Proceso básico de planificación de eventos
1. Desarrollar un plan de implementación de actividades (tabla de promoción de tareas de actividades, tabla de promoción de proyectos de materiales de actividades de celebración, plan de publicidad temprana) y organizar la planificación de actividades de celebración de apertura de acuerdo con el departamento de marketing.
2. Determinar actividades y planes de celebración (incluidos planes alternativos).
3． Las negociaciones con los principales medios incluyen: noticias blandas y duras, publicidad de productos, noticias pagas, soporte de medios, etc. Los principales objetivos de negociación incluyen: los principales periódicos, publicaciones periódicas y revistas locales, estaciones de radio, estaciones de televisión, empresas de publicidad, etc.
4. Organizar el departamento de compras para negociar con proveedores, incluidos fabricantes de teléfonos móviles, contratistas provinciales, contratistas nacionales y otras personas o unidades estrechamente relacionadas con las necesidades comerciales de la empresa. El contenido de la negociación incluye: negociación de precios de productos básicos, negociación de cantidades de suministro de productos básicos, negociación de condiciones de suministro, negociación de tarifas de patrocinio, negociación de actividades culturales, negociación de actividades independientes de proveedores y negociación de patrocinio publicitario.
5． El departamento de marketing propondrá planes de planificación publicitaria, planes de actividades y presupuestos de costos relevantes, incluido el tiempo, el lugar, el formato del evento de apertura, los medios promocionales, los planes de diseño de publicidad y material promocional, los departamentos de cooperación de la empresa, los presupuestos de costos individuales y los montos totales, etc.
6. El departamento de marketing organiza al gerente general de la empresa de comunicaciones, el departamento de ventas (mayorista y minorista) y los departamentos relacionados para revisar el plan de planificación publicitaria, el presupuesto de costos, los planes de diseño de material publicitario y promocional y formar un formulario de revisión comercial.
7． Si la revisión falla, el plan y el presupuesto de costos se modificarán en función de las opiniones de la revisión y se organizará nuevamente una nueva revisión.
8． Una vez superada la revisión, el departamento de marketing realizará los trabajos preparatorios antes de la apertura.
9. Redacción, diseño y programación de anuncios blandos y duros antes de su apertura
10. El departamento de marketing formará una tabla de división de responsabilidades para la implementación del proyecto basada en el plan y emitirá un aviso.
11． Tramitar los procedimientos de gestión urbanística pertinentes para las actividades.
12． El departamento de marketing y el departamento de ventas cooperan entre sí para comprar artículos relacionados con eventos.
13. Diseño, producción y distribución de materiales promocionales.
14. Formación del contenido de la actividad y maquetación in situ.
15. El departamento de marketing verifica la preparación del evento.
16． Ensayo del evento y celebración
Dos días antes del evento, organice al personal relevante del departamento de ventas y del departamento de marketing para que realicen capacitaciones y se familiaricen con los procedimientos del evento en el lugar. Y realizar ensayos, que pueden ser en forma de reuniones. Y hacer planes alternativos en función de situaciones temporales que puedan ocurrir el día del evento.
17. Implementar planes de actividades para eventos y celebraciones.
18． El día de la implementación, el supervisor minorista y el personal del departamento de marketing verificarán la actividad de la tienda y el estado de la promoción.
19. Modificar y ajustar la implementación del plan en función de la retroalimentación de la información del mercado y las condiciones temporales.
20. Después del evento, inventario y limpieza de elementos utilizados en el evento en el lugar. Guarde los elementos utilizables para reutilizarlos y ahorrar en costos de apertura.
21. Resumen y evaluación posterior al evento, y ajuste oportuno del proceso