1. Proceso de procesamiento digital
Los pasos básicos del procesamiento digital de archivos en papel incluyen principalmente: clasificación de archivos, escaneo de archivos, procesamiento de imágenes, inspección de la calidad de las imágenes, encuadernación de archivos, catalogación y base de datos. construcción, enlace de datos, aceptación de datos, copia de seguridad de datos, gestión de resultados, etc.
2. El objetivo de la construcción digital
El objetivo de la construcción digital es digitalizar todos los archivos existentes en los archivos (sala) y establecer y mejorar la base de datos del catálogo de archivos y la actual completa. -Base de datos de texto y bases de datos multimedia (fotos, audio, vídeos, etc.). ), conectado al sistema de la oficina gubernamental a través de interfaces de datos, proporcionando una gestión y utilización segura y eficiente con un sistema avanzado de gestión de archivos digitales para lograr un verdadero intercambio de recursos.
3. La importancia de la digitalización
1) Mejorar la eficiencia del trabajo y reducir los costos de utilización de archivos.
Una vez completado el proyecto de procesamiento digital, el público (archivos abiertos) y los líderes, departamentos o unidades subordinadas en todos los niveles de la unidad pueden consultar y utilizar instantáneamente la información original (archivo) del archivo electrónico requerido. datos a través del sistema de gestión de archivos digitales. Evita una gran pérdida de tiempo y trabajo repetitivo causado por los métodos tradicionales de utilización de archivos, mejorando así la eficiencia del trabajo y reduciendo los costos de utilización de la información de archivo.
2) Preservar y proteger en la mayor medida posible la seguridad física de los archivos de inventario.
Dado que el método tradicional de conservación de archivos siempre ha utilizado la conservación en papel y la gestión de catálogos, no solo ocupa mucho espacio en el inventario, sino que también debe utilizarse en el almacén. El coste de gestión es elevado y. es fácil de dañar, como que el papel se vuelva amarillento y dañado. Pegajoso, quebradizo, etc. Por lo tanto, la administración de archivos a nivel de directorio no puede resolver fundamentalmente el problema de que los archivos originales se dañan fácilmente. Se puede acceder directamente a la administración de archivos digitales e imprimirlos en línea a través del control de permisos, lo que reduce la cantidad de accesos y copias de los archivos de inventario, ralentiza el envejecimiento de los archivos de inventario, resuelve la contradicción del préstamo y almacenamiento repetidos de archivos y maximiza el almacenamiento efectivo. y protección del inventario de archivos para garantizar la seguridad de las entidades archivísticas.
3) Sunshine Government Affairs mejora la imagen
La gestión digital y electrónica de archivos de inventario no es solo una medida específica para que los departamentos de gestión de archivos de todos los niveles implementen el concepto científico de desarrollo. , pero también promueve la informatización de la gestión de archivos, medidas importantes para la modernización. Esto no es sólo una necesidad de trabajo práctico, sino también un proyecto destacado. Este es un evento importante que beneficia al país y al pueblo. Una vez finalizado el proyecto de digitalización, no sólo se modernizaron los métodos de gestión y utilización de archivos, sino que también se mejoró considerablemente la eficiencia de la utilización de los archivos y los archivos desempeñaron un papel importante. También puede mejorar en gran medida la imagen de la unidad y satisfacer los requisitos generales de desarrollo del trabajo científico, estandarizado, en red e informatizado de gobiernos, empresas e instituciones.