La nota del mensaje consta de tres partes: título, cuerpo y firma.
Nombre: escriba el título del destinatario del recibo en el cuadro superior encima del encabezado. No es apropiado llamar al destinatario por su nombre. Generalmente, se agrega un honorífico después del apellido. "Maestro Li", "Sr. Li", "Maestro Zhang", etc. Agregue dos puntos después.
La antigua forma de escribir pone el título después del texto, en forma de "Atentamente, XXX".
Texto: Comienza una nueva línea, a partir de la tercera línea, con dos espacios en blanco delante, para indicar el contenido a explicar. Generalmente, cada elemento de lo que se va a expresar (cuándo, dónde, quién, qué) debe expresarse claramente.
Firma: Es más informal si es una persona conocida basta con escribir el apellido y la fecha. Si no la conoces es mejor escribir el nombre completo y la fecha.
Debes prestar atención a los siguientes puntos al escribir un mensaje:
① El mensaje no debe describir en detalle el propósito ni los asuntos de la visita.
② Debes anotar claramente lo que quieres contar a los demás. Si necesitas una entrevista, debes indicar la hora y el lugar de otra cita. Si el tiempo es importante, no solo se debe escribir el año, mes y día, sino también la hora específica, como por ejemplo qué hora es.
③ Elija un horario adecuado para la revisión programada, preste atención al tiempo de descanso y evite la hora de comer.
④El lenguaje no debe ser contundente, sino amable, y el lenguaje debe ser breve, solo tres o dos oraciones.