1. La conexión y diferencia entre archivos y documentos
Existe una conexión inseparable entre archivos y documentos. Los archivos son una colección de materiales documentales valiosos y archivados. Los documentos son los predecesores de los archivos y los archivos son el destino de los documentos.
2. La conexión y diferencia entre archivos y datos
Los archivos y los datos son a la vez portadores de conocimiento y condiciones de recursos indispensables para las prácticas de producción social. Bajo ciertas condiciones, ambos pueden convertirse en. entre sí. La diferencia entre ambos es:
1. La relación con las actividades prácticas de la unidad es diferente. Los archivos son archivos que describen y reflejan directamente las actividades de la unidad y deben archivarse y conservarse. Los datos son materiales recopilados y adquiridos con fines de referencia laboral.
2. Desempeñan diferentes roles en la unidad. Los archivos son registros directos de las actividades de la unidad, por lo que tienen funciones de investigación histórica y documental. La información se recopila u obtiene a través de diversos medios y no sirve como evidencia de las actividades de la unidad.