos electrónicos. De acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular de China", los "Estándares de gestión de almacenamiento de archivos electrónicos [GB/T 18894-2002]", las "Medidas municipales de Chongqing para la implementación de la Ley de Archivos de la República Popular de China" y las reglamentaciones relacionadas. , normas y reglamentos nacionales,
Artículo 2 Este sistema se implementará con referencia a las "Normas técnicas de gestión de archivos electrónicos de Chongqing".
Artículo 3 Este sistema se basa en el principio de mantener la autenticidad, integridad y validez de los documentos electrónicos y garantizar la seguridad y disponibilidad de los documentos electrónicos.
Explicación de los términos básicos del artículo 4
(1) Los documentos electrónicos se refieren a registros digitales formados por personas jurídicas, otras organizaciones e individuos en actividades oficiales. Es un archivo operado, transmitido, almacenado y utilizado por una computadora, expresado en forma digital (bits), y de entrada y salida mediante codificación y decodificación.
(2) Los archivos electrónicos se refieren a archivos electrónicos que se forman utilizando tecnología informática, a los que se les ha identificado que tienen valor de conservación y utilización, y se procesan y conservan de acuerdo con las regulaciones pertinentes sobre la gestión del almacenamiento de archivos electrónicos.
Capítulo 2 Almacenamiento de archivos electrónicos
Artículo 5 Los archivos electrónicos tienen las características de dependencia de sistemas informáticos, lectura directa no manual, alta fidelidad de copia y transmisión y estabilidad de Información y soportes. Las características incluyen separabilidad, fácil modificación del contenido de la información e inestabilidad del soporte. Y para los diferentes tipos de archivos electrónicos, debido a sus diferentes características técnicas, los estándares y algoritmos para los soportes de almacenamiento y el registro de información también son diferentes. Por lo tanto, el almacenamiento de archivos electrónicos debe tomar medidas de acuerdo con las características de los archivos electrónicos para garantizar su originalidad. , autenticidad e integridad:
(1) Archivos de procesamiento de textos
1. Los documentos TXT se pueden guardar directamente como archivos electrónicos.
2.Los documentos XML se pueden almacenar directamente como archivos electrónicos.
3. Para otros tipos de documentos, si no se pueden convertir al formato XML o TXT, deben almacenarse en el formato original y el software relacionado y la información del sistema informático deben almacenarse juntos.
(2) Los archivos de imagen
1 y las imágenes en formato TIFF se pueden guardar directamente como archivos electrónicos; se deben explicar los parámetros de compresión especiales.
2. Las imágenes en formato JPEG se pueden guardar directamente como archivos electrónicos y se deben explicar los parámetros de compresión especiales.
3. Las imágenes en otros formatos deben convertirse a cualquiera de los dos formatos anteriores y se deben indicar parámetros de compresión especiales.
4. Las imágenes que no se pueden convertir deben almacenarse en su formato original y la información relevante del software y del sistema informático debe almacenarse juntos.
5. La resolución óptica de los archivos electrónicos de imágenes adquiridos por el escáner no es inferior a 200 ppp para archivos en papel normales y no inferior a 600 ppp para archivos de fotografías.
6. La resolución de los documentos electrónicos obtenidos por el escáner de microfilmes será no inferior a 200 ppp para películas de 16 mm y no inferior a 600 ppp para películas de 35 mm.
(3) Archivos gráficos
1. Para conocer los requisitos de almacenamiento de archivos gráficos, consulte los requisitos de almacenamiento de archivos de imágenes.
2. Al almacenar, se debe prestar atención a cuestiones como la dependencia y la modificabilidad del dispositivo. El software relacionado y la información diversa de los datos deben almacenarse juntos.
(4) Archivos de imagen
1. Los archivos de imagen en formato MPEG y con una velocidad de bits superior a 4 Mb/S se pueden almacenar directamente como archivos electrónicos.
2. Los archivos de imagen que no se pueden convertir a formatos deben almacenarse en su formato original y el software relacionado, los algoritmos de compresión y la información del sistema informático deben almacenarse juntos.
(5) Archivos de sonido
1. Los archivos de sonido en formato WAV se pueden guardar directamente como archivos electrónicos.
2. Los archivos de sonido en formato MP3 se pueden almacenar directamente como archivos electrónicos.
3. Los archivos de audio que no se pueden convertir deben almacenarse en su formato original, y el software relacionado y la información del sistema informático deben almacenarse juntos.
(6) Archivos multimedia
1. Los archivos multimedia contienen diversas formas de información y los archivos multimedia con información completa se pueden almacenar directamente como archivos electrónicos.
2. Los archivos multimedia que dependen de la información del software y del hardware de la computadora y los parámetros relacionados deben almacenarse juntos.
(7) Documentos de bases de datos
1. Los archivos de bases de datos en formato DBF se pueden almacenar directamente como archivos electrónicos.
2. Los archivos de bases de datos que no se pueden convertir al formato deben almacenarse en el formato original, y el software relacionado y la información del sistema informático deben almacenarse juntos.
(8) Documentos de hipertexto
1. Los archivos de hipertexto contienen una gran cantidad de información y se debe prestar atención a la integridad de los datos al almacenarlos.
2. Los archivos de hipertexto con información completa se pueden almacenar directamente como archivos electrónicos.
3. La información de software y hardware de la computadora en la que se basan los archivos de hipertexto debe almacenarse juntos.
(9) Programa informático
1. El programa informático se puede almacenar directamente como un archivo electrónico.
2. Las descripciones de las plataformas de software y hardware de las que depende el programa informático deben almacenarse juntas.
(10) Archivos de datos
1. Hay muchos tipos de archivos de datos, incluidos los tipos anteriores. Consulte los métodos de almacenamiento anteriores para tipos específicos.
2. El archivo de datos debe indicar la fuente de los datos y almacenarse juntos.
Artículo 6 El fichero descriptivo del archivo electrónico será un fichero TXT.
Artículo 7: Bajo las condiciones de la plataforma de software y hardware, se debe garantizar que los documentos electrónicos puedan ser reconocidos y operados normalmente por computadoras y puedan generarse con precisión.
Artículo 8 Las contraseñas, claves e instrucciones de gestión de autoridades involucradas en documentos electrónicos se almacenarán junto con los documentos electrónicos.
Artículo 9 Al guardar archivos electrónicos con el mismo contenido que los documentos en papel, se deberá establecer una relación de identificación precisa y confiable con los documentos en papel.
Artículo 10 Si los archivos electrónicos obtenidos a través de escáneres, tarjetas de compresión de video y otros equipos utilizan algoritmos no estándar, el software correspondiente debe almacenarse junto.
Artículo 11 Los diversos parámetros y datos de gestión diseñados durante el funcionamiento del sistema informático y el procesamiento de la información deben almacenarse junto con archivos electrónicos.
Artículo 12 Los archivos electrónicos deben copiarse en un soporte duradero por triplicado, una copia para almacenamiento (a), una copia para referencia (b) y una copia para almacenamiento fuera del sitio (c). Para archivos electrónicos cifrados, el trabajo anterior debe completarse después del descifrado.
Artículo 13. En las mismas condiciones, deberá darse prioridad a la fiabilidad y la mejora en la selección de los soportes de almacenamiento de archivos electrónicos. Los medios de almacenamiento recomendados en esta norma incluyen: discos ópticos, cintas, etc. Queda prohibido el uso de disquetes como medio de almacenamiento a largo plazo de archivos electrónicos.
Artículo 14 Requisitos específicos para unidades con un entorno de red estable y confiable:
1. Los archivos electrónicos deben almacenarse en un servidor informático designado, y el servidor debe estar entre dos computadoras. Duplicación de disco, tolerancia a fallas y otras medidas de respaldo.
2. La LAN interna debe tener medidas de seguridad y sistemas de gestión confiables. Al actualizar el equipo del sistema, se deben formular métodos estrictos de conversión de datos para garantizar que los datos sean precisos y puedan ejecutarse en el nuevo sistema.
Artículo 15. Además de los requisitos generales para los archivos en papel, los requisitos de almacenamiento para los archivos electrónicos también deberán cumplir las siguientes condiciones:
1. . No frote, raye ni toque el revestimiento de grabación. Los transportadores deben almacenarse en posición vertical para evitar el polvo y la deformación, y fuera de la luz solar directa.
2. El rango de selección de temperatura ambiente es 17-20 ℃ y el rango de selección de humedad relativa es 35%-45%.
3. Mantener alejado de fuertes campos magnéticos, gases nocivos y fuentes de calor durante el almacenamiento.
Artículo 16 Los archivos electrónicos deben ser revisados en busca de virus y otros peligros ocultos que dañen la computadora. Los archivos electrónicos que no puedan eliminar peligros ocultos no deben almacenarse.
Artículo 17 Los CD que almacenen archivos electrónicos deben almacenarse en cajas, y los archivos electrónicos de los juegos A y B deben almacenarse por separado.
Artículo 18 Garantía de Vigencia de los Archivos Electrónicos:
(1) Con la actualización y desarrollo de la tecnología y los equipos informáticos, se producirán problemas de compatibilidad en los soportes de almacenamiento o datos de los archivos electrónicos.
1. Cuando hay un problema de compatibilidad con el medio de almacenamiento, se debe reemplazar por un medio de almacenamiento avanzado y confiable para realizar copias.
2. Cuando surjan problemas de compatibilidad en los datos de los archivos electrónicos, los archivos electrónicos deben actualizarse, convertirse y copiarse.
3. Los medios de almacenamiento antiguos copiados deben conservarse durante al menos cuatro años.
(2) Al grabar un disco, se utiliza la grabación de un solo disco y no se permite la grabación multisesión. El software de grabación recomendado es NERO BURNING6 y WINONCD6 o superior.
(3) Verifique la efectividad y seguridad de los soportes magnéticos cada 2 años y verifique la efectividad y seguridad de los discos ópticos cada 4 años. La vida útil, la compatibilidad de los soportes de almacenamiento y la compatibilidad de archivos electrónicos, etc. se controlan aleatoriamente. , la tasa de muestreo no es inferior al 30% y los problemas se solucionan de manera oportuna.
(4) Los archivos electrónicos almacenados en cintas deben rebobinarse una vez al año y transferirse cada cinco años.
(5) Inspección, copia, conversión, etc. Debería registrarse.
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