Base legal: "Medidas para el manejo de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales"
Artículo 9 Los documentos oficiales generalmente se escriben por número, nivel y período de confidencialidad, grado de urgencia, número de documento de la autoridad emisora, emisor , título, autoridad principal de envío, texto principal, descripción de los archivos adjuntos, firma de la autoridad emisora, fecha de redacción, sello, notas, archivos adjuntos, autoridad de copia, autoridad emisora, emisión Consta de fecha y número de página.
(1) Número de copias. El número de la copia impresa del documento oficial. Los documentos confidenciales deben estar numerados.
(2) Nivel de confidencialidad y plazo de confidencialidad. El nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad de los documentos oficiales. Los documentos oficiales confidenciales estarán marcados con "alto secreto", "secreto", "secreto" y el período de confidencialidad según el nivel de clasificación.
(3) Urgencia. Plazos de entrega y tramitación de documentos oficiales. Según el grado de urgencia, los documentos de emergencia deben marcarse como "Urgente extra" y "Urgente urgente" respectivamente, y los telegramas deben marcarse como "Urgente especial", "Urgente urgente" y "Urgente general" respectivamente.
(4) El logotipo de la autoridad emisora. Consta del nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora más la palabra "documento", que también puede utilizarse. Al emitir un documento de forma conjunta, el logotipo de la agencia emisora del documento se puede utilizar en combinación con el nombre de la agencia emisora conjunta del documento, o se puede utilizar solo el nombre de la agencia patrocinadora.
(5)Número de documento. Consta del nombre, año y número de serie de la autoridad emisora. Al redactar conjuntamente, utilice el número de documento del organizador.
(6) Emisor. Debe llevar el nombre del emisor.
(7) Título. Consta del nombre de la autoridad emisora, el motivo y el idioma.
(8) Principalmente entregado a la agencia. El principal organismo receptor de documentos oficiales deberá utilizar su nombre completo, abreviatura normalizada o el nombre del mismo tipo de organismo.
(9)Texto. El cuerpo principal del documento oficial se utiliza para expresar el contenido del documento oficial.
(10) Descripción del archivo adjunto. El número de serie y el nombre del documento adjunto.
(11) Firma de la autoridad emisora. El nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora.
(12) Escribe la fecha. La fecha aprobada por la reunión del departamento o emitida por el responsable de la autoridad emisora. En la expedición de un documento conjunto prevalecerá la fecha emitida por el responsable de la última autoridad emisora del departamento.
(13)Sellado. Si el documento oficial contiene la firma de la autoridad emisora, se colocará el sello de la autoridad emisora y será coherente con la autoridad firmante. No es necesario sellar los documentos oficiales generales y los telegramas que lleven el logotipo de una autoridad emisora específica.
(14) Comentarios. Asuntos que es necesario explicar, como el alcance del documento, el alcance de la comunicación, etc.
(15) Anexo. Explicaciones, complementos o referencias al texto de documentos oficiales.
(16) Copia a la agencia. Además del organismo emisor principal, otros organismos que necesiten otorgar o conocer el contenido del documento oficial deberán utilizar el nombre completo, la abreviatura estándar o el nombre del mismo tipo de organismo.
(17) Autoridad emisora y fecha de emisión. La agencia remitente y fecha del documento oficial.
(18)Número de página. El número de páginas del documento.
Artículo 10 El formato de los documentos oficiales se implementará de acuerdo con la norma nacional "Formato de Documentos Oficiales".
Artículo 11 Los caracteres chinos, números, caracteres extranjeros, unidades de medida y signos de puntuación utilizados en los documentos oficiales se ajustarán a las normas y reglamentos nacionales pertinentes. Los documentos oficiales de las áreas étnicas autónomas pueden utilizar tanto caracteres chinos como idiomas minoritarios locales.