Preparación de los documentos de licitación
Los documentos de licitación son la parte más importante de toda la licitación. Los documentos tiernos son como guiones, que son el alma de películas y dramas. El documento de oferta debe expresar todos los deseos del usuario sin omisiones. El documento de licitación también es la base para que los licitadores preparen el documento de licitación. El licitador debe dar una respuesta sustancial al contenido del documento de licitación; de lo contrario, se considerará una oferta inválida (procesada como una oferta abandonada). El documento de oferta es también la base más importante para la evaluación de la oferta.
1. Clasificación de los documentos de licitación
(1) Según el alcance de la licitación, se puede dividir en documento de licitación internacional y documento de licitación nacional.
El documento de licitación internacional requiere dos versiones. Según la práctica internacional, prevalecerá la versión en inglés. Teniendo en cuenta el dominio de idiomas extranjeros de las empresas chinas, los documentos de licitación a menudo especifican que en caso de cualquier discrepancia entre las versiones china e inglesa, prevalecerá la versión china.
(2) Según el objeto de la licitación, ésta se puede dividir en tres grandes categorías: bienes, proyectos y servicios.
Se puede subdividir según el tema específico. Por ejemplo, la ingeniería se puede dividir en ingeniería de construcción, ingeniería de decoración, ingeniería de conservación de agua, ingeniería de carreteras, ingeniería química... El contenido de los documentos de licitación para cada proyecto específico varía mucho. Lo mismo ocurre con las licitaciones de carga, bienes simples como cereales y petróleo; bienes complejos como máquinas herramienta y redes informáticas. Las diferencias en los documentos de licitación también son muy grandes.
2. Cuatro principios para preparar los documentos de licitación
a. El principio de reflejar integralmente las necesidades de la unidad de usuario;
b. Principios científicos y razonables;
c. Competencia justa (sin términos discriminatorios)
d. El principio de salvaguardar los secretos comerciales y los intereses nacionales de la empresa;
El principio de reflejar plenamente las necesidades de los usuarios:
Los usuarios a los que nos enfrentaremos en la licitación están interesados en sus propios Proyectos, proyectos y bienes. La diferencia de comprensión es enorme. Sumado a la complejidad del proyecto, la agencia licitadora debe organizar al usuario, diseñadores y expertos para preparar ofertas en función de la situación del usuario y la complejidad del proyecto. Reflejar plenamente las necesidades de las unidades de usuario. He aprendido una lección en este sentido. Ejemplos (omitidos):
Principios científicos y razonables: los requisitos técnicos y las condiciones comerciales deben tener una base completa y los requisitos técnicos deben establecerse con base en informes de viabilidad y análisis técnicos y económicos, así como en estándares, precisión del equipo y la vivienda no se puede elevar a ciegas los estándares de decoración, etc., de lo contrario se desperdiciarán funciones y se gastará dinero innecesario... Dé un ejemplo (omitido).
Competencia leal (excluidos términos discriminatorios): los principios de la licitación son abiertos, justos y equitativos. Sólo la equidad y la apertura pueden atraer a licitadores verdaderamente interesados y competitivos a competir y lograr objetivos de contratación a través de la competencia. De esta manera podremos proteger verdaderamente los intereses de las unidades usuarias y los intereses del país. Como agencia licitadora, la tarea más importante es preparar y revisar las ofertas y determinar si contienen cláusulas discriminatorias. Como departamento de gestión de licitaciones del gobierno, el departamento de supervisión gestiona y supervisa el trabajo de licitación. La tarea más importante es revisar si hay cláusulas discriminatorias en la oferta.
Este es un vínculo clave para garantizar que la licitación se cumpla. La oferta es justa y equitativa.
El principio de salvaguardar los intereses corporativos y gubernamentales: al preparar el documento de licitación, se debe prestar atención a proteger los secretos comerciales del usuario. Por ejemplo, contratamos ocho líneas de producción de computadoras para Lenovo (los dibujos). se cambiaron para proteger los secretos de la tecnología de fabricación de computadoras de Lenovo) y no deben dañar los intereses nacionales ni los intereses públicos. Por ejemplo, la contaminación acústica debe cumplir con los estándares. Para salvaguardar la seguridad nacional, prestamos gran atención a este tema al subcontratar redes de banda ancha. proyectos al Ministerio de Radio, Cine y Televisión.
3． El pliego de condiciones*** tiene el contenido principal
El contenido principal del pliego de condiciones se puede dividir en tres partes: términos procesales, términos técnicos y términos comerciales. Contiene los siguientes nueve contenidos principales:
a. Carta de invitación a licitar;
b. Instrucciones a los Licitantes;
c. Requisitos técnicos y anexos para proyectos licitatorios;
d. Formato de licitación;
e. Documentos de garantía de oferta;
f. Condiciones del contrato (términos generales y términos especiales del contrato);
g. Normas y especificaciones técnicas;
h. Documentos de calificación de empresas licitadoras;
i. Formato de contrato.
Generalmente tanto los proyectos como los bienes incluyen las partes anteriores.
Carta de invitación a licitar: preparada por la agencia licitadora, presentando brevemente el nombre de la unidad licitadora, el nombre y contenido del proyecto de licitación, el formulario de licitación, las ventas de la licitación, la licitación, la hora y el lugar de apertura de la licitación, el nombre. , dirección y número de teléfono de la persona de contacto del contratista, etc. Además de dejar suficiente tiempo para que los postores preparen los documentos de entrega de ofertas como se mencionó anteriormente, las ofertas internacionales deben evitar los días festivos en el extranjero y la Navidad en la medida de lo posible, y las ofertas nacionales deben evitar el Festival de Primavera y otros días festivos.
Instrucciones a los licitadores: Esta parte es preparada por la agencia licitadora y es una parte importante de la licitación. Centrarse en explicar los procedimientos básicos de esta licitación. Los licitadores deben cumplir con las regulaciones y obligaciones prometidas. El contenido básico, número de copias, forma, período de validez y sellado de los documentos de licitación, y demás requisitos para licitar. Métodos y principios de evaluación de ofertas, manejo de los resultados de las ofertas, métodos de adjudicación y firma de contratos y depósitos de ofertas.
Aquí es necesario explicar los siguientes puntos:
a. El número de ofertas presentadas debe determinarse en función del tamaño del tema y del número de expertos que participan en la evaluación de las ofertas, a fin de facilitar la evaluación de las ofertas. 4-5 porciones, 5-15 porciones.
b. Los métodos de evaluación de ofertas varían, los bienes, servicios y proyectos son diferentes, y se presentarán a continuación en la descripción de los métodos de evaluación de ofertas.
c. Se debe garantizar que el período de validez de la oferta sea de 28 a 30 días hábiles después de la firma del contrato.
d． Se requiere un depósito de oferta para las ofertas internacionales. Es difícil emitir un certificado de depósito para las ofertas nacionales y la credibilidad del certificado de depósito no es buena. Hacemos todo lo posible para recomendar un sistema de depósito de ofertas.
Requisitos técnicos y anexos del pliego de condiciones: estos son los contenidos más importantes del pliego de condiciones. La información es proporcionada principalmente por la unidad usuaria y compilada conjuntamente por la unidad usuaria y la agencia licitadora.
A continuación se utilizan máquinas herramienta como ejemplo para ilustrar cuestiones a las que se debe prestar atención al formular requisitos técnicos y accesorios.
Por supuesto, diferentes proyectos tienen diferentes requisitos para la preparación de los documentos de licitación, pero aquí no cubriremos las diferencias, solo las similitudes. El contenido principal de los requisitos técnicos y accesorios del equipo incluye: especificaciones del equipo, parámetros técnicos, indicadores de desempeño de calidad, métodos de control y niveles de automatización, flujos de proceso, métodos y estándares de inspección y aceptación, y también incluyen especificaciones específicas para materias primas, repuestos. requisitos de piezas, herramientas y embalajes, así como seguridad, protección del medio ambiente, ahorro de energía, protección laboral y otros aspectos. Los archivos adjuntos suelen incluir dibujos típicos de procesamiento de piezas, etc.
Tome una máquina herramienta como ejemplo para ilustrar la preparación de requisitos técnicos y accesorios.
El pliego de condiciones se puede dividir a grandes rasgos en 11 artículos. Explique brevemente los 11 ítems.
A. Número de licitación: Para facilitar la gestión del proyecto, está numerado por la empresa licitadora.
B． Nombre del equipo: preste atención a la precisión y cumpla con los estándares industriales e internacionales.
C. Cantidad: Las unidades son claras para evitar malentendidos y la cantidad es exacta.
D. Fecha de entrega: Requerir un período de fabricación razonable para evitar excluir a posibles postores debido a períodos de construcción irrazonables. 3-6 meses para máquinas herramienta en general, 8-10 meses o más para máquinas herramienta grandes.
E. Uso del equipo y requisitos técnicos:
Esta parte contiene principalmente cuatro aspectos:
El primer aspecto son los requisitos básicos de las máquinas herramienta. Los requisitos básicos describen principalmente el propósito del equipo y los objetos de procesamiento del equipo. Si necesita adjuntar dibujos, adjúntelos como archivos adjuntos. Para proteger los secretos comerciales de la empresa, se pueden diseñar dibujos de procesamiento adicionales para la licitación de acuerdo con la tecnología de procesamiento y los requisitos de precisión. Esta parte es el foco y el núcleo de la parte técnica. Debe describir en detalle el esquema de producción, los materiales, el peso, las dimensiones de los productos que se procesan y los diversos requisitos funcionales del equipo. Los requisitos básicos también deben describir el ritmo de procesamiento, el tiempo de trabajo de la unidad de producción, el consumo de energía, etc. Los requisitos básicos también deberían describir los requisitos en materia de ruido, tres residuos, protección del medio ambiente, seguro laboral, etc.
El segundo aspecto son los requisitos técnicos y parámetros principales. Proponer los parámetros principales según las necesidades de la pieza de trabajo. Lo mejor es proponer un rango determinado para los parámetros principales. Los datos deben cubrir la mayor cantidad de datos posible para los modelos correspondientes de cada fábrica. Tales como: ¿radio de giro máximo ≥? Un cierto valor de potencia del husillo ≤ KW
El tercer aspecto es la estructura mecánica. Se propone el principio de exigir que cada fábrica licitadora describa en detalle la estructura de la máquina herramienta, los materiales, etc., a fin de facilitar la comparación de la estabilidad, la vida útil, el mantenimiento de la precisión, etc. de las máquinas herramienta.
El cuarto aspecto es eléctrico y de control. Esta parte a menudo encuentra problemas de suministro de energía. Existe una brecha entre el suministro de energía de mi país y los países europeos y americanos. Hay una gran brecha en la calidad del suministro de energía en varias partes de nuestro país. Se proponen condiciones de suministro de energía razonables. Requisitos para componentes eléctricos y motores, como servomotores de CA. Sistema de control: sistema FANUC, sistema Siemens, sistema NUM, ampliamente utilizados a nivel internacional, y sistemas especiales para las principales fábricas de máquinas herramienta. El documento de licitación debe especificar un alcance más amplio para la selección del sistema de control.
Las funciones del sistema de control, es decir, las funciones del software, deben solicitarse razonablemente según sea necesario para evitar que surjan problemas de precios al firmar el contrato. Los consejos para máquinas herramienta con niveles de control más altos son los siguientes.
F Accesorios y repuestos: Esta parte del trabajo previo muchas veces se ignora, pero los accesorios y repuestos en ocasiones son muy valiosos, como calibradores de herramientas, mandriles de repuesto, etc. Los accesorios y repuestos dentro del periodo de garantía deberán estar incluidos en el precio total. Para repuestos fuera del período de garantía, se recomienda que el proveedor proporcione una lista de repuestos recomendados y una cotización detallada para facilitar la selección.
G Documentos técnicos: indicar el tipo, número de copias e idioma de los documentos técnicos requeridos. Se requieren varios certificados de conformidad. Se requieren varios certificados de inspección de precisión y registros de pruebas de rendimiento.
HCapacitación y servicios técnicos
a) Requisitos de instalación y puesta en servicio
b) Requisitos de capacitación del personal
I Métodos y estándares de aceptación: adoptados Normas aceptadas internacionalmente, o normas extranjeras reconocidas por nuestro país, normas europeas, etc. Además, no deben excluirse otras normas que cumplan los requisitos.
J Métodos de cotización y garantía de precio: El documento de oferta debe requerir cotizaciones detalladas, lo que facilita la evaluación y firma de la oferta. Los métodos de cotización son generalmente FOB y CIF, y la transferencia de riesgo en ambos métodos es portuaria y ferroviaria. El lugar de entrega es el momento y lugar donde se transfiere el riesgo.
K Los requisitos de embalaje y transporte son muy importantes, ya que están relacionados con que la mercancía pueda llegar al usuario sin problemas, a tiempo y sin daños.
Formato de licitación: Esta parte la prepara la empresa licitadora. El formato de licitación es el requisito estándar para los documentos de licitación. Esto incluye una carta de oferta firmada por un representante autorizado del postor, explicando el contenido específico y el precio total de la oferta, y prometiendo cumplir con los procedimientos de licitación y diversas responsabilidades y obligaciones, y confirmando la fuerza vinculante del período de licitación dentro del período de validez de la oferta especificada. También incluye el resumen del contenido de la solución técnica y el formato de la lista de precios de la oferta. En la actualidad, nos esforzamos por garantizar que la tabla de comparación de desempeño se envíe a los postores cuando se vendan las ofertas, para que los licitadores puedan comparar los documentos. de todos los postores del mismo calibre.
Documento de garantía de oferta: Es un documento requerido para una oferta válida. Los documentos de garantía generalmente adoptan tres formas: cheque, fianza de oferta y garantía bancaria. Si el monto del proyecto es pequeño, puede utilizar un cheque y un depósito de oferta, que generalmente es del 2%. El período de validez de la garantía de oferta será mayor que el período de validez del documento de oferta y estará relacionado con la garantía de cumplimiento. La garantía de oferta la emite el banco y depende de la reputación del banco para ofertar. La reputación corporativa y la reputación bancaria son condiciones necesarias para que las empresas ingresen al mercado internacional. Si el postor abandona la oferta o se niega a firmar el contrato durante el período de validez de la oferta, la empresa postora tiene derecho a confiscar el depósito para compensar las pérdidas sufridas durante el proceso de licitación.
Condiciones del contrato: Este también es un contenido importante del pliego de condiciones. Hablaremos de la parte del contrato más adelante. Esta parte es la base legal para la relación económica entre las dos partes, por lo que es importante tanto para la parte oferente como para la parte oferente. Las licitaciones internacionales deben cumplir con las prácticas internacionales y las leyes nacionales. Debido a los requisitos especiales del proyecto, es necesario proporcionar condiciones contractuales complementarias, como métodos de pago, servicio postventa, garantía de calidad, primas de seguros principales y otros requisitos especiales, que se enumeran específicamente en la parte técnica del documento de licitación. . Sin embargo, estas condiciones no deberían ser demasiado duras y no permiten (y en realidad no pueden hacerlo) transferir todos los riesgos al postor ganador.
Especificaciones de diseño: Algunos requisitos de equipos, como sistemas de comunicación y equipos de transmisión de energía, son documentos importantes para garantizar la calidad del equipo y deben incluirse en el anexo de licitación. Las especificaciones técnicas deberían proporcionar garantías más detalladas sobre la tecnología de construcción, la calidad del proyecto y los estándares de inspección, y también son un requisito previo para evitar disputas. Las especificaciones técnicas incluyen: esquema general, descripción general del proyecto, materiales, equipos, tecnología de construcción y requisitos de calidad para proyectos por fases. Si es necesario, escriba las reglas de cálculo para cada parte y cantidad del proyecto, etc.
Documentos de calificación de la empresa licitante: Esta parte de los requisitos es propuesta por la agencia licitante. Se requiere proporcionar la licencia de la empresa para producir el producto y otros documentos de calificación, como certificados ISO9001, ISO9002, etc. También se requiere rendimiento.