La digitalización de archivos es el trabajo de convertir archivos tradicionales en papel a formato digital.
Convierte una gran cantidad de materiales de archivo en papel a formato electrónico mediante medios técnicos como escaneo, entrada y almacenamiento para lograr la gestión y el almacenamiento electrónicos de archivos. El flujo de trabajo de la digitalización de archivos incluye pasos como escaneo, identificación, indexación y almacenamiento. El escaneo es la conversión de archivos en papel en imágenes digitales a través de escáneres o cámaras de alta velocidad. Estas imágenes digitales suelen ser procesadas mediante software de procesamiento de imágenes para mejorar su calidad para su posterior identificación e indexación.
El reconocimiento y la entrada son la conversión de contenido de texto en imágenes digitales en texto editable y con capacidad de búsqueda mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o entrada manual. Este paso es fundamental porque permite realizar búsquedas en el archivo digitalizado y mejora la eficiencia del acceso al archivo. Para facilitar la búsqueda y la gestión, es necesario indexar y clasificar los archivos digitales. Archive cada archivo en el directorio o base de datos apropiado agregándole palabras clave o etiquetas.
La importancia de la digitalización de archivos
Los archivos en papel requieren una gran cantidad de espacio de almacenamiento, y la digitalización de archivos puede reducir en gran medida los requisitos reales de espacio de almacenamiento físico. Una vez convertidos a formato electrónico, los archivos se pueden almacenar en discos duros, servidores o en la nube, ahorrando mucho espacio y los correspondientes costes. A través de la digitalización de archivos, se pueden lograr una recuperación y búsqueda rápidas y precisas. Los usuarios pueden buscar por palabras clave o etiquetas sin tener que buscar manualmente en una gran cantidad de archivos en papel, lo que mejora la eficiencia del trabajo.
Los archivos digitales se pueden compartir y colaborar fácilmente con otros. A través de una red o carpeta compartida, varios usuarios pueden acceder y editar archivos simultáneamente, promoviendo el intercambio de información y la colaboración. Los archivos en papel son vulnerables a los riesgos de desastres naturales, daños o pérdidas provocados por el hombre, mientras que los archivos digitales pueden garantizar la integridad y seguridad de los datos mediante estrategias de copia de seguridad y recuperación ante desastres. Además, los archivos digitales también se pueden configurar con permisos y cifrado para proteger la seguridad de la información confidencial.
Referencia del contenido anterior: Enciclopedia Baidu - Digitalización de archivos