Por lo tanto, cómo gestionar, utilizar y revitalizar bien las cuentas por cobrar, fortaleciendo así la seguridad de los fondos, mejorando la eficiencia en el uso de los fondos y previniendo riesgos operativos, se ha convertido en un tema importante que las empresas no pueden ignorar.
1. Causas de las cuentas por cobrar
1. En las condiciones de la economía de mercado socialista, la competencia en el mercado es feroz. Para ocupar un lugar en la competencia del mercado, las empresas deben aumentar su participación en el mercado, ampliarla y mejorar sus propios beneficios económicos. Para adaptarse a las necesidades de una competencia de ventas en expansión, las empresas no solo utilizan la calidad del producto, el precio, la marca, el servicio posventa, la publicidad y otros medios, sino también las ventas a crédito, como uno de los medios importantes para expandir las ventas de productos. cada vez más utilizados por las empresas, dando lugar a cuentas por cobrar.
2. Existe un desfase entre el tiempo para lograr ventas y el tiempo para recibir dinero. Después de que la empresa envía los bienes, emite una factura de venta a la unidad de compra y confirma los ingresos por ventas actuales. Sin embargo, el pago de los bienes a menudo no puede recuperarse simultáneamente, lo que resulta en una desconexión entre la logística y el flujo de capital. Esta inconsistencia entre el momento en que se venden los bienes y el momento en que se recibe el pago da como resultado cuentas por cobrar. Esto se debe principalmente a que llevar tiempo liquidar los pagos. Generalmente, cuanto más atrasado sea el método de liquidación, mayor será el tiempo de liquidación. Al mismo tiempo, la distancia entre las unidades de compra y venta, la elección del método de liquidación de ventas y la puntualidad de los documentos de liquidación internos pueden generar cuentas por cobrar.
3. Mala gestión interna de las cuentas por cobrar. Las empresas carecen de conocimiento del crédito comercial. Si no cumplen concienzudamente los términos del contrato y lo incumplen o no manejan las objeciones de calidad de manera oportuna, la otra parte se negará a pagar los bienes debido a un fraude malicioso por parte de los clientes. o se fuga con el dinero, el dinero no se puede recuperar. Las empresas tienen una mala gestión del crédito y venden a crédito a ciegas a empresas con mal crédito, lo que da como resultado un cobro deficiente de las deudas y dificultades para cobrar los pagos, lo que da lugar a cuentas por cobrar.
2. Desventajas de una mala gestión de las cuentas por cobrar
1. Dificultad en la rotación del capital y disminución de la eficiencia corporativa. En circunstancias normales, la realización de los ingresos por ventas de una empresa a menudo significa la aparición de obligaciones fiscales y la empresa puede verse obligada a utilizar capital de trabajo para pagar los impuestos corrientes. Si la empresa tiene beneficios contables, los beneficios obtenidos ese año también se distribuirán entre los inversores y es posible que la empresa tenga que pagar dividendos a los accionistas por adelantado, lo que provocará un aumento de las salidas de capital empresarial. De esta manera, por un lado, las cuentas por cobrar ocupan una gran cantidad de los fondos de la empresa; por otro, la empresa tiene que pagar impuestos y dividendos por adelantado, lo que aumenta la presión sobre la asignación de capital de la empresa. Para mantener la producción y las operaciones normales, las empresas tienen que complementar el capital de trabajo mediante préstamos bancarios, lo que genera mayores costos financieros, mayores riesgos financieros y cargas más pesadas para las empresas. Al mismo tiempo, las empresas que tienen cuentas por cobrar pagarán los costos correspondientes, incluidos los costos de gestión de las cuentas por cobrar, los costos de oportunidad y las pérdidas por deudas incobrables, lo que resultará en una disminución de la eficiencia corporativa.
2. Reducir el crédito corporativo y afectar la imagen corporativa. El saldo de las cuentas por cobrar corporativas es demasiado grande y consume muchos fondos. Si la deuda no se puede recuperar a su vencimiento, la empresa no podrá pagar las deudas vencidas, lo que provocará que la empresa pierda crédito y pierda aún más el apoyo de las instituciones financieras. Como resultado, las empresas no pueden obtener descuentos de los proveedores, lo que aumenta los costos de transacción. Al mismo tiempo, si una empresa mantiene un saldo de cuentas por cobrar excesivamente alto, es fácil generar deudas incobrables. Traerá pérdidas a la empresa y aumentará el riesgo financiero de la empresa. Los casos graves pueden incluso llevar a la quiebra empresarial. Además, las cuentas por cobrar que ocupan demasiados fondos durante mucho tiempo también afectarán la imagen corporativa.
3. Inflar los resultados empresariales y aumentar los riesgos empresariales. De acuerdo con los requisitos de la base devengado, una empresa debe reconocer sus ingresos en el período actual en el que se producen las ventas, pero el aumento de los ingresos corporativos no significa que el flujo de caja también pueda fluir según lo programado. En circunstancias normales, la formación de cuentas por cobrar está estrechamente relacionada con la política de ventas a crédito de la empresa y su escala a menudo está relacionada positivamente con los ingresos por ventas, es decir, el crecimiento de los ingresos por ventas conducirá a un crecimiento en la escala de cuentas por cobrar. Las políticas crediticias corporativas son demasiado laxas, lo que resulta en una rápida expansión de las cuentas por cobrar. Una vez que no se pueda recuperar el pago, la empresa caerá en el falso dilema de la prosperidad de "grandes ganancias contables pero fondos de cuenta vacíos", y las ganancias contables de la empresa se reducirán considerablemente. Sin controles adecuados, las ganancias de una empresa pueden verse mermadas por un gran número de deudas incobrables y cuentas inactivas.
De esta forma, aunque según el principio de prudencia, la empresa debe constituir provisiones para insolvencias de acuerdo con una determinada proporción del saldo de las cuentas por cobrar, una vez que las cuentas por cobrar no se pueden cobrar y las pérdidas reales por insolvencia superan las provisiones para insolvencias. reservado por la empresa, causará pérdidas reales a la empresa. Por lo tanto, las cuentas por cobrar ocupan demasiados fondos, inflan los ingresos por ventas, exageran los resultados operativos y aumentan los riesgos operativos.
4. Ampliar el ciclo económico de la empresa y ralentizar la rotación de capital. El ciclo económico se refiere al período desde que una empresa adquiere un inventario hasta que lo vende y cobra el efectivo. El ciclo económico es igual a la suma de los días de rotación del inventario y el período promedio de recolección. Si la política crediticia de una empresa es demasiado flexible, las cuentas por cobrar ocuparán una gran cantidad de fondos durante mucho tiempo, lo que provocará que el capital de trabajo de la empresa se acumule, lo que provocará una escasez de efectivo, afectará la circulación del capital y prolongará el ciclo operativo. y afectando gravemente la producción y operación normal de la empresa.
3. Medidas de gestión de las cuentas por cobrar
El objetivo principal de las cuentas por cobrar es ampliar las ventas y mejorar la competitividad, y su objetivo de gestión es la búsqueda de beneficios. Las cuentas por cobrar pueden verse esencialmente como una inversión realizada por una empresa para expandir las ventas y las ganancias. Las empresas deben gestionar las cuentas por cobrar de acuerdo con el principio de que los beneficios sin flujo de caja no son beneficios y dar siempre máxima prioridad a la devolución de los fondos. En el trabajo real, las empresas deben controlar todo el proceso de las cuentas por cobrar antes, durante y después del evento, acelerar el cobro de las cuentas por cobrar, reducir las deudas incobrables y garantizar la realización final de las ganancias corporativas.
(1) Control previo
1. Gestión del crédito de clientes.
(1) Establecer expedientes de clientes y realizar evaluaciones crediticias. Las empresas deben realizar investigaciones crediticias de los clientes, recopilar información sobre los clientes, como la naturaleza del negocio, el representante legal, el capital social, el estado financiero, la escala comercial y la reputación, y establecer archivos de clientes para proporcionar una base científica relativamente completa para la evaluación crediticia. Las empresas deben utilizar una combinación de análisis cualitativo y análisis cuantitativo para evaluar el crédito del cliente en función de la calidad, capacidad, capital, hipoteca, condiciones, sostenibilidad, etc. Con base en los resultados de la evaluación crediticia del cliente, seleccione clientes de alta calidad para realizar negocios de ventas y establecer y mejorar la red de marketing.
(2) Establecer un límite de crédito y controlar la escala de las cuentas por cobrar. Las empresas deben otorgar a los clientes las líneas de crédito correspondientes basadas en la finalización reciente del plan de ventas y el estado de pago, es decir, el límite de crédito máximo que la empresa está dispuesta a soportar para un cliente, y determinar la escala y el plazo de las ventas a crédito. El departamento financiero debe gestionar oportunamente los procedimientos de liquidación, contabilidad y conciliación de pagos, reflejar fielmente el uso de los límites de crédito de los clientes y evitar errores. Al mismo tiempo, las empresas deben establecer mecanismos dinámicos de gestión y alerta temprana para las líneas de crédito para gestionar y controlar las líneas de crédito, a fin de controlar eficazmente la escala de las ventas de crédito corporativo.
(3) Establecer y mejorar el sistema de aprobación de ventas a crédito. El límite de crédito otorgado por una empresa a un cliente debe ser aprobado por el supervisor de la empresa antes de que pueda utilizarse e ingresarse en el expediente del cliente. Durante el proceso de ventas, el departamento de ventas debe controlar estrictamente el volumen de transacciones de acuerdo con este límite y no debe excederlo para evitar pérdidas causadas a la empresa por el juicio subjetivo del personal de ventas y la toma de decisiones ciega. Si el límite de crédito del cliente cambia, también se deben completar los procedimientos de aprobación y presentación. Al mismo tiempo, las empresas verifican y analizan periódicamente la implementación de los límites de crédito para garantizar la seguridad de la formulación de los límites de crédito. Victoria y razón.
2. Mejorar la división interna del trabajo en el negocio de ventas, aclarar las responsabilidades laborales y garantizar que las responsabilidades estén establecidas. La gestión de cuentas por cobrar es un trabajo sistemático. Las empresas deben establecer un sistema de responsabilidad laboral, mejorar el presupuesto de ventas, entregas, gestión de almacenes, premios y castigos, liquidación de deudas y otros sistemas de gestión, y aclarar las responsabilidades laborales y los procedimientos de operación comercial de acuerdo con las disposiciones de las "Normas de Control Interno de Contabilidad - Ventas". y Colecciones". La negociación de contratos, distribución, entrega, facturación, servicio de salida, cobro de pagos y otros trabajos del negocio de ventas de la empresa deben ser realizados por personal de diferentes departamentos para garantizar que los puestos incompatibles estén separados entre sí y facilitar la moderación mutua, la supervisión y la supervisión mutuas. entre departamentos. Auditarse mutuamente para evitar fraudes. El departamento de ventas es el principal responsable de procesar pedidos, firmar contratos, implementar políticas de ventas y políticas de crédito e instar pagos. El departamento de contabilidad es el principal responsable de la supervisión y gestión de los registros de liquidación de pagos de ventas, las conciliaciones y la recuperación de pagos; el departamento de envío es principalmente responsable de revisar los documentos de ventas y entrega y procesar la distribución y entrega; la oficina de liquidación de deudas debe convocar reuniones de liquidación de deudas; Instar oportunamente al departamento de ventas a realizar la liquidación de deudas, Responsable de los procesos judiciales y recuperación de cuentas por cobrar, y formular sistemas de liquidación y valoración de deudas. Las posiciones anteriores deben ser concienzudas, concienzudas, responsables y recompensar y castigar razonablemente, maximizar la tasa de recuperación de las cuentas por cobrar, acortar el ciclo de cobro de las cuentas por cobrar y reducir las deudas incobrables.
3. Establecer un sistema de provisión de cuentas por cobrar de insolvencia para prevenir riesgos financieros.
Según el sistema de contabilidad corporativa, las empresas deben analizar la cobrabilidad de varias cuentas por cobrar al final del período y predecir posibles pérdidas por deudas incobrables. De acuerdo con los requisitos del principio de prudencia, las empresas deberán prever las deudas incobrables que se espera que se produzcan. Las empresas deben formular políticas de acumulación de provisiones para insolvencias y aclarar el alcance de la provisión, el método de extracción, la división por antigüedad y el índice de retiro de las provisiones para insolvencias. Las empresas pueden determinar por sí mismas el método de provisionar las deudas incobrables. Una vez determinado el método, no se puede cambiar a voluntad.
4. Realizar capacitación en ventas a crédito. A través de la capacitación en ventas a crédito para el personal de ventas, podemos establecer conciencia sobre los riesgos, mejorar la ética profesional y las habilidades comerciales, analizar las causas, contramedidas y responsabilidades de las cuentas por cobrar, introducir métodos y técnicas de cobranza y llevar a cabo métodos de evaluación crediticia de los clientes para mejorar la precaución del personal de ventas. conciencia.
(2) Las cosas están bajo control
1. Fortalecer la gestión de contratos y estandarizar el comportamiento empresarial. El negocio de ventas de la empresa debe implementar un sistema de gestión de contratos y autorizar al personal relevante a firmar contratos de venta con los clientes. Los contratos de compraventa con grandes montos deben ser revisados e inspeccionados por profesionales como asesores legales. Nadie podrá firmar un contrato de compraventa sin autorización. Las empresas deben revisar cuidadosamente el contrato, revisar cuidadosamente el tema, la cantidad, la calidad, la fecha de entrega, el lugar de entrega, el método de pago, la responsabilidad por incumplimiento del contrato, etc. propuestos por el cliente, y decidir si aceptan el pedido. Una vez aceptada, la empresa debe organizar la producción y la entrega de acuerdo con los requisitos del contrato para garantizar la plena implementación del mismo. Una vez firmado el contrato de compraventa, no se puede modificar a voluntad. Si hay algún cambio, ambas partes negociarán y firmarán plenamente un contrato complementario o un nuevo contrato después de llegar a un acuerdo para salvaguardar los derechos e intereses legítimos de ambas partes.
2. Fortalecer la gestión del procesamiento comercial de ventas. La gestión de cobro de cuentas por cobrar, emisión de conocimientos de embarque, entrega y liquidación es la clave para el control de las cuentas por cobrar.
(1) Colección. Para los pagos enviados por los clientes, el Departamento de Finanzas debe emitir recibos de manera oportuna y realizar el procesamiento contable. Procesar oportunamente los procedimientos de cobro de letras de cambio y cheques recibidos; verificar con prontitud las letras de aceptación bancaria recibidas para garantizar su autenticidad y validez.
(2)Emisión de conocimiento de embarque. Según el contrato, se emitirá una factura de entrega de acuerdo con los requisitos del cliente y se enviará al cliente para su firma.
(3) Entrega. El departamento de transporte organiza los envíos en función del conocimiento de embarque para garantizar que las especificaciones, modelos y cantidades de la mercancía sean correctas.
(4) Liquidación. Después de la entrega, las facturas se emitirán a los clientes de manera oportuna según la orden de entrega y se liquidará el pago.
3. Elija un método de liquidación avanzado. Las empresas deben hacer todo lo posible para elegir métodos de liquidación que les resulten beneficiosos, acelerar la devolución de los fondos y reducir el tiempo de tránsito de los fondos. La empresa puede estipular en el contrato que el comprador debe pagar la mercancía para recogerla; de lo contrario, la mercancía no se enviará, a fin de garantizar la devolución oportuna del pago. Además, las empresas también pueden utilizar métodos de liquidación avanzados, como la banca en línea y las remesas en tiempo real, para acelerar la devolución de los fondos.
(3) Control post-evento
1. Implementar auditoría interna del negocio de ventas. Las empresas llevan a cabo auditorías especiales del negocio de ventas de manera regular o irregular para verificar la implementación de los sistemas internos de control de ventas, prevenir la malversación de fondos, la corrupción, la circulación externa y otros problemas causados por una mala gestión y reducir los riesgos operativos.
2. Establecer un sistema de análisis de antigüedad de cuentas por cobrar y un sistema de recuperación de cuentas por cobrar. El departamento de finanzas debe realizar un análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar y monitorear la recuperación de las cuentas por cobrar. Mediante el análisis, las empresas pueden determinar cuánta deuda se encuentra dentro del período de crédito, cuánta deuda excede el período de crédito, la duración y la relación cambiaria, y cuánta deuda puede convertirse en deuda incobrable porque está vencida durante demasiado tiempo. Sobre esta base, la empresa distingue la antigüedad de las cuentas, formula políticas de cobro económicamente viables y adopta métodos de cobro flexibles y diversos (como contacto por carta, contacto telefónico, cobro puerta a puerta, recurso a medios legales, etc.) para cobrar las deudas para recuperar lo más posible los atrasos.
3. Implementar un sistema de evaluación y rendición de cuentas del desempeño de la cobranza. "La gestión sin evaluación es ineficaz y la evaluación sin indicadores cuantitativos es ineficaz". Las empresas deben seguir el principio de "quien vende, quién cobra", desglosar las cuentas por cobrar a cada vendedor y formular un plan de cobro práctico con montos de pago y plazos claros. Cada mes, en función de la finalización del plan de pago, se evalúa el desempeño del personal de ventas y se cobran las bonificaciones. Si el dinero no puede recuperarse por razones humanas, el vendedor será responsable, se le ordenará una indemnización y, en casos graves, será penalmente responsable.
4. Implementar un sistema de conciliación periódica para garantizar que el importe de las reclamaciones sea correcto y eficaz. El departamento de finanzas corporativas debe verificar el saldo contable de las cuentas por cobrar con los clientes a través de cartas, comprobantes, etc. con regularidad o al menos al final de cada año para evitar errores y mantener adecuadamente la información relevante para garantizar la continuación del recurso legal para las reclamaciones.
Dado que el período legal de cobro de las cuentas por cobrar es de dos años desde el vencimiento, la empresa perderá el derecho a cobrar los atrasos después del período de validez. La empresa debe esforzarse por cobrar el dinero dentro del período de validez u obtener los certificados pertinentes para extender la validez. periodo, como extractos, planes de pago, etc.
5. Realizar periódicamente reuniones especiales sobre cuentas por cobrar para rastrear y analizar la situación de cobranza y la implementación de políticas crediticias. El hecho de que las cuentas por cobrar puedan cobrarse en su totalidad y de manera oportuna afecta directamente la rotación de capital y el desempeño operativo de la empresa. Los líderes de la empresa deben otorgar gran importancia a la gestión de las cuentas por cobrar, prestar atención a si las cuentas por cobrar se cobran de manera oportuna, organizar periódicamente al personal para celebrar reuniones especiales sobre las cuentas por cobrar, verificar la implementación de las políticas crediticias, analizar las causas de las cuentas por cobrar. y evaluar su razonabilidad y riesgos potenciales, formular las contramedidas correspondientes, designar personal dedicado y tomar medidas efectivas para resolver los problemas existentes.
En resumen, las empresas deben formular políticas crediticias razonables y controlar la escala de las cuentas por cobrar basándose en el principio de costo-beneficio. Al mismo tiempo, las empresas siempre deben dar máxima prioridad al reembolso, implementar un control completo del proceso de las cuentas por cobrar, aumentar los esfuerzos de cobranza, acelerar el reembolso y garantizar que los ingresos obtenidos fluyan a la empresa en el momento y en su totalidad, evitando así operaciones operativas. riesgos.