(Instituto de Investigación de Exploración y Desarrollo Geológico de Southwest Oil and Gas Field Company, Chengdu 610051)
Expuso la geología desde los aspectos del sistema de gestión, capacitación del personal, clasificación y estándares de reorganización, inversión de capital y seguridad y confidencialidad de archivos. Servicios de gestión y utilización de archivos de exploración y desarrollo.
Archivo de palabras clave; gestión; uso
Todos los datos originales, los datos de resultados y los soportes de información obtenidos y formados en el proceso de exploración y desarrollo geológico son activos importantes de la industria petrolera nacional. la base para un mayor desarrollo de la exploración y el desarrollo de campos de petróleo y gas en el futuro, y es la condición y base para el desarrollo continuo y el progreso tecnológico de la industria petrolera. Por lo tanto, es de gran importancia archivar, organizar y tomar prestados archivos de exploración y desarrollo geológicos.
1 Modificar y mejorar diversos sistemas de gestión y esforzarse por mejorar el conocimiento de los archivos.
La conciencia archivística se refiere al pensamiento de las personas en la sociedad para reconocer, comprender, conocer y dominar los archivos y el trabajo archivístico. Es una parte importante de la gestión de archivos de conformidad con la ley. Bajo la dirección directa de la "Ley de Archivos", la gestión de archivos del Instituto de Investigación de Exploración y Desarrollo Geológico de Southwest Oil and Gas Field Company (en adelante, el Instituto) presta especial atención a la estandarización y modernización de la gestión de archivos. al mismo tiempo, publicita e implementa concienzudamente diversas leyes y regulaciones de gestión de archivos para concienciar al personal de archivos. Estudiar la ley, comprenderla, hacerla cumplir, amar el trabajo y estar dedicado al trabajo, la conciencia sobre los archivos de los empleados continúa mejorando. , para que la gestión de archivos funcione de forma ordenada en el ámbito jurídico.
En los últimos años, el Instituto de Investigación de Exploración ha establecido y mejorado aún más el sistema de gestión de estandarización, institucionalización y estandarización de archivos basándose en la situación real de la transformación de los mecanismos operativos y centrándose de cerca en el sistema de gestión de calidad y " requisitos de control interno" del instituto. Los detalles de implementación de la gestión de archivos, el sistema de gestión de recepción y archivo de archivos, el sistema de gestión de almacenes y el sistema de gestión de préstamo y utilización de archivos han sido revisados y mejorados, e incorporados al sistema de calidad ISO9001 del instituto, sentando una base sólida para la continua mejora de la gestión de archivos del instituto.
2. La clave para la innovación en la gestión de archivos de exploración y desarrollo geológico es el cultivo de talentos.
Los administradores de archivos responsables del uso del servicio son los implementadores directos del sistema de uso y son directamente responsables de la seguridad de los archivos. Deben ser de alta calidad y exigir que el personal de gestión de archivos tenga una sólida calidad integral y responsabilidad política. Además, el personal de archivos también debe tener los conocimientos profesionales necesarios, estar familiarizado con el contenido de los archivos que conserva, estar familiarizado con las leyes y reglamentos sobre archivos, tener una alta calidad cultural, ser capaz de resumir y analizar experiencias y problemas en el trabajo de archivos. de manera oportuna y dominar las reglas de utilización. El personal de gestión de archivos también debe tener un espíritu humilde y estudioso y ser capaz de afrontar con prontitud los nuevos problemas que surjan durante su uso.
3. Aclarar el alcance de la recepción de expedientes de exploración y desarrollo geológico y establecer normas unificadas de clasificación y organización.
Comience desde la fuente de los archivos de exploración y desarrollo geológico, preste atención a los detalles y garantice la implementación. Para garantizar la integridad de los archivos de exploración y desarrollo geológico recibidos, seguimos estrictamente las regulaciones pertinentes de la sociedad anónima y aclaramos el alcance de la recepción de los archivos de exploración y desarrollo geológico, evitando la pérdida de los archivos y garantizando la seguridad. y completar la recepción y transferencia de los expedientes. Al ámbito del archivo pertenecen todos los documentos históricos reales con valor de conservación formados en las actividades de investigación, producción y gestión científica del instituto. Los archivos de cada área minera envían al instituto informes anuales, datos de pozos individuales e informes de resultados de manera oportuna, y la empresa maderera envía los datos de registro al instituto de manera oportuna. La estación electrónica es responsable de archivar los datos geofísicos al instituto de manera oportuna.
Establecer estándares de clasificación unificados para asegurar la estandarización de los expedientes de exploración y desarrollo geológico recibidos. En vista de las diferencias de gestión en la forma, el tamaño, el equipo y otros aspectos de los archivos geológicos almacenados, se organizaron administradores de archivos geológicos para organizarlos y almacenarlos de acuerdo con los nuevos estándares de gestión de archivos de la Corporación Nacional de Petróleo de China por un período de dos años. Lleve a cabo la primera verificación y la segunda revisión de varios archivos y cuentas de datos en el almacén para garantizar que el libro de inventario, el libro de estadísticas y los datos del almacén sean consistentes, y vuelva a pegar las etiquetas del almacén de archivos para que el índice del almacén de archivos sea más razonable.
4. Mejorar la infraestructura de gestión de archivos geológicos y aumentar la inversión en equipamiento.
Fortalecer la inversión en construcción de infraestructuras. Los servicios de archivos son inseparables de la inversión en "hardware", como almacenes de archivos e instalaciones y equipos de protección de archivos.
En los últimos años, con el rápido crecimiento de los archivos de exploración y desarrollo de petróleo y gas en campos petroleros, el Instituto de Investigación de Exploración siempre ha considerado la mejora de las instalaciones y equipos de gestión de archivos geológicos como una tarea importante para fortalecer la gestión de archivos geológicos. Se renovaron las oficinas de gestión de información de archivos, los almacenes y la utilización de equipos. Se realizaron adecuaciones para agregar una oficina y un almacén con un área total de 70 metros cuadrados; se reemplazaron algunos aires acondicionados viejos, se revisaron y reemplazaron oportunamente equipos contra incendios y accesorios de archivo, y se avanzaron racks compactos (gabinetes); ), gabinetes para mapas base, gabinetes para CD, gabinetes para cintas, servidores, computadoras y portátiles, fotocopiadoras, escáneres, equipos de organización y protección de archivos para exploración y desarrollo geológico. Ha mejorado el entorno de trabajo del personal de investigación científica, producción, préstamo y utilización, y ha cambiado fundamentalmente las condiciones de gestión y almacenamiento de los archivos.
5. Elimine los peligros ocultos y garantice la seguridad y confidencialidad de los archivos.
La seguridad de los archivos es la máxima prioridad de la gestión de archivos. Debemos establecer firmemente los conceptos de "la responsabilidad de la producción de seguridad es más importante que el Monte Tai" y "orientado a las personas", adherirnos a la política de "la seguridad primero, la prevención primero", estar a la altura del trabajo de seguridad y realizar trabajos de seguridad. meticulosamente. Los archivos de información científica y tecnológica son un departamento clave para la seguridad y confidencialidad del instituto. Luego de ajustar las oficinas y almacenes, se reformuló la “Tabla de División de Responsabilidades de Seguridad” de acuerdo con las áreas bajo jurisdicción de cada grupo, y se descompusieron e implementaron a cada empleado las responsabilidades de seguridad de cada almacén, oficina y equipo. . Mantenga el almacén limpio y ordenado y tome "ocho precauciones" para evitar la luz, el polvo, la humedad, el robo, el fuego, los insectos, los gases nocivos y el moho. El área de almacenamiento está equipada con extintores, termómetros, higrómetros, deshumidificadores, aires acondicionados y otros equipos de protección de acuerdo con la normativa, y el equipo recibe mantenimiento periódico para mantenerlo en buenas condiciones de funcionamiento en todo momento. Según los requisitos de gestión, la temperatura y la humedad de papeles, cintas, CD, películas y otros archivos deben registrarse una vez al día. Si hay alguna anomalía, se deben anotar y analizar los motivos para poder solucionarlos de manera específica. . Corte todos los suministros de energía en el almacén y la oficina antes de salir del trabajo todos los días, cierre puertas y ventanas, realice un autoexamen en cualquier momento, informe cualquier peligro de seguridad de manera oportuna y proponga medidas prácticas de rectificación. Mantenga el sistema de protección contra incendios y haga un buen trabajo en las precauciones de seguridad durante las vacaciones. Garantiza la seguridad de los archivos y prolonga la vida útil de los materiales de colección.
6. Mantener la confidencialidad durante el uso de los archivos.
Es muy importante comprender correctamente la relación entre confidencialidad y uso. Los archiveros no sólo deben establecer un fuerte concepto de confidencialidad, sino también un espíritu de servicio entusiasta. Para el trabajo de archivo, la cuestión de la confidencialidad es crucial y no puede relajarse ni paralizarse en ningún momento.
Garantice el uso seguro de los archivos prestados y mejore su utilización. Fortalecer la gestión diaria de secretos comerciales y archivos de secretos de estado. Si realmente es necesario verificar o tomar prestados secretos comerciales o archivos de secretos de estado, los procedimientos de préstamo, copia y duplicación de archivos deben manejarse de acuerdo con las regulaciones.
Fortalecer la supervisión de seguridad y la orientación del archivado de archivos electrónicos para garantizar que los humanos no modifiquen ni destruyan los archivos electrónicos durante la operación, prevenir eficazmente virus y mal funcionamiento, y garantizar que los archivos electrónicos archivados sean auténticos, completos y eficaz.