Con el rápido desarrollo de la tecnología de la información y sus aplicaciones, la era de la información ha reemplazado a la era industrial, la economía global ha avanzado hacia la economía de red y el entorno corporativo. ha sufrido enormes cambios. Como actividad y función de gestión importante de la gestión empresarial, la contabilidad es el requisito básico para que la gestión empresarial moderna cambie el modo manual y se coordine con otras actividades y funciones de gestión de la empresa. La tendencia general es establecer un sistema de información contable eficiente y completo y realizar una contabilidad computarizada.
La construcción de informatización contable de Lanzhou Shilan Group Co., Ltd. (en lo sucesivo, la empresa) comenzó temprano y se desarrolló lentamente. Sólo fueron necesarios seis o siete años para que toda la empresa del grupo lograra completamente la informatización. Su implementación ha mejorado enormemente la eficacia y precisión del procesamiento de la información contable y ha promovido la estandarización y el refinamiento del trabajo contable. Pero siempre hay pros y contras en todo, y también existen algunos riesgos potenciales en el funcionamiento real de la informatización de la contabilidad. Necesitamos tomar medidas preventivas activas y efectivas y una supervisión estricta para minimizar los riesgos para que la informatización de la contabilidad pueda operar de manera efectiva en un camino legal y saludable y ejercer verdaderamente sus funciones.
La informatización contable significa simplemente aplicar la tecnología informática a los sistemas de gestión contable, pero su implementación es un proyecto complejo que generará riesgos tanto dentro como fuera del proceso de implementación. El siguiente es un resumen de los problemas y contramedidas que pueden surgir durante la implementación y operación de la empresa.
1. Riesgos y contramedidas en la implementación de la contabilidad informatizada
El sistema contable informatizado es un sistema complejo. Antes de la implementación, debemos hacer muchos análisis, partir de la realidad y establecer un sistema de información contable computarizado adecuado a nuestras propias características basado en diferentes estructuras organizacionales y escala comercial y rentabilidad reales. De lo contrario, es probable que se produzcan residuos, se consuma mucha mano de obra, recursos materiales y financieros, se produzcan pérdidas económicas a la empresa y se produzcan peligros ocultos para operaciones posteriores. Para evitar este riesgo, se deben considerar los siguientes puntos en las primeras etapas de implementación:
1.1 El rendimiento del sistema debe satisfacer las necesidades de las aplicaciones reales y del desarrollo empresarial.
Uno de los propósitos de establecer un sistema de información contable computarizado es manejar los negocios contables diarios de manera rápida y eficiente. Por lo tanto, el sistema de información contable recientemente establecido no solo debe satisfacer las necesidades del volumen de negocios existente, sino también. tener en cuenta las necesidades futuras de desarrollo anual.
1.2 Considerar plenamente las diversas necesidades de información de los usuarios.
Actualmente, el software de contabilidad comercial se desarrolla básicamente de acuerdo con la normativa contable y sistemas relacionados, y proporciona principalmente información contable financiera. Sin embargo, dada la complejidad de los negocios económicos, quienes toman decisiones no sólo necesitan información financiera, sino también información no financiera. Por lo tanto, los sistemas computarizados de información contable no solo deben considerar su propia integración, sino también la integración futura con otros sistemas comerciales.
Nuestra empresa es un grupo empresarial con negocios complejos y diversos, intersectoriales y interregionales. Los requisitos de la administración para la información contable son cada vez más detallados y sus requisitos para la calidad y disponibilidad de la información son cada vez mayores. Sin embargo, en las primeras etapas de construcción, debido a la débil capacidad técnica y la escasez de fondos, no existía un plan a largo plazo. Las empresas del grupo y sus filiales tienen su propio software financiero. Es muy inconveniente fusionar y resumir datos. Solo podemos volcar los datos y hacerlo en EXCEL. Consume mucho tiempo y trabajo, y el sistema informatizado del grupo real aún no se ha implementado por completo y no puede satisfacer plenamente las necesidades de la gestión empresarial moderna. Sólo podremos mejorar el sistema informático del grupo cuando llegue el momento adecuado, y el desperdicio que esto provocará es de imaginar.
2. Factores externos y contramedidas causadas por riesgos de seguridad de la información financiera
La era de Internet ha traído cambios en los métodos de transmisión de archivos, pero si los datos financieros almacenados en el disco duro se pierden o accedido por la red La intrusión por parte de expertos en informática causará enormes pérdidas a las empresas. Entonces, cómo resolver y prevenir estos riesgos debe entenderse desde los siguientes aspectos.
2.1 Establecer un entorno de hardware seguro
El funcionamiento confiable de los sistemas informáticos de información contable depende principalmente del equipo de hardware, por lo que se debe garantizar la calidad del equipo de hardware, especialmente el equipo de almacenamiento importante. La tecnología de duplicación de disco duro es actualmente una tecnología de almacenamiento de datos relativamente avanzada. Se refiere a la instalación de dos discos duros físicos en el host o servidor, y un disco duro se utiliza como disco duro principal. El otro se llama disco duro esclavo.
A través de configuraciones relevantes, al almacenar datos, la computadora los guarda en dos discos duros en tiempo real. El disco duro esclavo es una imagen mapeada del disco duro principal y guarda todo el contenido del disco duro principal, lo cual tiene una gran importancia práctica.
La mayor preocupación de los contadores en operaciones son los cortes repentinos de energía. Debido a cortes de energía, los datos se desperdician antes de guardarse e incluso pueden confundirse. Por lo tanto, se debe equipar un equipo UPS que pueda garantizar que el sistema informático continúe funcionando durante un período de tiempo después de un corte de energía, para que los usuarios puedan guardar discos con urgencia y evitar la pérdida de datos.
2.2 La configuración del software computarizado debe ser segura y confiable.
En general, la mayoría de las empresas obtienen software financiero mediante la compra. Al comprar software, debe prestar atención a si el software puede garantizar la seguridad y confiabilidad de los datos contables y si no se dañará ni se filtrará fácilmente. Por lo tanto, las empresas deben intentar elegir un software de contabilidad que sea maduro, estable, genuino y que básicamente pueda satisfacer las necesidades de la empresa.
Después de recopilar información de mercado, identificar proveedores candidatos, visitar clientes de empresas de software y simular procedimientos operativos, nuestra empresa compró el software financiero Kingdee K/3. En los últimos años de uso, estamos muy satisfechos con el rendimiento de sus productos, la seguridad del software en sí, el servicio postventa y el soporte técnico.
2.3 Reforzar la protección técnica e instalar software antivirus genuino para evitar ataques de virus y ataques de maestros informáticos de la red.
La mayoría de las empresas modernas están conectadas a Internet, lo que permite el trabajo interregional de toda la empresa del grupo y facilita el intercambio interno de datos e información. Sin embargo, es probable que los sistemas de información contable en Internet sean invadidos por usuarios ilegales y expertos en informática. Las empresas deben configurar uno o más firewalls en cada computadora e instalar software antivirus genuino, que pueda monitorear el sistema en tiempo real, detectar virus en los archivos de datos del sistema y detectar y eliminar virus de manera oportuna. Los medios portadores extranjeros deben esterilizarse antes de su uso.
3. Factores humanos internos y contramedidas para los riesgos de seguridad de la información financiera
En las operaciones reales, debido al bajo nivel técnico del personal contable, el mal funcionamiento provoca pérdida de datos y daños al sistema, o debido a ello. El control interno de las empresas es imperfecto y las operaciones computarizadas no están estandarizadas. Los delincuentes aprovechan esta oportunidad para destruir, copiar ilegalmente, eliminar y alterar deliberadamente datos en el sistema, lo que resulta en pérdida, confusión y filtración de datos contables. , generando riesgos en la información contable y dando lugar a que las empresas sufran pérdidas. Las contramedidas correspondientes deberían serlo.
3.1 Establecer y mejorar el sistema operativo contable informatizado.
Nuestra empresa ha formulado un sistema de gestión contable informatizada para la sede del grupo basado en las "Medidas de gestión contable informatizada" y las "Especificaciones de trabajo de informatización contable" del Ministerio de Finanzas y combinado con la situación real de nuestra empresa. Incluye principalmente un sistema computarizado de responsabilidad de puestos contables, un sistema computarizado de gestión de operaciones contables, software y hardware informático y un sistema de gestión de datos contables, y un sistema computarizado de gestión de archivos contables.
El establecimiento del sistema crea un buen entorno operativo para el funcionamiento del sistema de información contable computarizado y evita que personal no designado ingrese al sistema y lo opere ilegalmente. Los operadores deben operar el software de contabilidad de acuerdo con la autoridad asignada y no deben exceder la autoridad ni operar la computadora en nombre de otros operadores; ingresar datos originales y comprobantes contables según sea necesario y realizar copias de seguridad de los datos relevantes en el sistema;
La gestión de archivos informáticos contables es una parte importante del sistema informático contable. Si el operador no realiza una copia de seguridad de los datos contables del sistema informático en un CD ni imprime la información escrita a tiempo, los datos se perderán y las consecuencias serán desastrosas. Por lo tanto, el sistema debe tomar disposiciones detalladas al respecto: si debe haber una persona dedicada responsable de realizar copias de seguridad oportunas, se deben realizar copias de seguridad dos veces de los archivos contables importantes y se deben realizar trabajos antimagnéticos, a prueba de fuego, a prueba de humedad y a prueba de polvo. debe hacerse al mismo tiempo; los datos contables almacenados en medios magnéticos deben verificarse y copiarse periódicamente para evitar la pérdida de archivos contables debido a daños a los medios magnéticos.
3.2 Fortalecer el control organizacional
En los sistemas informatizados de información contable existen muchos riesgos causados por posibles problemas de control, como fraude de programas, destrucción de datos, etc., todos ellos derivados de problemas de control. .
El control incluye principalmente la separación de responsabilidades y la contención de responsabilidades. A través del mecanismo de organización del personal, se reduce la posibilidad de errores intencionales y no intencionales por parte del personal y se mejora el rigor de la organización de las actividades contables después de la informatización de la contabilidad. Por ejemplo, cuando el administrador del sistema modifica y restaura datos, se debe exigir que la persona responsable de la operación diaria de los datos esté presente para su supervisión.
3.3 Aproveche al máximo el "registro del sistema" del software.
Registra información completa que incluye el tiempo de operación, información del operador, contenido de la operación, etc., de modo que si ocurre un problema, se pueda verificar en función de las pistas proporcionadas por el "registro".
Fortalecer la educación en seguridad y la capacitación en conocimientos profesionales para los operadores de sistemas computarizados contables, mejorar el nivel de aplicación de las precauciones de seguridad para los operadores, dominar el conocimiento de las redes informáticas, mejorar la calidad empresarial, establecer una buena ética profesional y cumplir conscientemente con diversas normas operativas. normas y reglamentos para evitar errores innecesarios en el trabajo.
Después de que las empresas implementaron la contabilidad computarizada, la cara del trabajo contable cambió y el entorno para la contabilidad y la gestión contable también experimentó grandes cambios. Si bien la divulgación de desempeño es cierta, las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a proporcionar planes de financiación y pueden designar a una persona como garante para restringir la irracionalidad de la financiación de la empresa.
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