Especialmente para los usuarios gubernamentales que tienen una gran cantidad de necesidades de solicitud de documentos, los documentos se pueden convertir en una entrada a varios sistemas de información. Al final, los usuarios ya no tienen que preocuparse por cómo manipular la base de datos, y ya no tienen que gastar energías en adaptarse a esos sistemas de aplicación avanzados: siguen tratando con documentos, pero no son en papel, sino electrónicos, y estos Los documentos electrónicos son mucho más rápidos que el papel. El documento es más cómodo de operar. No hay duda de que esto mejorará enormemente el entorno de trabajo de TI de las personas. Los documentos inteligentes no solo construyen un puente entre los documentos en papel y los documentos electrónicos, sino que también integran los sistemas de aplicaciones, el contenido de información y las personas asociadas originalmente separados, lo que hace que la construcción de sistemas de información vuelva gradualmente a centrarse en las personas.
A juzgar por las necesidades actuales de aplicaciones comunes de la construcción de información gubernamental y empresarial (especialmente el gobierno electrónico), es necesario integrar información y contenido de documentos heterogéneos que originalmente estaban dispersos en varios enlaces y entre diferentes departamentos funcionales. La integración efectiva y la expresión rica y flexible de XML proporcionan una base importante para la integración y el intercambio de información de documentos heterogéneos.