Documento de gestión de la comunicación de tres mil palabras - Gestión de la comunicación empresarial
[Resumen] Los directivos de empresas deben prestar atención a la comunicación formal y a la comunicación informal. La primera está estrechamente relacionada con los objetivos de la organización, mientras que la segunda. Esto último afectará la moral de los miembros de la organización y la cohesión organizacional. Los gerentes deben desarrollar diferentes métodos de gestión de la comunicación basados en las características de la comunicación formal y la comunicación informal para lograr buenos efectos de gestión de la comunicación.
Palabras clave: proceso de comunicación; comunicación formal; organización informal
Número de clasificación de la biblioteca china: F27 Código de identificación del documento: A
Fecha de registro: 2065438+ mayo de 2003
La comunicación se divide en comunicación formal y comunicación informal, las cuales siguen los pasos inherentes a la comunicación para transmitir y retroalimentar información. Sin embargo, la comunicación formal a menudo utiliza los canales de comunicación formales de la empresa para transmitir información y el propósito de la comunicación es completar los objetivos organizacionales de la empresa. La comunicación informal a menudo no está relacionada con los requisitos formales de la empresa. Transmite información a través de individuos u organizaciones informales para difundir información que preocupa a los empleados o es relevante para sus intereses. Ambos son parte integral del funcionamiento eficiente de una empresa. Lo siguiente se elabora desde las perspectivas de la gestión del proceso de comunicación, la gestión de la comunicación formal y la gestión de la comunicación informal.
1. Gestión del proceso de comunicación
El proceso de comunicación se puede dividir en siete pasos. ¿Uno es? ¿información? Es decir, las opiniones e ideas que existen en la mente de los empleados son el punto de partida de la comunicación, y estas opiniones e ideas también deben ser objetos de comunicación; ¿actuación? Se refiere a expresar pensamientos y opiniones en un determinado medio de comunicación. Estos medios de comunicación pueden incluir texto, gráficos, sonido, animación, vídeo y otros soportes que puedan transportar información. ¿Estos soportes están obligados a ser propicios para la transmisión de información a terceros? ¿aprobar? , se refiere a que el remitente transmite texto al receptor, muestra gráficos al receptor o reproduce animaciones, videos, etc. ¿Cuatro? ¿aceptar? Cuando el receptor acepta estos medios, ¿la forma correspondiente de aceptación puede ser escuchar atentamente, leer atentamente o mirar en quinto lugar? ¿traducir? El receptor intenta comprender los pensamientos y opiniones contenidos en los medios enviados por el emisor mientras escucha, lee y mira. ¿Éste es un proceso? ¿Lo entiendes? Este es un estado que indica que el destinatario ha escuchado, leído y visto el correspondiente medio que contiene opiniones e ideas, indicando el final de la etapa de traducción. ¿Retroalimentación y ruido? La retroalimentación significa que el destinatario transmite sus pensamientos y opiniones al remitente de la información, de modo que el remitente de la información sepa si la información que desea transmitir ha sido recibida con precisión por la otra parte. ¿Cuáles son los comentarios? ¿Enviar y recibir mensajes? El proceso inverso de;? ¿ruido? Se refiere a todos los factores que interfieren y distorsionan la transmisión de información durante el proceso de comunicación, como la escritura borrosa durante la reproducción de video, el ruido y la interferencia de luces brillantes, y la capacidad de comprensión del destinatario de la información. Todos estos factores que impiden que el receptor comprenda plenamente los pensamientos del emisor se denominan ruido.
Para garantizar que todos los empleados reciban información clara e inequívoca, se deben gestionar y controlar los siete pasos de la comunicación. Por ejemplo, en la etapa de traducción, se deben configurar diferentes medios de transporte de información según el contenido de la información de la comunicación, el destinatario y la importancia del objeto. Si se trata de información comercial de la empresa, utilizar palabras y números es sin duda más realista. Por un lado, el contenido escrito puede utilizarse como base para referencias futuras, por otro lado, el contenido escrito ayuda a las personas a leerlo y comprenderlo cuidadosa y repetidamente; Para información que no está directamente relacionada con el negocio, la comunicación por voz puede ser más apropiada. La comunicación por voz tiene las ventajas de una comunicación rápida, una gran cantidad de información y una retroalimentación rápida. Para la etapa de traducción de la parte receptora, los empleados deben leer atentamente los documentos recibidos, observar atentamente los materiales de video reproducidos y comprender profundamente las verdaderas intenciones y opiniones contenidas en la información. Con respecto a la gestión de la retroalimentación, una vez que el personal de la empresa comprende la información recibida, debe comunicar de inmediato su comprensión al remitente de la información para ver si realmente ha comprendido la intención del remitente de la información. Deben evitarse las interferencias de ruido en cualquier etapa del intercambio de información. Si se trata de un documento en papel, intente utilizar un documento de computadora en lugar de un documento escrito a mano para evitar interferencias en la comunicación causadas por una escritura poco clara. Mantenga el lugar de trabajo en silencio para que no haya interferencias de ruido durante la comunicación oral. También se deben evitar las interferencias de luz intensa. Al reproducir animaciones de vídeo, las empresas deben evitar que la luz solar o la luz intensa molesten a los espectadores.
En segundo lugar, la gestión de la comunicación formal
La comunicación formal es la comunicación a través de los canales de comunicación formales de la organización, como intercambios de opiniones entre superiores y subordinados, reuniones diarias, estudios de mercado, inter- visitas organizativas, etc. La comunicación formal se centra en los objetivos formales de la organización y sirve al logro de los objetivos organizacionales. Sólo a través de la comunicación formal puede una empresa descubrir los problemas existentes y eliminarlos virtualmente; sólo a través de la comunicación formal puede una empresa coordinar las contradicciones y conflictos entre individuos, elementos y departamentos; sólo a través de la comunicación formal puede una empresa intercambiar información con el mundo exterior. información sobre los mercados objetivo, leyes y políticas nacionales, tecnologías avanzadas, estrategias competitivas de los competidores, etc., y tomar contramedidas por adelantado. Por tanto, la comunicación formal es una parte esencial de las operaciones comerciales.
Las empresas deben fortalecer la gestión de los vínculos de comunicación formal. El método es el siguiente:
1. Establecer reglas y regulaciones estrictas. Los supervisores y subordinados intercambian información periódicamente en función de las necesidades comerciales, y el contenido de la información intercambiada debe ser cuestiones relacionadas con las operaciones comerciales. Los gerentes corporativos deben celebrar reuniones periódicas con todos los empleados del departamento; En la reunión, los empleados pueden, por un lado, reforzar el intercambio de experiencias laborales y, por otro, resolver problemas juntos. El establecimiento del buzón del gerente general tiene como objetivo alentar a los empleados comunes a hacer sugerencias razonables para el desarrollo y la construcción de la empresa. A través de este buzón, el gerente general puede comprender fácilmente qué problemas han surgido en las operaciones diarias de la empresa. Concertar un día de recepción para el director general. En este día de recepción, cualquiera puede acudir a la oficina del director general para informar problemas, presentar sus propias sugerencias racionales para el desarrollo de toda la empresa o informar problemas existentes en la empresa. Estos contenidos deben implementarse en forma de reglas y regulaciones y implementarse cuidadosamente, en lugar de simplemente aparecer en documentos escritos.
2. Ambas partes en la comunicación deben tener una actitud sincera. La comunicación formal en una empresa puede ser el intercambio de información entre superiores y subordinados en el trabajo; puede ser que los superiores hagan arreglos laborales y den órdenes a los subordinados; puede ser que cuando los subordinados se sientan frustrados en el trabajo, el líder los aliente a recuperar su trabajo; confianza; los colegas también pueden intercambiar experiencias laborales o problemas que surgen durante la colaboración. No importa cuál sea la situación, ambas partes necesitan tener una actitud comunicativa correcta, es decir, deben dejar claro que el propósito de la comunicación es resolver problemas y trabajar juntos por los objetivos de la empresa. Los líderes deben cuidar y cuidar sinceramente a sus subordinados, guiar pacientemente sus métodos de trabajo cuando tienen dificultades en el trabajo, alentarlos cuando están deprimidos y recompensarlos y afirmarlos cuando logran el éxito en el trabajo. Los colegas que interactúan entre sí en el trabajo deben establecer una atmósfera y un hábito de ayudarse mutuamente, para reducir el costo de la cooperación y unirse para resolver los problemas cuando surjan, en lugar de discutir y pasar la pelota. Por supuesto, la sinceridad en este proceso de comunicación debe provenir de la construcción de una cultura organizacional. Las empresas deben establecer una cultura organizacional sana, positiva y unida y dejar que este concepto de valor penetre en el comportamiento diario de cada empleado. Las empresas con este tipo de cultura organizacional tienen más probabilidades de establecer canales de comunicación formales fluidos y eficaces. 3. Gestión de la comunicación entre la empresa y el entorno externo. El entorno externo y las empresas también intercambian información. El entorno externo incluye proveedores, competidores, agencias gubernamentales, clientes, etc. Las empresas deben fortalecer el contacto con los proveedores y prestar mucha atención a los cambios en las capacidades de suministro de los proveedores, es decir, los cambios en la cantidad y el precio de las materias primas suministradas por los proveedores, y el impacto de dichos cambios en sus productos. Los proveedores pueden influir mucho en el precio de los productos de una empresa. Si el precio del proveedor aumenta, la empresa debe encontrar rápidamente proveedores alternativos o considerar fusiones y adquisiciones de proveedores para reducir los riesgos de su cadena de suministro. Las empresas también deben prestar mucha atención a la obtención de información sobre los competidores, porque las estrategias de mercado de los competidores afectarán las estrategias de mercado de su propia empresa. Si un competidor adopta una estrategia de reducción de precios, ¿nuestra empresa seguirá la reducción de precios o simplemente mantendrá el precio sin cambios y mejorará la calidad de sus productos? Si un competidor desarrolla un nuevo producto y lo lanza al mercado, ¿debería la empresa analizar las perspectivas de mercado de este nuevo producto y considerar adoptar las estrategias de respuesta correspondientes? Las empresas deben prestar mucha atención a los cambios en las leyes y políticas nacionales. Estos cambios afectarán los costos operativos de la empresa o simplemente afectarán su supervivencia. Si el país quiere aumentar los impuestos a esta industria, ¿deberían las empresas idear las estrategias correspondientes para reducir costos? Si el país está dispuesto a invertir en industrias de productos alternativos, ¿cómo debería responder esta empresa? Las empresas deberían prestar mucha atención a los cambios en las preferencias de consumo de los consumidores. El deseo de consumo de la gente es siempre interminable: les gusta lo nuevo y no les gusta lo viejo. Las empresas deberían realizar más investigaciones de mercado, prestar atención al cambio en las preferencias de los consumidores y diseñar y desarrollar productos correspondientes para satisfacer el creciente deseo de consumo material de la gente. El intercambio de información con proveedores, la adquisición de información de mercado y la adquisición de leyes y políticas nacionales implican comunicación formal entre empresas.
Las empresas deben prestar atención a la comunicación entre la organización y los factores anteriores.
En tercer lugar, la gestión de la comunicación informal
La comunicación informal es la comunicación que llevan a cabo las empresas a través de individuos o sistemas informales para difundir información que sea de interés para los empleados o relacionada con sus intereses. La existencia de comunicación informal es inevitable. Al fin y al cabo, las actividades humanas no sólo existen en el trabajo, sino también en la vida y las emociones. Los objetos de la comunicación informal suelen estar relacionados con el contenido anterior.
La comunicación informal tiene las siguientes características: la información en la comunicación informal se difunde rápidamente, porque la información en la comunicación informal está relacionada con los intereses de los empleados, por lo que la velocidad de la comunicación es mucho más rápida que la comunicación formal, porque en la comunicación formal La información debe pasar por algunos procedimientos formales. Normalmente, la información interna se transmite a través de canales de comunicación formales dentro de la organización, en forma escrita u oral, ya sea de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. Esto inevitablemente da como resultado una transferencia de información más lenta, creando un desfase entre el momento en que las personas necesitan la información adecuada y el momento en que finalmente llega. Los canales informales de transmisión de información pueden compensar esta brecha, porque es un modo de transmisión de información multidireccional, es decir, la transmisión de información no solo puede ser vertical, sino también horizontal, diagonal o incluso saltando. transferencia de información más rápida. Además, este tipo de información es una comunicación privada entre individuos, por lo que la transmisión de información no está limitada por el tiempo y puede difundirse eficazmente las 24 horas del día, lo que sin duda acelera su difusión.
La comunicación informal es unilateral y el contenido de la información a menudo se exagera y se malinterpreta. Esto se debe a que todos los que difunden información agregarán su propia comprensión e incluso evaluación emocional personal, por lo que es fácil producir información unilateral y distorsionada; la comunicación informal puede satisfacer el respeto y las necesidades sociales de los empleados. Cuando un empleado difunde información que es de interés para otros, naturalmente se sentirá valorado. En el proceso de difusión de información, las personas completan el comportamiento de tratar con los demás e intercambiar información y emociones con los demás, satisfaciendo así las necesidades sociales.
Existe una diferencia esencial entre comunicación informal y rumores. Aunque los dos son consistentes en canales, métodos y contenido de difusión de información, es decir, tanto los rumores como la difusión informal dependen de individuos u organizaciones informales para transmitir información, y ambos están relacionados con los intereses de los empleados o los empleados están interesados en ellos, pero la difusión informal La mayoría muchos de ellos difunden información exagerada o unilateral basada en información real, mientras que los rumores están completamente inventados de la nada y se desvían completamente de la verdad. La información en la comunicación informal suele ser precisa y las investigaciones muestran que la precisión de la información en la comunicación informal llega al 80%. Cierta información es adecuada para obtenerse de canales de comunicación informales, como los antecedentes de la empresa, intrigas internas en las relaciones interpersonales, las preferencias del jefe, algunas convenciones no escritas dentro de la empresa, etc. , estos no se pueden obtener en absoluto a través de canales formales, pero a veces son cosas que los empleados deben saber cuando trabajan en una organización.
Ya sea que los gerentes amen o odien la comunicación informal, ésta existe objetivamente en la organización y juega un papel muy importante. Los gerentes deben tener cuidado con la comunicación informal. Entonces, ¿cómo deberían ver los directivos la comunicación informal?
1. Como método de comunicación que acompaña la vida humana, los gerentes no pueden detener la comunicación informal eliminando la negación. Si los gerentes intentan eliminar y prevenir los ataques a la comunicación informal, seguramente crearán una mentalidad rebelde entre la población de la organización e implicarán que la información de comunicación informal que circula es más probable que sea cierta. Hay un dicho para describir este tipo de psicología rebelde: la explicación es un encubrimiento. Sin embargo, esto no significa que los directivos sean impotentes ante la comunicación informal. Lo mejor es bloquearla. Los gerentes pueden establecer y mejorar canales de comunicación formal relevantes para hacer que diversos estándares, como los estándares salariales y los cambios de personal, sean completamente transparentes y abiertos, disipando así las dudas y comentarios de las personas y reduciendo así en cierta medida la información de comunicación informal a este respecto.
2. Para la información errónea generada en la comunicación informal, puede considerar corregirla a través de canales de comunicación informales y tratar a los demás de la misma manera, o también puede considerar aclararla a través de canales de comunicación formal. Un enfoque doble puede lograr mejores resultados. Corrija la información errónea generada por la comunicación informal a través de canales de comunicación informales, porque la nueva información de comunicación informal es completa, más auténtica y más creíble, y puede reemplazar rápidamente la información errónea original. Si el problema es grave y la moral y la cohesión dentro de la organización se han visto afectadas por información incorrecta comunicada informalmente, se puede aclarar y corregir convocando reuniones de personal, emitiendo documentos e instrucciones, etc.
3. Los gerentes pueden utilizar canales de comunicación informales para transmitir información que desean transmitir pero que no les conviene transmitir a través de canales de comunicación formales, a fin de lograr ciertos efectos de gestión. Si es probable que un gerente se enfrente a una elección de personal, puede ganarse el apoyo de sus empleados mostrándoles sus planes y planes para el futuro a través de canales de comunicación informales. Los gerentes también pueden escuchar información a través de canales de comunicación informales que no pueden escucharse a través de canales de comunicación formales, y esta información puede usarse como una de las referencias para la toma de decisiones. Por ejemplo, los gerentes pueden aprender sobre los rasgos de personalidad, fortalezas y debilidades de un empleado, y otras actividades sociales a través de canales de comunicación informales, sentando así las bases para futuras decisiones de transferencia de personal y asignación de trabajo. Los gerentes también pueden descubrir cuáles son las principales necesidades de sus empleados a través de canales de comunicación informales. Como necesidades materiales o espirituales, para que los gerentes puedan implementar diferentes medidas de incentivo para diferentes empleados de manera específica.
Referencias principales:
[1] Zhong Jian, Wang Miao, Gan Jingdong. Sobre la interacción social[M]. Hangzhou: Prensa educativa de Zhejiang, 2011.
[2]Liu Meifen. Comunicación de gestión: remodelación de la cohesión corporativa [J]. Ladder, 2010.
[3]Zhang Xiang, Zhao Yan. Análisis y mejora de los obstáculos a la comunicación eficaz dentro de las empresas [J]. Revista de la Universidad de Yichun, 2012.8.
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