Los archivos tienen las características de reproducibilidad histórica, conocimiento, información, política, cultura, sociedad, educación y valor. Entre ellas, la reproducibilidad histórica es su atributo esencial, y otras características son su propiedad general. Por tanto, la definición de archivo puede enunciarse simplemente como: los archivos son documentos originales que reproducen la verdadera cara de la historia.
Cuatro características de los archivos:
1. El trabajo de los archivos es un trabajo auxiliar y básico:
Ya sea en la unidad o en la sociedad, los trabajos de archivo son todos los trabajos auxiliares para la prestación de servicios. Los archivos de oficina brindan respaldo y garantía para que cada unidad realice sus funciones y son parte importante del trabajo básico de la oficina. Los archivos preservan la memoria histórica, proporcionan recursos de información de archivo a la sociedad y son instituciones importantes para gestionar y utilizar la información social.
2. El trabajo de los archivos es continuo y oculto:
La gestión de archivos es en su mayoría un trabajo tedioso y repetitivo. Desde el control inicial de la formación de archivos hasta el suministro y utilización de la información del archivo, requiere mucho tiempo y un trabajo meticuloso, repetido año tras año.
3. La función de los archivos es indirecta y limitada:
Generalmente, lo que la gente puede ver es el efecto de trabajo obtenido al utilizar archivos. En circunstancias normales, lo que la gente puede ver es el efecto de trabajo obtenido después de usar archivos.
4. La importancia del trabajo de los archivos radica en el servicio:
La realización del valor de los archivos depende del uso de los archivos por parte de la sociedad. La importancia del trabajo de archivo se refleja en última instancia en el efecto de servir a la sociedad. El servicio es el atributo básico del trabajo de archivo. La importancia del trabajo de archivo sólo puede reflejarse a través del uso y servicio de los archivos.