La estipulación sobre el período de conservación de los archivos es que el período de conservación de los documentos y archivos de la agencia se divide en dos categorías: permanente y periódico.
Los plazos generalmente se dividen en 30 años y 10 años. Los archivos conservados por los Archivos Nacionales generalmente estarán abiertos al público treinta años después de la fecha de formación. El período de apertura al público de archivos económicos, científicos, tecnológicos, culturales y de otro tipo puede ser inferior a treinta años. El período de apertura al público de archivos que impliquen seguridad nacional o intereses importantes y otros documentos vencidos que no deban serlo. abierto al público puede ser superior a treinta años. El plazo específico será formulado por el departamento administrativo de archivos nacionales y presentado al Consejo de Estado para su aprobación y aplicación.
Artículo 12 del "Reglamento sobre el alcance del archivo de documentos y materiales de agencias y el período de almacenamiento de documentos y archivos": "Cada agencia deberá, de conformidad con este reglamento, preparar los archivos de sus propios documentos y materiales de la agencia en función de las funciones de la agencia y el trabajo real de cada departamento. El alcance y el cronograma del período de almacenamiento de documentos se implementarán después de la revisión y aprobación por parte del departamento administrativo de archivos del mismo nivel”.
Las agencias centrales y estatales con relaciones de liderazgo vertical deben, de acuerdo con estas regulaciones y en conjunto con el trabajo real de este sistema, preparar el alcance de archivo de documentos y materiales y el cronograma del período de almacenamiento de documentos y archivos. para este sistema, y obtener la revisión y aprobación de la Administración de Archivos del Estado.
Notas comunes sobre la conservación de archivos:
1. Notas sobre el estilo del cuadro del archivo.
1. Elaboración de portada del expediente.
La portada del expediente debe incluir el número de expediente, título del expediente, unidad de presentación, fechas de inicio y finalización, período de almacenamiento, nivel de confidencialidad y otra información.
2. Elaboración del fondo del expediente.
El número de expediente y el título del expediente deberán constar en el reverso del expediente. El llenado de la columna "número de expediente" se resuelve combinando el número de expediente y el período de almacenamiento y etiquetándolo.
La etiqueta es un documento técnico, dividido en cuatro casillas, complete el número de caso completo, el número de catálogo, el número de clasificación y el número de secuencia del expediente del caso, respectivamente. El color de las líneas de la cuadrícula en la etiqueta distingue los diferentes períodos de almacenamiento del expediente del caso. La línea roja representa permanente, la línea amarilla representa a largo plazo y la línea azul representa a corto plazo.
2. La descripción del catálogo en el volumen es clara, precisa y estandarizada.
1. Los directorios del volumen están organizados antes que los archivos del volumen. El índice del volumen consta del número de serie, número de documento, persona responsable, título del material del documento, fecha, número de página y comentarios.
2. Usa lápiz para hacer páginas. Generalmente, los materiales de texto escritos en un lado están numerados en la esquina superior derecha. Los materiales de texto escritos en ambos lados están numerados en la esquina superior derecha en el frente y los números de página están numerados en la esquina superior izquierda en la parte posterior. Los números de página no están incluidos en la portada del expediente, el índice del volumen y la hoja de referencia del volumen. Los números de página no son consecutivos entre volúmenes.