Lo primero es limpiar, colocar la mesa de conferencias y un número suficiente de sillas de conferencia, y ajustar las posiciones de los asientos (misma línea horizontal, uno frente al otro).
Se pueden colgar pancartas de bienvenida personalizadas en la entrada del lugar o en lugares apropiados en el interior.
Coloque flores en el espacio abierto en el medio de la larga mesa ovalada, en las esquinas; de la sala de conferencias y en la mesa de conferencias También se pueden personalizar los ramos de flores, pero se debe controlar el tamaño y no ser demasiado grandes ni demasiado altos. El color de las flores depende del tema de la reunión.
Si hay una gran cantidad de personas y el lugar es grande , los medidores de conferencia deben estar preparados y depurados;
Prepare el equipo multimedia y complete el trabajo de depuración;
Elementos de escritorio: tablero del asiento frente a usted, posavasos y taza de agua frente a su derecha mano (gire el asa de la taza 45 grados hacia la derecha), toallitas desinfectantes colocadas cerca de la taza de agua (opcional), mano izquierda Se puede colocar fruta o agua pura embotellada al frente (en caso de que el líder no beba té), una libreta colocado en el medio y un bolígrafo en el lado derecho del cuaderno. Otros elementos, como bolígrafos láser y pañuelos removibles, se pueden colocar al azar. Preste atención a mantener el escritorio limpio y ordenado, no demasiado lleno de gente ni desordenado.