Introducción: La gestión de archivos incluye la suma de una serie de actividades como la recopilación, disposición, almacenamiento, identificación, estadísticas y provisión de utilización de archivos. El objetivo final de la gestión de archivos es proporcionar información autorizada y creíble. información a los usuarios de archivos. Con el desarrollo de los tiempos y el progreso de la sociedad, la gestión de archivos moderna se ha convertido en un proyecto de sistema relativamente profesional y complejo, especialmente bajo los requisitos del desarrollo moderno de la gestión de archivos, la gestión de archivos se enfrenta a nuevos desafíos y oportunidades. Métodos de gestión de archivos
1. La importancia de la gestión de archivos
En primer lugar, la gestión de archivos es una tarea altamente científica. Partimos del propio trabajo de gestión de archivos, que es un trabajo de gestión. Pero se diferencia de otros tipos de trabajo de gestión: no solo requiere la gestión de documentos ya preparados, sino que también utiliza medios y métodos científicos relativamente avanzados para analizar y filtrar sistemáticamente la información de los archivos y, a través de diversos medios, satisfacer las necesidades. necesidades de la sociedad actual.
Desde la perspectiva del trabajo de gestión de archivos de una unidad o departamento específico de una agencia, es un componente indispensable. En segundo lugar, en comparación con la naturaleza de otros trabajos, la gestión de archivos es una industria de servicios y los departamentos de gestión de archivos organizan los archivos de acuerdo con las necesidades de la sociedad al utilizar diferentes archivos. Esto requiere que los gestores de archivos tengan suficiente conciencia de servicio y se esfuercen por contribuir a la construcción y el desarrollo de la sociedad.
2. Sugerencias para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos
(1) Basado en la ley, hacer un buen trabajo estableciendo reglas y regulaciones
Legalización es hacer un buen trabajo en la gestión de archivos Para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos, debemos tomar como base la gestión de archivos de acuerdo con la ley y realizar la institucionalización de la gestión de archivos. La modernización de los equipos de gestión de archivos y las características diversificadas de los tipos y soportes de archivos determinan que los métodos de gestión de archivos deben reformarse continuamente. Sólo adhiriéndonos a los tiempos podremos adaptarnos a la nueva situación y crear una nueva situación en la gestión de archivos.
Por lo tanto, la situación en constante cambio ha planteado nuevos y mayores requisitos para el personal de archivos en términos de conocimientos comerciales, conocimientos científicos y capacidades de gestión y operación. El desarrollo de la labor de gestión de archivos debe ajustarse a la vía de gestionar archivos conforme a la ley. Sólo logrando la institucionalización de la gestión de archivos podrá el trabajo de gestión de archivos desempeñar el papel que le corresponde.
Con el fin de fortalecer la gestión, colección y disposición de los archivos, protegerlos y utilizarlos eficazmente y contribuir a la construcción de la modernización socialista, la Ley de Archivos de la República Popular China entró en vigor hace más de diez años. de desarrollo han sentado unas bases sólidas para el sano desarrollo de la gestión de archivos en nuestro país.
Sin embargo, la nueva situación ha planteado requisitos más altos para la gestión de archivos, lo que requiere que todas las localidades hagan pleno uso de la autoridad legislativa local y establezcan un conjunto de leyes y regulaciones de archivos con características locales, que es la clave. a la gestión de archivos. El trabajo se adapta a los tiempos y hay leyes que respetar. Sobre esta base, todos los departamentos deben establecer y mejorar las reglas y regulaciones de gestión de archivos, buscar la gestión del sistema y buscar beneficios del sistema. Sólo de esta manera el trabajo de gestión de archivos podrá adaptarse a las condiciones locales, ser flexible y eficaz.
(2) Insistir en la innovación
1. La idea de trabajo debe ser innovadora
La gestión de archivos es una tarea que fácilmente se pasa por alto. Por lo tanto, es necesario pensar que la innovación requiere investigación e investigación en profundidad, comprender la situación real, ampliar los horizontes, aclarar las ideas de trabajo, desarrollar estrategias de trabajo adecuadas, intentos y prácticas audaces y, en última instancia, generar resultados innovadores.
2. El trabajo global debe ser innovador
Es necesario seleccionar y establecer modelos en la gestión de archivos, recompensar y elogiar al personal que haya realizado contribuciones destacadas y alentar y estimular al personal de bajo rendimiento. , promoviendo así que el trabajo general de gestión de archivos se impulse a un nivel superior. Es necesario resumir constantemente experiencias, extraer lecciones, resolver conjuntamente diversos problemas que surgen en el trabajo de gestión y utilizar modelos para impulsar el trabajo de gestión general.
(3) Lograr la combinación orgánica de gestión de archivos y tecnología moderna
Con el mayor desarrollo de la tecnología de redes informáticas, se han planteado nuevos desafíos sobre cómo hacer un buen trabajo en los archivos. Este artículo cree que: Sólo enfrentando este desafío y logrando la combinación orgánica de la gestión de archivos y la tecnología moderna, el trabajo de gestión de archivos podrá emprender un camino de desarrollo saludable.
La gestión de archivos es un trabajo altamente profesional, que requiere que los administradores de archivos no sólo tengan el conocimiento de las responsabilidades de gestión de archivos, sino también que dominen las habilidades de gestión modernas. Los archivos recopilan una gran cantidad de instrucciones y registran una gran cantidad de información, convirtiéndose en un rico recurso de información. Sin embargo, el trabajo de organizar archivos es engorroso, implica mucho trabajo repetitivo y requiere mucha mano de obra.
Utilizar ordenadores y otros medios modernos para organizar archivos puede conseguir el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. La gestión de archivos en condiciones de alta tecnología se puede organizar e imprimir en el orden en que se forman los archivos, lo que no sólo reduce el impacto de los factores humanos en el trabajo de archivo de archivos, sino que también aprovecha al máximo las ventajas de gestión de las computadoras y reduce las operaciones manuales. y mejora la eficiencia del trabajo. En la gestión de archivos, debemos prestar atención a la organización y sistematización de la información del archivo. Al ingresar los términos de búsqueda, haga clic en el rango de búsqueda que está estrechamente relacionado con el evento, lo cual es preciso y no pierde tiempo. De esta manera, se pueden utilizar plenamente los recursos de una biblioteca rica.
Sin embargo, uno de los principales inconvenientes de la tecnología moderna es que el factor de seguridad de los sistemas de redes informáticas disminuirá con el tiempo. Para garantizar la seguridad, es necesario formular un estricto sistema de gestión de seguridad de documentos electrónicos y mejorar el seguimiento de la circulación de documentos electrónicos y la gestión de inicio de sesión. Establecer un sistema de gestión de autoridad operativa eficaz en el sistema de gestión de documentos electrónicos, dividir razonablemente la autoridad operativa del sistema de gestión de documentos electrónicos en función de la seguridad de la información, las responsabilidades del personal, la gestión de planes y otros factores, y diseñar cuidadosamente el modo de trabajo y las funciones del software. Al mismo tiempo, combina nuevas tecnologías como firmas electrónicas, gestión de contraseñas y reconocimiento de huellas dactilares en vivo para mejorar la precisión de la identificación de identidad. Entre ellos, cabe destacar la gestión estricta de los métodos de contraseña más utilizados. Configure un registro de operaciones de archivos electrónicos iniciado automáticamente para que sirva como base para futuros controles de seguridad o evaluaciones de autenticidad.
(4) El objetivo fundamental de la gestión de archivos es la utilización de los archivos.
La utilización razonable y eficaz de los archivos es una tarea básica para el sano y rápido desarrollo de la economía y la sociedad. Tiene un fuerte significado de referencia para comprender las leyes básicas de las actividades económicas y la dirección del desarrollo futuro. Sobre esta base, fortaleceremos la conservación de los archivos y estaremos preparados para proporcionar a los usuarios los archivos que necesiten con urgencia en cualquier momento. Los archivos importantes y valiosos deben entregarse con microfilmes o copias para reemplazar los archivos originales para su uso. Al mismo tiempo, fortaleceremos la construcción de instalaciones de almacenamiento de archivos para reducir los daños a los archivos causados por condiciones externas. Por lo tanto, sólo haciendo un buen trabajo en la gestión de archivos podremos proporcionar servicios de archivos eficientes y de alta calidad para el progreso general de la sociedad y el desarrollo económico sólido y rápido.
3. Conclusión
En resumen, debemos comprender profundamente la importancia de la gestión de archivos, basarnos en la ley, hacer un buen trabajo en el establecimiento de reglas y regulaciones, adherirnos a la innovación en conceptos de trabajo y realización de archivos Combinando orgánicamente la gestión con la tecnología moderna, haciendo un buen uso de los archivos y mejorando el nivel profesional y técnico de los administradores, podemos hacer lo mejor que podemos en el trabajo de archivos y lograr los logros debidos en la promoción del desarrollo coordinado de la sociedad. economía.