Los archivos se refieren a diversas formas de registros originales con valor de preservación que son formados directamente por personas en diversas actividades sociales. Las siguientes son ocho categorías de contenido relacionado que he compilado para usted. Son solo como referencia. ¡Espero que le sean útiles!
1. Según los documentos, se pueden dividir en:
Archivos de organismos estatales, grupos sociales, empresas e instituciones, familias e individuos.
2. Según el alcance del contenido de los archivos, se pueden dividir en:
Archivos integrales y archivos profesionales.
3. Según la naturaleza del contenido del documento, se puede dividir en:
Archivos administrativos, archivos de personal, archivos de litigios, archivos contables, archivos de ciencia y tecnología, archivos militares. , expedientes diplomáticos, expedientes judiciales, expedientes económicos Archivos, expedientes de registro de empresas industriales y comerciales, expedientes de enseñanza, expedientes de arte, expedientes de manuscritos, expedientes de casos, expedientes censales, expedientes de topónimos, expedientes de construcción urbana, expedientes de marcas, expedientes de patentes, expedientes inmobiliarios , archivos financieros, archivos de proyectos relacionados con el extranjero, archivos religiosos, etc.
4. Según los materiales de archivo:
Además de los archivos en papel, también existen archivos físicos no en papel, como huesos de oráculo, tiras de bambú, libros de seda, películas, cintas, y los CD; los métodos de expresión de información se pueden dividir en archivos de texto, archivos de audio y video, etc. Según el método de grabación, también se puede dividir en archivos ordinarios (registros mecánicos y analógicos) y archivos electrónicos (digitales).
5. Según el período al que pertenecen los documentos, se pueden dividir en:
Existen archivos anteriores a la fundación de la República Popular China (incluidos archivos históricos revolucionarios y archivos del antiguo régimen) y archivos posteriores a la fundación de la República Popular China (incluidos los archivos del partido desde la fundación de la República Popular China y los archivos del estado y diversas agencias, fuerzas armadas, grupos, empresas e instituciones). . A los primeros se les suele llamar archivos históricos, y a los segundos se les suele llamar archivos de la realidad.
6. Según la forma de titularidad del fichero, éste se puede dividir en:
ficheros de titularidad estatal, ficheros de titularidad colectiva y ficheros de titularidad individual.
7. Según el idioma del archivo, se puede dividir en:
archivos chinos y archivos de idiomas extranjeros. Los archivos chinos también se pueden subdividir en archivos chinos, archivos manchúes y archivos comparativos manchú-chinos. Los archivos de idiomas extranjeros también se pueden subdividir en archivos en inglés, archivos en japonés y archivos en ruso.
8. Los archivos se pueden dividir por campos:
Archivos en los campos de gestión social, ciencia y tecnología, medicina y salud, cultura y educación, militar, diplomacia, literatura y arte. , etc.
Ampliación: Medidas de gestión de archivos
Para fortalecer aún más la estandarización y modernización de la escuela y aprovechar plenamente el papel de los archivos en la educación y la enseñanza, estas medidas de gestión de archivos son especialmente formulado.
1. Gestión de archivos
La gestión de archivos debe lograr los siguientes tres puntos: 1. Centralización 2. Personas especiales 3. Especificaciones. Es decir, todos los archivos formados por varias escuelas en diversas tareas son administrados centralmente por los archivos escolares; se debe definir claramente la persona responsable, y se debe mejorar el sistema de recopilación, gestión y utilización de archivos para lograr una gestión estandarizada y científica.
2. Requisitos para la ubicación de archivadores
Se deben lograr los siguientes cinco puntos al colocar archivadores: 1. Ubicación razonable 2. Especificaciones uniformes 3. Clasificación clara para; información de referencia fácil; 4. La superficie del archivador está limpia y hermosa; 5. Haga un buen trabajo en las "cinco prevenciones" de prevención de incendios, prevención de robos, prevención de polillas, prevención de roedores y prevención de humedad.
3. Requisitos de especificación del cuadro de archivo
1. Las especificaciones deben estar unificadas
2. >3. El texto y las etiquetas deben imprimirse con fuentes estandarizadas.
Cuarto, formato de archivo
1. La primera página del archivo debe tener un índice de directorio impreso, que sea claro de un vistazo y fácil de encontrar.
2. Materiales escritos. Requisitos específicos: ① El tipo de papel utilizado debe estar unificado y estandarizado (2) La escritura debe estar estandarizada ③ El contenido tiene valor de preservación;
3. Tiempo de presentación del archivo integral escolar: archivado después del final de cada semestre.
4. Los archivos escolares se dividen en tres periodos de almacenamiento: permanente, de larga duración y de corta duración.
5. Los documentos del volumen deben estar completos. El recibo de respuesta debe tener texto, archivos adjuntos y resultados del procesamiento; los documentos deben estar finalizados, impresos y adjuntos; los documentos de correspondencia deben solicitarse y aprobarse y los materiales de eliminación deben ser explicaciones completas, circunstanciales y personales;
6. El texto principal de los documentos del volumen debe estar al frente y los anexos al final; la versión impresa debe estar al frente y el manuscrito al final; . Se deben completar varios archivos en el directorio dentro del volumen. Los archivos de un volumen deben estar numerados. Los documentos y la información archivados tienen letra clara, buena calidad de papel y firmas completas.
7. La encuadernación de los documentos debe ser limpia y bonita.
El título generalmente debe incluir el autor, el número y el nombre, reflejar el contenido de los documentos del volumen, ser políticamente correcto, conciso y preciso, y tener una cubierta encuadernada.
8. Una vez archivados los documentos y materiales, el personal del archivo debe realizar el procesamiento, clasificación, catalogación, registro y registro necesarios de los archivos basándose en el principio de fácil almacenamiento y utilización, de modo que queden ordenados en orden. de manera ordenada y de acuerdo a la Numeración por antigüedad y período de almacenamiento.
Sistema de préstamo de verbos (abreviatura de verbo)
1. El personal de otras unidades deberá contar con una carta de presentación de la organización al acceder a los archivos de nuestro colegio.
2. Mantener los archivos estrictamente confidenciales y no se permite el préstamo de archivos. No se permiten extractos ni copias sin permiso.
3. Guarde los archivos correctamente y no los abra, altere, rasgue, circule, corte ni doble.
4. Los materiales extractos aprobados deben ser revisados por el personal de archivos. Los materiales de apoyo deben estar revisados y sellados.
5. Los archivos en préstamo deben ser aprobados por el supervisor y los trámites de registro de préstamo deben completarse con el archivero. El período del préstamo generalmente no excede los siete días. Si el préstamo excede el tiempo, se deben manejar procedimientos separados.
6. Requisitos para el personal de archivos
Los trabajadores de archivos deben estar familiarizados con los archivos, comprender sus necesidades y proporcionar y utilizar archivos activamente. Los archivos deben preparar un trabajo eficaz de recuperación e introducción de archivos y otros materiales de referencia de acuerdo con las necesidades del trabajo para crear las condiciones para el uso de los archivos.
7. Destrucción de documentos
Los archivos integrales de la escuela deben cumplir con las normas sobre archivos del departamento administrativo de educación superior y del departamento de gestión de archivos. Haga un buen trabajo en el trabajo de archivo. Para los archivos que han caducado y han perdido su valor de conservación, puede hacer sugerencias de destrucción, completar una lista de destrucción y enviarlas al líder de la unidad y al departamento superior de gestión de archivos para su aprobación antes de que puedan ser destruidos. Al destruir, se deben designar dos personas para supervisar la destrucción y firmar la lista de destrucción para evitar la confidencialidad.
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