1 Función de gestión de archivos
Los archivos no son sólo registradores de la historia, sino también guías para el futuro. El personal pertinente puede hacer planes científicos para el desarrollo futuro de la empresa consultando los archivos, por lo que la gestión de archivos es de gran importancia.
1.1 Función de gestión
La gestión de archivos también forma parte de la gestión administrativa y proporciona referencia de gestión para la formulación de diversas normas y reglamentos de la empresa. Y si desea formular un sistema de gestión eficaz, debe confiar en los archivos como referencia, por lo que los archivos proporcionan una base para la toma de decisiones para la gestión en algunos aspectos.
1.2 Función de operación del proyecto
Los archivos registran las diversas transacciones comerciales de la empresa de manera detallada y veraz, y sirven como prueba y referencia. Este tipo de registro comercial proporciona diversos datos de gestión para la gestión empresarial. La presentación de varios proyectos promoverá el funcionamiento de toda la empresa y mejorará continuamente la rentabilidad y el nivel de gestión del proyecto.
1.3 Función de la cultura corporativa
Los archivos están estrechamente relacionados con la cultura corporativa y son una parte importante de la cultura corporativa. Son testigos del proceso de desarrollo de la empresa y registran el desarrollo de la empresa; también son el espíritu de la empresa. El reflejo de la cultura y los valores registra las diversas atmósferas culturales de la empresa. Las fotos reales y las imágenes reales son los recuerdos reales de la empresa y las preciosas experiencias de los empleados. Encarna la fuerza centrípeta de la empresa y, por tanto, desempeña un papel insustituible en la cultura corporativa.
1.4 Función de consulta jurídica
La autenticidad del fichero determina que se trate de datos potentes aportados como prueba. Realmente registra qué tipo de actividades comerciales realizaron las partes, cuándo y dónde, y es el reflector más auténtico. Puede proteger los intereses de las empresas y los empleados de daños y obtener protección legal. También puede aclarar las responsabilidades de todas las partes y reducir disputas innecesarias.
1.5 Función de formación
El archivo es en realidad un tipo de recurso educativo que las empresas pueden utilizar como material didáctico y material de referencia para formar a sus empleados. Por ser un registro y una reflexión veraz, es más convincente y persuasivo que otros materiales, especialmente los casos reales registrados en él.
2. Problemas relacionados en la gestión de archivos
2.1 Falta de responsabilidad entre los gestores de archivos
La falta de responsabilidad entre los gestores de archivos se refleja principalmente en dos aspectos: Uno No está prestando atención a la gestión de archivos. En el trabajo real, solo se centran en la preservación de archivos e ignoran la clasificación, gestión y organización de archivos, lo que hace que la gestión de archivos sea muy confusa y desorganizada. En este caso, una vez que los gerentes o el personal relevante necesitan verificar las respuestas, no pueden encontrar los archivos relevantes a tiempo, lo que reduce la eficiencia de la verificación de archivos. La segunda es que la dirección ignora la gestión de archivos, lo que hace que el personal dedicado a la gestión de archivos carezca de conocimientos profesionales sobre gestión de archivos y no pueda realizar una buena gestión de archivos.
2.2 Falta de estandarización en la gestión de archivos
En el trabajo de gestión de archivos, los administradores de archivos no siguieron las normas y estándares pertinentes, e ignoraron la estandarización del trabajo de archivo en volumen neutral de La gestión de archivos, que provocó la creación de volúmenes de archivado y formato, no se pudo unificar, lo que dio lugar a una clasificación inexacta y una redacción inadecuada de los títulos.
2.3 Problemas en la colección de documentos
En la gestión de archivos, es necesario garantizar la exhaustividad del contenido de los archivos, lo que requiere que todos los departamentos envíen archivos relevantes, y algunos departamentos deben enviar archivos relevantes. Es conveniente que utilice los archivos y envíe menos archivos, lo que resultará en la imposibilidad de recopilar toda la información del archivo. Por ejemplo, algunos miembros del personal quieren ir al extranjero para realizar una inspección y solo los miembros relevantes del personal pueden comprender sus archivos y resultados, pero no involucran archivos, lo que resulta en una falta de información del archivo.
2.4 Recopilación, investigación y valoración de archivos
En la actualidad, es muy común que los departamentos de gestión y el personal relevante ignoren la gestión de archivos. Algunos archivos también tienen serios problemas de gestión. debido a la falta de recopilación e investigación de la información de archivo. Además, para ahorrar energía, algunos directivos y personal ignoran la identificación de los materiales de archivo, o la identificación de los materiales es demasiado complicada o simplista. También hay algunos gestores de archivos que son demasiado cuidadosos y dejan mucha información inútil, lo que aumenta la intensidad de la gestión y ocupa mucho espacio.
3 Medidas para fortalecer la gestión de archivos
3.1 Reforzar la formación del personal de gestión de archivos.
En primer lugar, los líderes de la gestión de archivos deben prestar atención a la gestión de archivos, apoyar la gestión de archivos con recursos humanos y materiales y dejar que el personal de gestión de archivos preste atención a la gestión de archivos de arriba a abajo. El personal de gestión de archivos se puede organizar para que aprenda la legislación sobre archivos, de modo que sus capacidades de gestión de archivos puedan mejorarse continuamente. En segundo lugar, se pueden formular algunos sistemas de recompensa y castigo para fomentar el entusiasmo del personal de gestión de archivos y también pueden evitar eficazmente la pereza del personal de gestión de archivos, promoviendo así la mejora de la calidad y la eficiencia del trabajo de los archivos.
3.2 Hacer un buen trabajo en la recopilación de documentos
La gestión de archivos requiere un buen trabajo en la recopilación de archivos para garantizar la exhaustividad y amplitud del contenido del archivo. La administración puede hacer un buen trabajo en la gestión de colecciones de archivos, mejorar el conocimiento de las colecciones de los administradores de archivos y la conciencia de los propietarios de archivos al enviar archivos, y garantizar que los administradores de archivos puedan archivar y clasificar archivos de manera oportuna.
3.3 Hacer un buen trabajo en la valoración del valor de los archivos.
La evaluación del valor de los archivos se refiere principalmente a seleccionar algunos contenidos con valor de preservación de archivos complicados y luego implementar el trabajo de clasificación y archivo. Esto requiere que los administradores de archivos tengan conocimientos profesionales sólidos para distinguir varios archivos y analizar el valor histórico. el valor y el valor integral de los archivos y, en última instancia, decidir sobre el archivo de los materiales.
3.4 Utilice medios tecnológicos modernos
En los últimos años, con el rápido desarrollo de la tecnología de redes informáticas, la tecnología de redes también se puede agregar a la gestión de archivos, haciendo que la gestión de archivos sea más completa y eficiente. Es innegable que la tecnología de la información se ha convertido en una parte indispensable de la vida de las personas. Por lo tanto, es necesario utilizar medios tecnológicos modernos en la gestión de archivos y combinarlos con la gestión de tecnología informática para mejorar en gran medida la eficiencia de la gestión de archivos. Además, en el trabajo de gestión de archivos, la combinación de tecnología de red puede maximizar el valor social de la gestión de archivos.
4 Conclusión
Con el avance de los tiempos, la gestión de archivos no es sólo un soporte de registro de información, sino que su aplicación debe potenciarse. Si los gerentes y el personal relacionado quieren mejorar los beneficios económicos de sus unidades y mejorar la competitividad del mercado, deben integrar recursos y planificar estrategias a través de la gestión de archivos. Este artículo expone la importancia y los problemas existentes en la gestión de archivos y propone medidas eficaces para la gestión de archivos de referencia.
Referencia
Zhang Ruixiang. Una breve discusión sobre la importancia de la gestión de archivos [J]. Lantai World, 2016 (S1): 15.
[2]Jia Qiu. Una breve discusión sobre la importancia de la gestión de archivos [J]. Science and Technology Innovation Herald, 2013 (7): 209.
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