1. Refleja con precisión el proceso de crecimiento de la empresa.
El expediente registra el crecimiento de la empresa, cuándo inició el negocio, quién fue el emprendedor, cuándo se volvió rentable, cuándo se expandió, cuántas veces se ajustaron los objetivos estratégicos, si el responsable se cambió de empresa, etc. , que se puede encontrar en los archivos corporativos. También se pueden encontrar patrones y respuestas en el desarrollo de las empresas: ¿cuándo es estable, cuándo es turbulento y por qué?
2. Prevenir la filtración de secretos comerciales corporativos.
Todos los archivos corporativos involucran secretos comerciales. Si no hay una gestión unificada y se deja a disposición personal de los directivos, será fácil perder. Si se pierde, puede verse comprometido. Los archivos no sólo deben gestionarse de forma unificada, sino también tener un sentido de confidencialidad.
3. Tomadores de decisiones y asistentes
Cuando las empresas toman decisiones y formulan planes, a menudo necesitan consultar datos históricos y realizar análisis interanuales o comparaciones de planes. No pueden hacerlo sin documentación. Una empresa bien gestionada necesita un callejón sin salida para mantenerse a flote. Una buena memoria no es tan buena como un mal estilo de escritura. La memoria humana siempre tendrá errores. La toma de decisiones es inseparable de los expedientes.
4. Un espécimen vivo de la cultura corporativa
A muchas empresas siempre les gusta pedir ayuda a expertos a la hora de construir la cultura corporativa. Como todo el mundo sabe, la cultura corporativa es la proyección o reflejo de la ideología de los miembros corporativos en muchos aspectos, como las normas del sistema corporativo, el comportamiento de los empleados y la apariencia de la fábrica. Lo crean los propios empleados y no es falso. Las empresas que hacen un buen trabajo en la gestión de archivos no necesitan buscar mucho, devanarse los sesos o inventar a la hora de clasificar y mejorar su cultura corporativa. Sólo necesitan ordenar, complementar y mejorar los valores, sistemas, normas y códigos de conducta reconocidos por todos los empleados, y el contenido básico de la cultura corporativa estará ahí. Combinado con la organización de eventos importantes en la historia del desarrollo de la empresa y el resumen de las hazañas de destacados representantes de los empleados, enriquece la cultura corporativa.
5. Base de datos de publicidad corporativa
Cuando una empresa bien gestionada necesita publicitar, sólo necesita recuperar información de los archivos. No hay necesidad de improvisar ni interrumpir el trabajo normal, y no hay necesidad de desperdiciar vida y dinero preparando accesorios y fondos como los actores ensayando. Una empresa bien gestionada cuenta con materiales promocionales auténticos y creíbles, lo que favorece la promoción y expansión de su influencia. La gestión de archivos es realmente beneficiosa para todos.
6. Historia generacional de crecimiento de los empleados
Muchos empleados usan relojes cuando van a trabajar y cuando salen. Es más, tan pronto como el empleado se fue, el reloj desapareció sin dejar rastro. Este es un gran error. El departamento de recursos humanos debe transferir periódicamente los expedientes de los empleados dimitidos al departamento de gestión de registros. Los empleados que dejan una empresa no son necesariamente enemigos de la empresa. Quizás algún día los empleados de la empresa se conviertan en celebridades y sus archivos se conviertan en valiosos materiales históricos. Esto es un poco exagerado, pero no imposible. El departamento de personal debe fortalecer la gestión de archivos de los empleados, complementar y actualizar el contenido de los archivos de los empleados cada año y registrar de manera precisa y oportuna los pasos de crecimiento de los empleados. Los ficheros deben registrar los principales procesos de crecimiento de los empleados a lo largo de los años que llevan en la empresa. Los archivos de personal corporativo deben convertirse en una historia cronológica del crecimiento de los empleados.
En resumen, la estandarización de la gestión de archivos puede mejorar la eficiencia del negocio de archivos, reducir la intensidad laboral del personal de gestión de archivos y reducir los costos de gestión. Implementar la gestión de archivos electrónicos puede lograr el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. Al utilizar software electrónico para administrar archivos, puede recuperar y tomar prestados archivos en cualquier momento y en cualquier lugar a través de Internet, y también puede administrar el negocio de archivos. No sólo puede mejorar la eficiencia, sino también reducir el riesgo de pérdida y fuga de archivos. También puede proporcionar gestión del cambio empresarial y cooperar con la integración de organización, procesos e información. La gestión del conocimiento de archivos del grupo se transformará del modelo de gestión de archivos tradicional a un modelo de gestión del conocimiento de archivos orientado al valor, con el objetivo de hacer realidad la estrategia corporativa y lograr una mayor innovación en el modelo de gestión del conocimiento de archivos del grupo.
El sistema de gestión de documentos colaborativo E6 se basa en el concepto de diseño de 6E, con "oficina colaborativa y gestión de documentos" como núcleo, e integra de manera integral la gestión de documentos, la gestión de documentos en papel, la gestión multimedia y la gestión de documentos gráficos. , cifrado de seguridad, oficina colaborativa y otras aplicaciones y gestión. , y cada función está interrelacionada, y todo el proceso se gestiona sin problemas para lograr una oficina colaborativa eficiente y operaciones comerciales sencillas.