1. Mantener la autenticidad histórica: Los archivos son registros históricos y testigos del desarrollo de la sociedad humana. A través de la gestión de archivos, podemos proteger el patrimonio histórico y cultural, mantener la autenticidad histórica y proporcionar materiales históricos auténticos y confiables para las generaciones futuras.
2. Mejorar la eficiencia en el trabajo: la gestión de archivos puede clasificar, organizar y catalogar varios tipos de información para facilitar la búsqueda y el uso, y mejorar la eficiencia en el trabajo.
3. Garantizar la seguridad de la información: la gestión de archivos puede garantizar la seguridad de los archivos, evitar que se pierdan, dañen o roben y proteger los derechos e intereses legítimos de personas e instituciones.
4. Promover el desarrollo social: la gestión de archivos puede proporcionar importantes recursos de información para el gobierno, las empresas y el mundo académico, y promover el desarrollo y el progreso social.
5. Garantizar la seguridad de la información: la gestión de archivos puede garantizar la seguridad de la información y evitar la fuga de información confidencial.