VISIO es un potente software de sistema. Hoy presentamos brevemente los métodos y conceptos básicos para hacer diagramas de flujo.
En primer lugar, todo diseñador de diagramas de flujo debe instalar este software en su ordenador antes de utilizarlo.
En segundo lugar, cuando abrimos el software VISIO, hacemos clic en "Diagrama de flujo" y buscamos "Diagrama de flujo vertical" para dibujar el diagrama de flujo.
Después de abrir el cuadro del diagrama de flujo, primero determine el nombre del diagrama de flujo y reemplace el flujo de trabajo en la parte superior del diagrama con el nombre del diagrama de flujo. Si un número de proceso está predeterminado, coloque ese número antes del nombre del diagrama de flujo. Bajo el nombre del diagrama de flujo, recomendamos agregar columnas como "preparación o diseño", "revisión", "aprobación", "año, mes, día" para aclarar responsabilidades.
El software de diagrama de flujo vertical está diseñado con un área funcional de cinco columnas y puede agregar una columna o reducir una o dos columnas según sea necesario. Para "función", sugiero usar el título del trabajo del proceso o actividad, como gerente general, gerente financiero, comprador, planificador y otros títulos de trabajo específicos. Me opongo al uso de nombres de departamento porque un departamento a menudo tiene varios puestos. Si no se asignan responsabilidades a los puestos, será difícil garantizar una implementación efectiva.
Después de determinar las posiciones del proceso o actividad, se puede describir el proceso. Es suficiente que cada empresa describa los procesos o actividades según su propia realidad. Lo que quiero enfatizar es que el principio y el final de un proceso no pueden describirse mediante "principio" y "fin". En cuanto a “iniciar”, sugiero describirlo en términos de los objetivos a alcanzar por el proceso o comenzar con requerimientos claros por parte del responsable del proceso, lo que significa dejarlo claro y señalar la dirección desde el principio. En cuanto al "final", también sugiero que se resuman en el propósito de este proceso, que básicamente se hace eco de las exigencias planteadas al principio. Sólo así se podrá reflejar verdaderamente el circuito cerrado del proceso.
Por supuesto, antes de dibujar, debemos entender claramente el significado expresado por la forma básica de la izquierda. Cuando decidimos usar una determinada forma, simplemente hacemos clic en la forma con el mouse y la arrastramos al cuadro del diagrama de flujo. Haga doble clic en el diagrama para ingresar el flujo de trabajo o procesar actividades en él. Para mejorar la eficiencia, la conexión entre procesos se puede completar una vez que se completa la descripción del proceso. VISIO 2007 también tiene una función de conexión automática.
Las herramientas operativas solo se pueden entender usándolas, y ya tienes la capacidad de analizar y describir procesos, por lo que no es necesario que explique demasiado. Siempre que su diseñador instale el software VISIO y lo practique varias veces, debería poder utilizarlo libremente.