1. Especificaciones de trabajo:
(1) Contestar el teléfono
1 Cuando escuche el timbre, conteste al menos después del tercer timbre.
2. Después de contestar el teléfono, salude primero a la persona y dígale el nombre de su empresa.
3. Escuche atentamente y registre los puntos clave cuando la otra parte habla, y determine rápidamente cuáles son sus necesidades.
4. Si considera que no puede manejar una llamada no especificada usted mismo, transfiera inmediatamente la llamada a alguien que pueda manejarla.
5. La llamada debe ser concisa y directa, y la línea no debe estar ocupada durante mucho tiempo. ?
6. Al final, debe decir "¡Gracias!", despedirse cortésmente, esperar a que la otra parte corte la llamada y luego colgar el auricular.
(2) Visitas de clientes
1. Las inspecciones de clientes requieren que la sala de conferencias esté preparada con antelación. Coloque tazas de té, carteles en las mesas, materiales promocionales, flores y frutas según el número de personas en ambos lados.
2. Cuando entran clientes o visitas, la recepción se levanta inmediatamente para recibirlos y saludarlos.
3. Después de que el cliente esté sentado, agregue el té. Y siga agregando té cada 10 a 15 minutos.
4. Para visitas temporales, contacte telefónicamente con el personal correspondiente de la empresa para preguntar si le recibirán. En caso de ser anfitrión, los huéspedes deben ser guiados hasta el lugar de recepción.
5. Cuando los clientes se van, deben despedirse con una sonrisa.
(3) Gestión y control de suministros de recepción
1. Inventario de la cantidad de diversos suministros de recepción el último día de cada mes y calcular el uso de ese mes.
2. Cuando escaseen flores, frutas, té y agua mineral, se deberá avisar con antelación a la Presidencia para adquirirlos. Cuando faltan materiales promocionales, se debe avisar con antelación al equipo de marca del departamento de marketing para adquirirlos.
(4) Gestión de la oficina
1. Apague el aire acondicionado, la computadora y la iluminación de la oficina y cierre las puertas y ventanas después de salir del trabajo todos los días.
2. Complete el "Formulario de entrega de trabajo" después de salir del trabajo todos los días "para registrar los asuntos importantes y los asuntos pendientes. Coloque esta mesa sobre el escritorio;
3. Después de que los invitados abandonen la sala de conferencias, notifique de inmediato al personal de limpieza para que la limpie
4. materiales importantes en el gabinete;
5. Las llaves de cada sala de conferencias, llaves de la oficina, interruptores del proyector, etc. deben conservarse adecuadamente para evitar pérdidas.
2. Flujo de trabajo:
(1) Turno de mañana
⒈Según las normas del hotel, revisa tu apariencia, sé enérgico y llega a tiempo a tu trabajo. .
⒉Firma el libro de entrega de turno, revisa las llaves según los requerimientos del trabajo, asume el control con el personal del turno anterior, entiende qué tareas necesitan ayuda de este turno y el estado de reserva de la habitación del día, especialmente VIP. huéspedes.
⒊El personal del mostrador primero ordena el mostrador y repone los suministros necesarios, como tarjetas de check-in y tarjetas de habitación.
⒋ Gestionar los trámites de check-in de viajeros individuales y grupos.
⒌Imprime un formulario OC y realiza el check out después de las 12 del mediodía.
⒍Ayudar al departamento de reservas a aceptar huéspedes y manejar reservas personales según lo permita la disponibilidad de habitaciones, completar el formulario de reserva y enviarlo al departamento de reservas para ingresarlo en la computadora.
⒎ Para solicitar descuentos o transferencias de habitación, complete el formulario de descuento o transferencia de habitación y envíelo al cajero, y luego modifique la información de la computadora para habitaciones que llegan tarde después de la hora de salida. , deberás rellenar un recibo de cuotas varias y añadirlo al cajero Cobrar alquiler.
⒏ Durante el turno, se deberán anotar en el cuaderno de entrega de turno los trabajos inconclusos o asuntos especiales.
⒐Revisar las llaves y entregar el turno con el personal de reemplazo.
(2) Mitad de turno
⒈Según las normas del hotel, revisa tu apariencia, sé enérgico y llega a tiempo al trabajo.
⒉Firma el libro de entrega de turno, revisa las llaves según los requerimientos del trabajo, asume el control con el personal del turno anterior, entiende qué tareas necesitan ayuda de este turno y el estado de reserva de la habitación del día, especialmente VIP. huéspedes.
⒊Ayudar en los procedimientos de salida de los huéspedes, completar recibos diversos al cajero para agregar el alquiler cuando sea necesario e implementar estrictamente el sistema de recargo por salida tardía.
⒋ Manejar los procedimientos de salida para huéspedes individuales y grupos, implementar estrictamente el sistema de registro con certificados válidos, verificar cuidadosamente la información de registro del huésped y hacer un buen trabajo al informar el registro del hogar.
⒌Imprima el "Formulario de Declaración de Hukou" para informar el registro de su hogar.
⒍Durante el turno, se deberán anotar en el cuaderno de entrega de turno los trabajos inconclusos o asuntos especiales.
7. Revisar las llaves y entregar el turno al personal de reemplazo.
(3) Turno de noche
⒈Según las normas del hotel, cuida tu apariencia, sé enérgico y llega a tiempo al trabajo.
⒉Firma el libro de entrega de turno, revisa las llaves según los requerimientos del trabajo, asume el control con el personal del turno anterior, entiende qué tareas necesitan ayuda de este turno y el estado de reserva de la habitación del día, especialmente VIP. huéspedes.
3. Recibir a los invitados nocturnos y atender los problemas que surjan durante la noche. Si hay una emergencia, deberá notificar al supervisor superior y al gerente de turno lo antes posible.
4. VERIFICAR LLAVE antes del corte diario, imprimir la "Tabla de Estadísticas de Análisis de Alquiler" y verificar el informe, y notificar al cheque nocturno para el corte diario.
5. Imprimir y preparar informes comerciales según el tiempo especificado, organizarlos, distribuirlos y encuadernarlos.
6. Igual que las 8 de la mañana.
7. Firmar y recibir las claves de cada departamento.
8. Imprima los informes restantes según el tiempo especificado.
⒐Revisar las llaves y entregar el turno con el personal de reemplazo.
Información ampliada:
Responsabilidades del puesto de recepcionista:
1 Responder llamadas, recibir faxes, transferir llamadas o registrar información según sea necesario para garantizar que sea oportuna y preciso .
2. Recibir, registrar y orientar a los visitantes, y notificarles oportunamente. Se deben mantener alejadas las personas no relacionadas, los vendedores puerta a puerta y las personas poco razonables.
3. Mantener la empresa limpia e higiénica y mostrar una buena imagen de la misma.
4. Supervisar la asistencia diaria de los empleados.
5. Responsable del envío y recepción de envíos urgentes, cartas y paquetería de la empresa.
6. Responsable del inventario de material de oficina y registro y archivo. Y registrar la recepción, distribución, entrada y salida de material de oficina.
7. Revisar el inventario de suministros de vez en cuando y hacer un buen trabajo en soporte logístico de manera oportuna.
8. Responsable de las estadísticas mensuales sobre la asistencia de los empleados de la empresa y el archivo de los datos de asistencia.
9. Responsable del uso y gestión de los equipos de fotocopia, fax e impresión, utilizándolos de forma racional y reduciendo el consumo de material.
10. Responsable de ordenar, clasificar y conservar los formularios de uso común de la empresa y actualizarlos en función del uso real.
11. Prepararse antes de la reunión, grabar la reunión y organizar el contenido después de la reunión.
12. Hacer un buen trabajo en la recopilación de materiales y gestión de archivos.
13. Asistir a los superiores en la realización de los asuntos administrativos de la empresa y los asuntos internos diarios del departamento.
14. Ayudar a los superiores en la gestión de limpieza y seguridad, y proporcionar servicios administrativos oportunos y eficaces a otros departamentos.
15. Asistir al director en la coordinación de los distintos departamentos de la empresa y completar activamente los asuntos temporales asignados por los superiores.
Enciclopedia Baidu-Recepción