La importancia de la gestión de archivos empresariales
Los archivos empresariales se forman en diversas actividades de producción y operación y tienen valor de preservación para el país, la sociedad y las empresas. registros en diferentes formas como texto, gráficos, audio y video, etc. Cada empresa debe prestar atención a la formación y acumulación de diversos documentos y materiales en el trabajo diario, clasificarlos científicamente de acuerdo con ciertos requisitos y gestionar de manera uniforme los archivos de la empresa de diversas categorías y soportes para lograr un uso eficaz de los archivos.
(1) Los archivos corporativos son el catalizador del desarrollo tecnológico corporativo.
(2) Los archivos científicos y tecnológicos empresariales son productividad en forma de conocimiento.
(3) Los archivos corporativos son la encarnación de los beneficios económicos y sociales corporativos.
(4) Los archivos corporativos son una parte importante de la cultura corporativa y un puente dorado hacia el éxito corporativo.
2 Principios de la gestión de archivos empresariales
(1) Liderazgo unificado y gestión jerárquica. La agencia de archivos dentro de la empresa debe implementar una gestión centralizada y un liderazgo unificado del trabajo de archivos de la empresa, establecer un sistema unificado de gestión de archivos empresariales e implementar una gestión integral de todos los archivos empresariales.
(2) Mantener la integridad y seguridad de los archivos corporativos. Para mantener la integridad de los archivos, en términos de cantidad, es necesario asegurar la integridad e integridad de los archivos corporativos en términos de calidad, para mantener la sistematicidad y la conexión orgánica interna de los archivos corporativos, el alcance debe; cubrir todo tipo de archivos y archivos generados por todas las actividades laborales de la empresa Archivos para evitar que los archivos se divida y apile en desorden artificialmente. Para mantener la seguridad de los archivos corporativos, administrar y proteger bien los archivos corporativos, debemos fortalecer la confidencialidad, prevenir la pérdida, fuga y fuga de archivos corporativos, cumplir estrictamente con las cuestiones de confidencialidad en los archivos corporativos, proteger los derechos de propiedad intelectual y salvaguardar los derechos legítimos. e intereses de las empresas.
(3) Facilitar que las empresas y la sociedad utilicen eficazmente los archivos corporativos. La utilización de archivos corporativos es el punto de partida básico y el objetivo final del trabajo con archivos corporativos. La razón por la que la gestión de archivos corporativos puede continuar y desarrollarse es que tiene cierto valor de uso para la sociedad. La utilización de archivos corporativos abarca todos los aspectos de la gestión de archivos corporativos y es el estándar fundamental para comprobar la calidad de la gestión de archivos.
3. Sugerencias para fortalecer la gestión de archivos corporativos
3.1 Unificar estándares, establecer estándares técnicos modernos para la gestión de archivos, acelerar la mejora de las leyes y regulaciones relevantes, proteger los derechos de propiedad intelectual y mejorar disponibilidad de información.
La estandarización y regularización del trabajo archivístico son prerrequisitos y condiciones necesarias para la construcción de información. Porque la información de archivo moderna ya no pertenece a un departamento, sino como parte integral del intercambio de información de archivo en una región, un sistema, uno o más países e incluso la comunidad internacional. Por lo tanto, el departamento de trabajo de archivos debe seguir el principio de estandarización y seguir estrictamente estándares unificados para estandarizar y organizar el trabajo básico como la recolección, clasificación, catalogación, recuperación, control de temperatura y humedad, prevención de moho e insectos y almacenamiento seguro. El país ha emitido sucesivamente una serie de normas relevantes, incluidas normas para el intercambio de gestión de información y el intercambio temporal con documentos en papel y gestión de archivos, así como normas y especificaciones dedicadas a la gestión de documentos electrónicos.