1. Normas de la unidad de gestión de archivos. Los archivos de gestión de unidades empresariales deben clasificarse, ordenarse y catalogarse científicamente, y debe establecerse un volumen completo para cada volumen para registrar los cambios en las unidades de archivo y los archivos. Los archivos están organizados en unidades enteras y según diferentes períodos de almacenamiento para garantizar una disposición ordenada. Estándares de estadísticas de registro: utilice el sistema de estadísticas de registro para estandarizar la gestión de archivos unitarios y realizar registros detallados de la recepción, transferencia, clasificación, identificación, destrucción y utilización de archivos. Los números son precisos y los archivos y números de catálogo son consistentes. .
2. La importancia de la colección de archivos: La colección de archivos es una parte extremadamente importante del trabajo de archivo. En comparación con otros trabajos de archivo, ocupa una posición especial y es de gran importancia hacer un buen trabajo en la colección de archivos.
La colección es el punto de partida del trabajo de archivo y la base para realizar actividades de archivo. La colección es el medio para que todo el archivo (sala) obtenga y acumule archivos. En lo que respecta a la organización del trabajo de los archivos nacionales, la colección de archivos es un contenido importante y la primera medida concreta para implementar el principio de gestión centralizada y unificada. En lo que respecta a la calidad del trabajo de colección, está directamente relacionada con otros aspectos del trabajo de archivo.
3. La colección de archivos se refiere al proceso de los archivos desde la dispersión hasta la concentración, y es el punto de partida del trabajo archivístico. Archivado: El archivado se refiere al proceso de fragmentado a sistemático y es la base del trabajo de archivo. Tasación: la cantidad de archivos aumenta día a día y algunos archivos han perdido su valor de conservación. Para evitar complicaciones, es necesario eliminar aquellos archivos que han perdido su valor de conservación, distinguir los diferentes valores de conservación de los archivos y conservar los archivos en capas para que desempeñen el papel de archivos importantes.
Preservación: Debido a diversos factores naturales y provocados por el hombre, para resolver la contradicción entre la destrucción continua y el uso a largo plazo de los archivos, se toman diversas medidas de protección para garantizar su integridad e integridad y para extender su vida tanto como sea posible , formando así la preservación de los archivos. Realizar estadísticas, análisis e investigaciones sobre archivos y trabajos de archivos para formar estadísticas del trabajo de archivos.
Propósito: El propósito de guardar archivos es servir a diversas tareas y dar rienda suelta a las funciones de los archivos. Para aprovechar plenamente el papel de los archivos de manera oportuna, es necesario abrir múltiples canales y adoptar diversas formas y enfoques para presentar el uso de los archivos a los usuarios, formando así la utilización de los archivos.