Sistema OA (Oficina de Auditoría)
Sistema OA, sistema de implementación de auditorías in situ, también conocido como la abreviatura de oficina de auditoría. Es uno de los logros importantes de la primera fase del Proyecto Golden Trial. Es una plataforma operativa para auditar datos electrónicos en entornos presenciales. De acuerdo con el plan de diseño, se instalará en la computadora portátil del auditor y se llevará al sitio de la auditoría para su uso. El software incluye las herramientas necesarias para las operaciones de auditoría, como gestión de proyectos, recopilación de datos, análisis de auditoría, muestreo de auditoría y borradores de auditoría, y proporciona un entorno de trabajo electrónico con una interfaz unificada, como la oficina portátil de un auditor. A principios de abril de 2004, se completaron las pruebas in situ en la prueba de tres proyectos de auditoría, y se promovió y utilizó oficialmente en julio de 2004.
Cómo integrar OA empresarial con la gestión:
En la actualidad, la mayoría de los sistemas OA se basan en la gestión automatizada por computadora de los asuntos de oficina. Los contenidos básicos incluyen procesamiento de archivos, procesamiento de transacciones y procesamiento de textos. , Procesamiento de archivos, procesamiento de horarios, envío y recepción de correos electrónicos, recepción y envío de documentos, viajes y asistencia de negocios, transferencia de archivos, informes electrónicos, gestión de reuniones, gestión de vehículos, etc., realizan la gestión de todos los aspectos del trabajo diario. Pero un mejor sistema de OA está lejos de ser tan simple. Debe incorporar ideas de gestión e introducir tecnologías de gestión prácticas para que el sistema de OA pueda servir a la gestión. La gestión es la fuerza impulsora del desarrollo empresarial y los asuntos de oficina también se generan gracias a la gestión. Por lo tanto, el sistema OA debe construirse sobre la base de la gestión para garantizar la eficacia y practicidad del sistema OA. Algunas empresas han cambiado al trabajo de oficina. Después de usar el sistema OA, hay más. La razón principal es que el posicionamiento de OA y la administración es poner el carro delante del caballo.
Un buen sistema OA debe tomar la planificación como núcleo y el control como medio para hacer realidad las ideas de gestión de la oficina de "orientación a las personas", "control dinámico" y "extensión transparente". Entonces, ¿cómo se integra el sistema OA con las ideas de gestión? Se refleja principalmente en cuatro aspectos: "gestión del trabajo", "gestión de la comunicación", "gestión de la innovación" y "gestión del mecanismo de autorización". Este artículo primero explica en detalle cómo se combina el sistema OA con la gestión del trabajo.
Todos los procesos de actividad de la oficina son completados en última instancia por "las personas a través del trabajo". Por lo tanto, la gestión del trabajo es la unidad componente básica del sistema OA. La profundidad de la resolución de los problemas de gestión del trabajo también determina el nivel de aplicación de OA. sistema, el éxito o el fracaso de la gestión del trabajo determina si el sistema OA puede promover la gestión y ayudar a la gestión. Un sistema OA que incorpore la filosofía de diseño "orientado a las personas" debe establecerse en un sistema tridimensional de gestión del trabajo personal, gestión del trabajo organizacional y gestión del trabajo de proyectos.
Hacer un buen trabajo en la gestión del trabajo personal
En la gestión de oficina, no importa el trabajo ni nada, en última instancia se completa a través de las personas. La esencia de la gestión son las personas. El sistema "Gestión del trabajo personal" resuelve el problema de la eficiencia del trabajo personal, incluido el resumen personal, la nota de tareas, el asistente personal, la gestión de horarios y el procesamiento del trabajo.
El "resumen personal" es la revisión sistemática y el resumen de las actividades prácticas realizadas por un individuo en el período anterior. Se puede clasificar y resumir según diario, semanal, mensual o anual, etc., lo cual es conveniente para consultas y resúmenes personales de ganancias y pérdidas. Los gerentes pueden exigir a los empleados que proporcionen resúmenes de su trabajo diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, o pueden realizar estadísticas clasificadas según el período de tiempo requerido para mantenerse al tanto del progreso del trabajo y las tareas de los empleados, comprender el progreso del trabajo, y resumir el trabajo Ganancias y pérdidas.
"Task Memo" me recuerda algunas tareas importantes que haré. Lo puedo crear yo u otro personal relevante.
El "Asistente personal" es una secretaria informática para el trabajo de oficina personal. Puede crear sus propias notas electrónicas y varias libretas de direcciones según el tipo de información. Puede clasificar y guardar rápidamente información de uso común. Fácil búsqueda y uso en trabajos futuros, brindando servicios más detallados para oficinas personales.
"Programa" se utiliza para establecer un horario de trabajo personal y dar recordatorios a la hora establecida para evitar perder trabajos y actividades importantes. La gestión de horarios personales incluye el trabajo que otros le asignan y el trabajo organizado por usted mismo, lo que puede evitar conflictos de tiempo y permitir que otros comprendan su horario.
Los horarios dispuestos por los líderes superiores para los subordinados en el "Programa organizacional" también se pueden ver en la "Gestión de horarios personales" de los subordinados.
El "procesamiento del trabajo" incluye descripción del trabajo, informe de trabajo, evaluación del trabajo, personal participante y departamentos participantes, etc., desglosando cada trabajo para facilitar la gestión del trabajo. Cada trabajo va acompañado de un diagrama de Gantt para aclarar la descripción del trabajo.
Según la naturaleza del trabajo, el trabajo personal se divide en "trabajo responsable", "trabajo de evaluación", "trabajo por aprobar" y "trabajo establecido", etc. Este tipo de trabajo claro La clasificación del trabajo facilita enormemente la consulta y el procesamiento del trabajo.
En la actualidad, a la mayoría de los sistemas OA les resulta difícil implementar el trabajo empresarial corporativo en oficinas personales. El diseño de gestión del trabajo personal puede combinar orgánicamente oficinas personales con oficinas departamentales y negocios corporativos.
Lograr la gestión organizacional
La gestión organizacional resuelve el problema del trabajo conjunto entre personas, y establece un conjunto completo de mecanismos de seguimiento y gestión del trabajo para, en última instancia, solucionar el problema entre el propio departamento y el Se debe abordar la eficiencia del trabajo colaborativo y promover sistemáticamente la institucionalización, estandarización y normalización del trabajo de gestión. Los estándares laborales también son los estándares básicos para la evaluación de recursos humanos. El sistema puede establecer de manera fácil y flexible el árbol de directorio de departamentos y el árbol de directorio de roles del usuario. El objetivo principal es unir las fortalezas de varios departamentos e individuos a través de la gestión organizacional y, en última instancia, lograr lo predeterminado. objetivos de gestión.
La gestión organizacional es la gestión del trabajo organizacional en varias empresas. Se divide en gestión del trabajo departamental, resumen de trabajo, cronograma departamental y gestión de personal. Las características son las siguientes:
①Gerentes. en todos los niveles Puede visualizar los planes de trabajo, resúmenes de trabajo e informes de progreso del personal y departamentos dentro de su ámbito de competencia, y al mismo tiempo revisar y ajustar los planes y resúmenes correspondientes a sus niveles de gestión.
② El trabajo a nivel de departamento se puede describir de varias maneras: formulario de lista, formulario de diagrama de Gantt, diagrama de plan de trabajo (gráfico lógico de escala de tiempo, gráfico de escala de tiempo, gráfico de código único y gráfico de barras horizontales). , formulario de cuadro de estructura de desglose del trabajo y formulario de informe estadístico, etc. Reflejar el tiempo, relación lógica, avance, etc. del trabajo desde varios niveles y perspectivas. También se puede utilizar tecnología de línea avanzada, que puede reflejar el plan de trabajo y el estado de ejecución de forma instantánea e intuitiva.
③El trabajo del departamento puede contener subtrabajo. Cada trabajo se puede descomponer en subtrabajos específicos. Los subtrabajos pueden tener su propia persona a cargo, tiempo de proceso, etc., manteniendo una relación lógica con el trabajo general. De esta forma, por muy complejo que sea el trabajo, quedará claro y claro al desglosarlo, ordenando la disposición del trabajo y facilitando la gestión. La función de evaluación del trabajo del departamento también es muy práctica. Solo los gerentes pueden utilizar la autoridad de evaluación del trabajo para valorar y evaluar al personal bajo su jurisdicción. La evaluación del trabajo también se basa en aclarar las responsabilidades de las organizaciones internas y los puestos de trabajo. Los objetivos del trabajo están claramente definidos mediante clasificación y clasificación. La evaluación del trabajo se basa principalmente en la evaluación dinámica y combina evaluaciones cualitativas y cuantitativas. Se implementan evaluaciones de desempeño, se recompensa a los superiores y se castiga a los inferiores.
④ Los gerentes pueden ver los horarios de los departamentos y del personal dentro de su jurisdicción, y organizar los horarios de los subordinados de acuerdo con la importancia de los asuntos. Al mismo tiempo, pueden ver los horarios de los departamentos y los horarios divulgados por los líderes. Los líderes que participan pueden organizar el horario para sus líderes superiores a través del cronograma. En resumen, el cronograma organizacional puede organizar al personal relevante involucrado en este asunto a la vez y tiene una función de recordatorio. Está estrechamente integrado con el sistema de mensajería instantánea y el cronograma se distribuye al personal relevante a través de mensajería instantánea.
⑤ La incertidumbre humana es lo más difícil de comprender en la gestión de recursos humanos corporativos. La unidad de gestión de personal es una parte integral de la gestión del trabajo del departamento. Su contenido incluye información personal, información laboral, currículums y archivos adjuntos. Los gerentes pueden verificar la información básica de los empleados subordinados en cualquier momento de acuerdo con el alcance de la gestión, para organizar a los empleados. de acuerdo a sus capacidades y especialidades.
La gestión organizacional está más en línea con las características de la gestión de oficinas moderna. Es un sistema dedicado para gerentes de todos los niveles y una herramienta importante para que los gerentes de todos los niveles comprendan sistemáticamente la información auxiliar y de operación y gestión empresarial. información para la toma de decisiones. Aunque el trabajo de oficina de la organización implica datos complejos, el funcionamiento de este sistema es relativamente simple. La gestión de datos a menudo implica secretos corporativos, por lo que los usuarios deben someterse a una autenticación de identidad al ingresar al sistema.
Gestión completa de proyectos
El trabajo diario de oficina se divide en dos tipos, uno es una oficina basada en transacciones y el otro es una oficina basada en proyectos. La oficina basada en proyectos representa una gran proporción de la gestión de la oficina. Si aún seguimos la gestión anterior basada en transacciones, será difícil lograr los objetivos de la oficina. Esto es algo que el OA tradicional no ha considerado. Sólo realizando un análisis exhaustivo y profundo de los tipos de trabajo de oficina y adoptando diferentes métodos de procesamiento para diferentes tipos de trabajo podremos realmente aplicar el sistema OA con facilidad y mejorar la eficiencia de la oficina.
El plan organizacional en la gestión de proyectos es el arreglo previo al diseño que realiza la unidad o departamento para el trabajo a realizar dentro de un determinado período de tiempo en el futuro, desde metas, tareas, requisitos hasta medidas. El trabajo se divide en secuencia, prioridad y urgencia, y el proceso tiene ciertas etapas, por lo que en el plan se deben planificar con anticipación los pasos de la operación, el tiempo límite de finalización de cada trabajo, la persona responsable, los participantes, etc. Sólo de esta manera las responsabilidades pueden ser claras, las operaciones ordenadas y la ejecución libre de errores.
Los líderes superiores pueden organizar tareas y arreglos de trabajo para las unidades o departamentos que administran a través de la gestión de proyectos, y las tareas y arreglos de trabajo se implementarán automáticamente a la persona a cargo del departamento. Los jefes de cada departamento establecen objetivos específicos para sus propios departamentos de acuerdo con los acuerdos unificados del liderazgo. A través de una comunicación continua y dinámica entre gerentes y empleados, aclaran las tareas laborales de los empleados y adoptan medidas para garantizar que las tareas se completen y los objetivos. Luego se van todos a sus respectivos puestos y se detalla el plan de trabajo. De esta manera, los líderes superiores sabrán qué fuerzas deben movilizarse, qué condiciones deben crearse, qué dificultades deben eliminarse, qué métodos deben adoptarse y qué canales deben utilizarse para completar el plan. Esto no solo se integrará con lo real. trabajo, sino que también proporciona información predictiva para el plan. Sólo adoptando el método de gestión de proyectos, controlando dinámicamente el plan organizacional y conociendo las medidas y métodos formulados, podremos completar con éxito la tarea y lograr el objetivo de la gestión general.