(1) Los almacenes de archivos proporcionan las condiciones materiales más básicas para la protección de archivos. La calidad de los edificios de los almacenes afecta directamente las condiciones de protección de los archivos y la eficacia de las medidas de gestión del almacén. La construcción de almacenes también juega un papel a largo plazo en la preservación de archivos, porque es difícil cambiar un almacén construido y causará muchos desechos, por lo que debe diseñarse y construirse cuidadosamente.
1. Principios de la construcción de almacenes de archivos
La construcción de almacenes de archivos debe seguir los principios de practicidad, economía y belleza. La llamada aplicabilidad significa que el edificio del almacén debe cumplir con los requisitos para mantener registros en términos de prevención de humedad, calor, luz, polvo, fuego, robo y gases nocivos. La llamada tecnología económica presta atención a los beneficios económicos y ahorra dinero y gastos con la premisa de considerar su aplicación. La llamada belleza significa que ya sea el diseño general, la forma única, la apariencia o la decoración interior, debe dar a las personas una impresión armoniosa, hermosa y generosa y un sentimiento lleno de atmósfera cultural, que refleje plenamente la naturaleza de la institución cultural de los archivos.
2. Tipos de almacenes de archivos
En la actualidad, los principales tipos de archivos en nuestro país incluyen archivos integrales, archivos especializados y bases de datos de archivos.
(1) Archivos Integrales. Los archivos integrales son el componente principal de la sala de archivos. Conserva archivos de diversas categorías y formas formados por diversas agencias, unidades y celebridades en diversos períodos históricos de nuestro país. Cuando la cantidad de archivos es grande, se puede implementar la administración de subbiblioteca.
(2) Archivos especiales. Los archivos especiales se crean principalmente para responder a las características de los archivos especializados y a las necesidades especiales de gestión, como los archivos con características materiales o formales. Existen límites claros entre los archivos profesionales y los archivos integrales en contenido y forma. Los archivos profesionales, especialmente los archivos con materiales especiales, tienen algunos requisitos especiales en su gestión y no pueden confundirse con los archivos generales.
(3) Base de datos de archivos. El almacén de archivos se especializa en recopilar y conservar libros y materiales relacionados con los archivos. Los archivos calificados deben estar equipados con libros y bases de datos para complementar y facilitar el suministro y utilización de los archivos.
(2) Equipo de archivos
El equipo de archivos es el equipo básico necesario para archivos y oficinas. Hay muchos tipos de equipos de archivo, cada uno con sus propias ventajas. Se debe realizar una selección razonable y una configuración flexible en función de las características del almacén y los diferentes valores y normativas de los archivos. Actualmente, los accesorios para archivos utilizados en China incluyen principalmente estantes para archivos, cajas para archivos, archivadores, etc.
1. Estantes para archivos
Los estantes para archivos generalmente están hechos de productos metálicos, que tienen las ventajas de aprovechar al máximo el área y el espacio del almacén, bajo costo, acceso conveniente, y proporcionar mejores condiciones de almacenamiento. La instalación y disposición de bastidores de archivos debe maximizar el uso del área y el espacio del almacén de archivos y garantizar la integridad y el uso conveniente de los archivos. Hay muchos tipos de bastidores para archivos, incluidos bastidores para archivos fijos, bastidores compactos móviles y bastidores apilables.
2 cajas archivadoras
Las cajas archivadoras están hechas en su mayoría de metal y se incluye un juego de cinco cajas archivadoras. Generalmente se utilizan cajas en lugar de armarios y se apilan. En comparación con los archivadores y archivadores, es fácil de mover y se puede utilizar tanto en casa como en casa. Al mismo tiempo, puede prevenir incendios, luces, polvo y robos. Actualmente muy utilizado. Sin embargo, procesar cajas de archivos una por una es costoso.
3. Archivadores
Un conjunto de cinco cajas de archivos tienen aproximadamente la misma altura, aproximadamente 2 m de alto y 1,5 m de ancho, con cuatro capas de rejillas, equivalentes a cinco cajas de archivos. La mayoría de ellas son estructuras metálicas, que tienen las ventajas de ser resistentes, ignífugas, a prueba de humedad, a prueba de luz y antirrobo. Sin embargo, los archivadores son incómodos de mover y el costo es ligeramente mayor. Hay dos tipos de contenedores para documentos: metálicos y de madera. En términos generales, el metal es mejor que la madera porque es ignífugo y duradero, fácil de usar y procesar, puede convertirse en componentes compuestos, es ajustable y fácil de transportar e instalar. En algunos lugares también se puede utilizar madera muy absorbente como accesorio para las limas.
(3) Materiales de embalaje de documentos
El embalaje de los archivos es muy importante, ya que puede evitar daños directos a los archivos por la luz, el polvo y los gases nocivos, y reducir el desgaste mecánico y lágrima. En la actualidad, existen generalmente tres materiales y métodos de embalaje para los archivos de papel domésticos: rollos, cajas de rollos y papel de regalo.
1. Juanpi
El papel de liar es el material básico para envasar archivos. No sólo puede proteger archivos, sino que también sirve como cubierta del propio expediente, lo que lo hace muy cómodo de encontrar y utilizar.
El uso de bobinas debe cumplir los siguientes requisitos:
El largo y el ancho son 300 mm × 220 mm o 280 × 210 mm, y el espesor es 10 mm, 15 mm, 20 mm3. Además, también hay un revestimiento de rollo suave que combina con el rollo y se coloca en la caja del rollo, con especificaciones de 297×210 mm o 260 mm×185 mm.
Cajas con ruedas
Actualmente, es un buen dispositivo utilizar cajas con ruedas para guardar archivos. No solo puede evitar la luz y el polvo, sino que también reduce el desgaste mecánico. También es fácil de manejar, limpio y hermoso. Sin embargo, la caja de volumen ocupa una gran área de almacén y el costo de fabricar la caja de volumen también es alto. Distinguir la situación, y adoptar adecuadamente la forma de roll boxes según las necesidades y posibilidades de archivos y salas. Las especificaciones de la caja enrollable son 300 mm×220 mm según el estándar nacional y el espesor es 30 mm, 40 mm, 50 mm3. Para algunos archivos especiales, también se pueden utilizar fundas enrollables, que son más económicas que las cajas enrollables y facilitan el acceso a los archivos.
3. Papel de regalo
Para algunos documentos que no se utilizan con frecuencia y no son adecuados para encuadernar ni convenientes para guardar en cajas, se pueden empaquetar con papel con una gran resistencia a la tracción. Esto es para guardar los documentos.